Dipl.-Finw. (FH) Wilhelm Krudewig
Bei der Reisekostenabrechnung mit dem Arbeitnehmer kann so verfahren werden, dass aus dem Sammelposten von 15 % vom Rechnungsbetrag, das Frühstück mit 20 % vom Verpflegungspauschbetrag (28 EUR × 20 % =) 5,60 EUR herausgerechnet wird. Um die Kosten problemlos abrechnen bzw. erstatten zu können, ist es erforderlich, dass die Verpflegung durch den Arbeitgeber veranlasst ist. Bei einer Übernachtung mit Frühstück ist das Frühstück durch den Arbeitgeber veranlasst (abgegeben), wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Aufwendungen ersetzt und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.
Konsequenz: Ist das Frühstück durch den Arbeitgeber veranlasst, wird bei der Abrechnung mit dem Arbeitnehmer
- kein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn erfasst, wenn der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte,
- der Sachbezugswert als geldwerter Vorteil erfasst, wenn der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale hat.
Die Vorsteuer aus den tatsächlichen Verpflegungskosten des Arbeitnehmers ist voll abziehbar (vorausgesetzt die Rechnung ist ordnungsgemäß). Nach Abschnitt 1.8. Abs. 13 UStAE handelt es sich bei der Abgabe durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer nicht um einen Vorgang, für den Umsatzsteuer anfällt. Die Übernachtungskosten mit Frühstück werden beim Arbeitnehmer anders behandelt als beim Unternehmer selbst.
Erhält der Arbeitnehmer keine Mahlzeit auf Veranlassung seines Arbeitgebers, kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer anlässlich einer Auswärtstätigkeit die Verpflegungspauschale lohnsteuerfrei erstatten. Erhält der Arbeitnehmer aber auf Veranlassung seines Arbeitgebers eine Mahlzeit, z. B. ein Frühstück im Zusammenhang mit einer Übernachtung, ist die Verpflegungspauschale um 20 % der vollen Verpflegungspauschale (= 5,60 EUR) zu kürzen.
Erstattung der Verpflegungspauschale
Der Arbeitgeber hat die Kosten für Übernachtung mit Frühstück übernommen. Der Arbeitnehmer hat wegen einer Abwesenheit von 24 Stunden einen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale in Höhe von 28 EUR. Der Arbeitgeber zieht den Kürzungsbetrag für das Frühstück von 5,60 EUR davon ab und erstattet an den Arbeitnehmer 22,40 EUR. In diesem Fall ist wie folgt zu buchen:
| Konto SKR 03/04 Soll |
Kontenbezeichnung |
Betrag |
Konto SKR 03/04 Haben |
Kontenbezeichnung |
Betrag |
| 4664/6664 |
Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand |
22,40 |
1200/1800 |
Bank |
22,40 |
Wann der Ansatz als Arbeitslohn unterbleibt
Es unterbleibt der Ansatz als Arbeitslohn insgesamt, wenn der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte.
6.1 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Arbeitnehmer rechnet Übernachtung mit Frühstück ab (in der Zeit bis zum 30.6.2020 und ab 1.1.2024 – falls die Absenkung des ermäßigten Steuersatzes nicht verlängert wird)
Ein Unternehmer hat seinen Prokuristen zu einem Fortbildungsseminar in Köln angemeldet. Der Prokurist verlässt am 18.5.2020 morgens um 7.00 Uhr seine Wohnung und kehrt dorthin am 19.5.2020 um 17.00 Uhr zurück. Es sind folgende Aufwendungen angefallen:
- Kosten der Bahnfahrt von 53,50 EUR inklusive 7 % USt = 3,50 EUR (netto 50 EUR)
- Übernachtungskosten 107,00 EUR brutto inklusive 7 % USt = 7,00 EUR (netto 100 EUR)
- Frühstück 10 EUR netto zzgl. 1,90 EUR USt (19 %)
Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand betragen bei einer Abwesenheit zwischen 14 und 24 Stunden: 14 x 2 Tage = 28 EUR.
Folge: Der Unternehmer kann die Aufwendungen einschließlich des separat ausgewiesenen Frühstückspreises steuerfrei übernehmen. Er kann zusätzlich auch Verpflegungspauschalen, gekürzt um den pauschalen Wert für das Frühstück, steuerfrei erstatten. Die Berechnung sieht wie folgt aus:
- Verpflegungspauschale 14 EUR × 2 = 28,00 EUR
- gekürzt um den Frühstücksanteil (28 EUR x 20 %) = 5,60 EUR
- steuerfreie Verpflegungspauschale = 22,40 EUR
| Konto SKR 03/04 Soll |
Kontenbezeichnung |
Betrag |
Konto SKR 03/04 Haben |
Kontenbezeichnung |
Betrag |
| 4663/6663 |
Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten |
50,00 |
|
|
|
| 4666/6660 |
Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand |
100,00 |
|
|
|
| 4664/6664 |
Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand |
10,00 |
|
|
|
| 4664/6664 |
Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand (Pauschale) |
22,40 |
|
|
|
| 1576/1406 |
Abziehbare Vorsteuer 19 % |
1,90 |
|
|
|
| 1571/1401 |
Abziehbare Vorsteuer 7 % |
10,50 |
1200/1800 |
Bank |
194,80 |
6.2 Ermäßigter Steuersatz für Beherbergungsleistungen und andere Leistungen
Die kurzfristige Vermietung von Wohn- und Schlafräumen unterliegt dem ermäßigten Umsatzsteuersatz. Dieser ermäßigte Umsatzsteuersatz gilt nur für die eigentlichen Beherbergungsleistungen einschließlich der üblichen Nebenleistungen. Alle nicht unmittelbar der Beherbergung dienenden Leistungen unterliegen dem 19 %igen Regelsteuersatz.
Auswirkungen der Senkung des Mehrwertsteuersatzes in der Gastronomie
Die Umsatzsteuer für die Abgabe von Speisen in Gastronomie- und Hotelbetrieben ist ab dem 1.7.2020 befristet bis zum 31.12.2023 auf den ermäßigten Mehrwertsteuersatz gesenkt worden (7 % vom 1.1.2021 bis 31.12.2023). Der ermäßigte Steuersatz gilt allerdings nur für Speisen, nicht aber für Getränke. Bucht ein Gast in einem Hotelbetrieb eine Übernachtung mit Frühstück,
- unterliegen die Zahlungen für die Übernachtung seit dem 1.1.2...