Reisekosten bei Arbeitnehmern / 7 Reisenebenkosten

7.1 Reisenebenkosten im Einzelnen

Als Nebenkosten kommen nach R 9.8 LStR in Betracht:

• die Beförderung, Versicherung und Aufbewahrung von Gepäck.
• Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder mit Geschäftspartnern sowie Telefongespräche privaten Inhalts zur Kontaktaufnahme mit Angehörigen und Freunden bei mindestens einwöchiger beruflicher Auswärtstätigkeit.^[1]

Wichtig

Werbungskostenabzug für private Ferngespräche

Nach der BFH-Rechtsprechung sind entgegen der Lohnsteuer-Richtlinien private Ferngespräche als Reisenebenkosten zu berücksichtigen, wenn sie während einer mindestens 1-wöchigen beruflichen Auswärtstätigkeit entstanden sind. Im Urteilsfall hatte der BFH die vom Arbeitnehmer nachgewiesenen Kosten für ein Telefonat pro Woche anerkannt.^[2] Die Finanzämter folgen dieser Rechtsprechung. Aufgrund längerer beruflicher Abwesenheit von mindestens einer Woche werden die eigentlich privaten Kosten der Lebensführung zu beruflich veranlassten Mehraufwendungen, weil insoweit die notwendigen privaten Angelegenheiten aus der Ferne nur im Wege der Telekommunikation geregelt werden können. Ein pauschaler Abzug für ein 15-minütiges Telefonat pro Woche, vergleichbar der Regelung zur doppelten Haushaltsführung, ist nicht vorgesehen. Aufwendungen für Besuchsfahrten eines Ehe- bzw. Lebenspartners an den auswärtigen Einsatzort sind dagegen auch bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit – anders als bei einer doppelten Haushaltsführung – keine Werbungskosten. Umgekehrten Familienfahrten fehlt es an der beruflichen Veranlassung.^[3]

• Gebühren für die Benutzung von Straßen, Brücken, Tunneln und Parkplätzen, sanitären Einrichtungen auf Rastplätzen.^[4] Zum Nachweis reichen lt. Verwaltungsanweisung insbesondere bei Lkw-Fahrern repräsentative Aufzeichnungen für einen Zeitraum von 3 Monaten.^[5] Das Sächsische FG schätzt die Reisekosten eines Lkw-Fahrers pauschal mit 5 EUR pro Tag.^[6] Anstelle der Nachweisführung der durch die Fahrzeugübernachtung angefallenen Kosten kommt bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten alternativ die 9-EUR-Übernachtungspauschale in Frage.^[7]
• Schadensersatzleistungen bei Verkehrsunfällen, wenn sich der Unfall auf einer beruflichen Fahrt ereignet hat und nicht durch Alkoholeinfluss verursacht wurde.
• Eine Unfallversicherung und andere Versicherungen für die Reisezeit, insbesondere eine Reisegepäckversicherung, deren Versicherungsschutz sich auf Dienstreisen des Arbeitnehmers beschränkt.^[8]
• Der Wertverlust, der durch Diebstahl, Beschädigung und dergleichen beim persönlichen Reisegepäck während der Dienstreise eintritt.^[9] Der Werbungskostenabzug ist in diesem Bereich aber an enge Voraussetzungen geknüpft.^[10]
• Private Telefongespräche, soweit sie der beruflichen Sphäre zugeordnet werden können.^[11]

Keine Reisenebenkosten sind die Aufwendungen für Essensgutscheine oder Essensbons von Raststätten bzw. Autohöfen.

[1] BFH, Urteil v. 5.7.2012, VI R 50/10, BStBl 2013 II S. 282.

[2] BFH, Urteil v. 5.7.2012, VI R 50/10, BStBl 2013 II S. 282.

[3] BFH, Urteil v. 22.10.2015, VI R 22/14, BStBl 2016 II S. 179.

[4] BFH, Urteil v. 28.3.2012, VI R 48/11, BStBl 2012 II S. 926.

[5] BMF, Schreiben v. 4.12.2012, IV C 5 – S 2353/12/10009, BStBl 2012 I S. 1249.

[6] Sächsisches FG, Urteil v. 26.2.2016, 4 K 987/14.

[7] S. gesonderten Abschnitt.

[8] BFH, Urteil v. 19.2.1993, VI R 42/92, BStBl 1993 II S. 519.

[9] BFH, Urteil v. 30.11.1993, VI R 21/92, BStBl 1994 II S. 256.

[10] BFH, Urteil v. 30.11.1993, VI R 21/92, BStBl 1994 II S. 256; BFH, Urteil v. 30.6.1995, VI R 26/95, BStBl 1995 II S. 744.

[11] BFH, Urteil v. 5.7.2012, VI R 50/10, BStBl 2013 II S. 282.

7.2 Reisenotwendiges Gepäck

Steuerfreier Ersatz kommt nur für Schäden an solchen Gegenständen infrage, deren Mitnahme nach Anlass und Dauer der beruflichen Auswärtstätigkeit erforderlich ist. Nicht begünstigt ist aus diesem Grund der Verlust von Abendkleidung oder hohen Geldbeträgen, die ausschließlich der Freizeitgestaltung im Rahmen der Dienstreise dienen. Anders dürfte es sich bei den übrigen Bargeldbeträgen verhalten, mit denen die während der Dienstreise anfallenden Kosten bestritten werden, z. B. für Unterbringung und Verpflegung. Soweit der BFH^[1] den Verlust einer Geldbörse während eines Dienstgeschäfts stets dem Privatbereich zugeordnet hat, ist m. E. hieran nicht festzuhalten. Der Verlust der Geldbörse dürfte im Hinblick auf diese Entscheidung anders als bislang begünstigt sein, falls der Arbeitnehmer von vornherein nur die für die berufliche Reise benötigten Barmittel mit sich führt.

[1] BFH, Urteil v. 4.7.1986, VI R 227/83, BStBl 1986 II S. 771.

7.3 Reisetypische Schäden

Der steuerliche Ersatz ist nur für reisetypische Schäden zulässig. Zu den typischen Gefahren bei Reisen zählen insbesondere Diebstahl-, Transport- oder Unfallschäden hinsichtlich des Reisegepäcks. Wird dagegen gelegentlich während einer solchen Reise der Anzug beim Mittagessen verschmutzt, dürfen die entstehenden Reinigungskosten nicht steuerfrei vergütet werden. Den Nachweis, dass es sich um einen reisetypischen Schaden handelt, muss der Arbeitgeber bzw. Arbeitnehmer führen....