Reisekosten, doppelte Verpflegungspauschale / 3 Wie kostenlose Mahlzeiten bei der Erstattung der doppelten Verpflegungspauschale angerechnet werden

Stellt der Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung ein fremder Dritter) seinem Arbeitnehmer kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung, ist der Wert nach der amtlichen Sachbezugsverordnung (2024: 2,17 EUR pro Frühstück, 4,13 EUR pro Mittagessen bzw. Abendessen) als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Wert der Mahlzeit 60 EUR nicht übersteigt. Der Ansatz als Arbeitslohn unterbleibt insgesamt, wenn der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte.

Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer die Verpflegungspauschalen lohnsteuerfrei erstatten. Allerdings muss der Arbeitgeber, wenn er (oder auf seine Veranlassung hin ein Dritter) seinem Arbeitnehmer eine kostenlose Mahlzeit zur Verfügung stellt, die Verpflegungspauschalen kürzen um

• 20 % für ein Frühstück und
• 40 % für ein Mittag- oder Abendessen.

Bei einer Inlandspauschale beträgt die Kürzung somit (28 EUR × 20 % =) 5,60 EUR für ein Frühstück und jeweils (28 EUR × 40 % =) 11,20 EUR für ein Mittag- oder Abendessen.

Der Arbeitgeber darf seinen Arbeitnehmern neben den Verpflegungspauschalen, die er lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstattet, nochmals denselben Betrag erstatten, wenn er den doppelten Betrag pauschal mit 25 % versteuert.^[1] Vorteil ist, dass insoweit keine Sozialversicherung anfällt.

Übersicht: Verpflegungsmehraufwand

	mehr als 8 und weniger als 24 Stunden	für An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen	Abwesenheit 24 Stunden
Verpflegungspauschalen, die der Arbeitgeber steuerfrei zahlen kann	14 EUR	14 EUR	28 EUR
Verpflegungspauschalen, die der Arbeitgeber mit 25 % pauschal versteuert erstatten kann	14 EUR	14 EUR	28 EUR
maximaler Erstattungsbetrag	28 EUR	28 EUR	56 EUR

Bei der Verdoppelung ist von der Verpflegungspauschale auszugehen, die sich ohne Kürzung für kostenlose Mahlzeiten ergibt. Begründung: In § 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG, der die pauschale Besteuerung regelt, wird nur auf Verpflegungsmehraufwendungen i. S. d. § 9 Abs. 4a Sätze 3-6 EStG Bezug genommen. Die Kürzung ist in § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG geregelt, sodass bei der Verdoppelung vom ungekürzten Betrag auszugehen ist.

Die Kürzung darf nicht höher sein als die für den jeweiligen Tag zu gewährende Verpflegungspauschale.^[2] Es ist allerdings möglich, auch dann den doppelten Betrag (vor Kürzung) zu erstatten und diesen Betrag pauschal mit 25 % zu versteuern.

Praxis-Beispiel

Erstattung der Verpflegungspauschalen

Der Arbeitnehmer unternimmt im Jahr 2024 eine 4-tägige Geschäftsreise. Der Arbeitgeber zahlt die 3 Übernachtungen jeweils inklusive Frühstück. Für die beiden Zwischentage hat der Arbeitgeber für seinen Arbeitnehmer das Mittag- und Abendessen gebucht und auch bezahlt. Am Abreisetag übernimmt er außerdem das Mittagessen. Der Arbeitgeber zahlt ihm zusätzlich zu den steuerfreien Verpflegungspauschalen auch die Verpflegungspauschalen, die er mit 25 % pauschal der Lohnsteuer unterwerfen kann.

Der Wert der Mahlzeiten, die der Arbeitgeber übernommen hat, wird nicht als Arbeitslohn versteuert. Dafür darf er nur die gekürzten Verpflegungspauschalen lohnsteuerfrei erstatten. Die pauschal versteuerten Verpflegungspauschalen werden nicht gekürzt.

Verpflegungspauschalen für den	Berechnung der Kürzung	Verpflegungspauschale, steuerfrei nach Kürzung	Verpflegungs- pauschale, mit 25 %iger Pauschalsteuer
Anreisetag	---	14,00 EUR	14,00 EUR
1. Zwischentag – Kürzung für Frühstück – Kürzung für Mittagessen – Kürzung für Abendessen	28,00 EUR 6,40 EUR 12,80 EUR 12,80 EUR	0,00 EUR	28,00 EUR
2. Zwischentag – Kürzung für Frühstück – Kürzung für Mittagessen – Kürzung für Abendessen	32,00 EUR 6,40 EUR 12,80 EUR 12,80 EUR	0,00 EUR	28,00 EUR
Abreisetag – Kürzung für ein Frühstück - Kürzung für Mittagessen (bei Negativbetrag erfolgt die Kürzung auf höchstens 0 EUR)	14,00 EUR 6,40 EUR 12,80 EUR	0,00 EUR	14,00 EUR
vom Arbeitgeber können erstattet werden		14,00 EUR	84,00 EUR

Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer die Verpflegungspauschalen in Höhe von (14,00 EUR + 84,00 EUR =) 98,00 EUR erstatten. Lohnsteuerfrei ist jedoch nur der Betrag von 14,00 EUR.

Die pauschale Steuer ermittelt Herr Huber mit 84,00 EUR × 25 % =	21,00 EUR
Solidaritätszuschlag 21,00 EUR × 5,5 % =	1,16 EUR
Ggf. Kirchensteuer 21,00 EUR × 7 % =	1,47 EUR
Steuerbelastung insgesamt	23,63 EUR

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4554/6664	Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand	98,00
4198/6039	Pauschale Steuern für Arbeitnehmer	23,63	1200/1800	Bank	121,63

[1] § 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG.

[2] § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG.