Nebenkosten, die anlässlich einer Geschäftsreise entstehen, kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten.
Zu den Nebenkosten gehören nach R 9.8 LStR z. B. die Aufwendungen für
- Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck,
- Ferngespräche und Schriftverkehr mit dem Betrieb oder Geschäftspartnern,
- Straßennutzung und Parkplatz,
- Schadenersatz infolge von Verkehrsunfällen, wenn die jeweils damit verbundenen Fahrtkosten als Reisekosten anzusetzen sind.
Keine Reisenebenkosten sind die Aufwendungen z. B. für private Ferngespräche, Massagen, Minibar oder Pay-TV.
Zu den Nebenkosten einer Geschäftsreise gehören auch nicht die Aufwendungen, die nicht konkret bzw. nicht ausschließlich der betrieblichen Reise zugeordnet werden können, z. B.
- Aufwendungen für Kleidung,
- Koffer und andere Reiseutensilien.
Ein sog. Trolley (kleiner Koffer) kann dann als Arbeitsmittel eingestuft werden, wenn dieser ausschließlich oder zumindest weitaus überwiegend beruflich genutzt wird.[1] D. h., die Kosten für einen Trolley sind abziehbar, wenn dieser die Funktion eines Aktenkoffers erfüllt.
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