Reisekosten Inland für Arbeitnehmer: Übernachtungskosten

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Kostenübernahme
• Ermäßigter Umsatzsteuersatz
• Abgrenzung bei der Verpflegung

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontenbezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV-Position
Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand	4666	6660		sonstige betriebliche Aufwendungen
Reisekosten Arbeitnehmer	4660	6650		sonstige betriebliche Aufwendungen
Freiwillige Sozialleistungen	4946	6822		Lohn und Gehalt

So kontieren Sie richtig!

Der Arbeitgeber kann die Kosten der Übernachtung der Arbeitnehmer aufgrund von Belegen oder pauschal erstatten. Unternimmt der Arbeitnehmer auf Veranlassung des Arbeitgebers eine Geschäftsreise, trägt der Arbeitgeber i. d. R. die Kosten der Übernachtung. Das gilt auch für den GmbH-Gesellschafter, der Arbeitnehmer seiner GmbH ist. Der Arbeitgeber kann die Kosten unmittelbar übernehmen oder dem Arbeitnehmer erstatten. Legt der Arbeitnehmer keine Kostenbelege vor, kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten im Inland auch pauschal mit 20 EUR ohne Nachweis erstatten. Die Übernachtungskosten, die der Arbeitgeber zahlt bzw. erstattet, bucht er auf das Konto "Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand" 4666 (SKR 03) bzw. 6660 (SKR 04).

Buchungssatz:

Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand

an Bank

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Hotelabrechnung mit Business Package/Service-Pauschale

Ein Arbeitnehmer übernachtet in 2024 während einer auswärtigen Tätigkeit in einem Hotel. Das Hotel berechnet ihm für die Übernachtung mit Frühstück und für die Nutzung der übrigen Hoteleinrichtungen einen pauschalen Betrag von 120 EUR. Der Hotelier rechnet gemäß Abschnitt 12.16 Abs. 12 UStAE wie folgt ab:

Gesamtpreis (brutto)	120,00 EUR
15 % von 120 EUR als Business-Package bzw. Service-Pauschale.	18,00 EUR
Preis für die Übernachtung (brutto)	102,00 EUR
Darin enthalten ist das Frühstück mit 28 EUR × 20 % = 5,60 EUR	5,60 EUR
Preis nur für die Übernachtung (brutto)	96,40 EUR

Leistungsbeschreibung in der Rechnung

Übernachtung	90,09 EUR
zuzüglich 7 % Umsatzsteuer	6,31 EUR	96,40 EUR
Frühstück 5,60 EUR =	4,71 EUR
zuzüglich 19 % Umsatzsteuer	0,89 EUR	5,60 EUR
Business-Package (Service-Pauschale)	15,13 EUR
zuzüglich 19 % Umsatzsteuer	2,87 EUR	18,00 EUR
Gesamtbetrag		120,00 EUR

Der Pauschalpreis von 120 EUR verteilt sich wie folgt:

Bezeichnung	Bruttobetrag	Nettobetrag	Umsatz-/Vorsteuer
Übernachtung	96,40	90,09	6,31
Frühstück	5,60	4,71	0,89
Reisenebenkosten	18,00	15,13	2,87
Gesamtkosten	120,00	109,93	10,07

Hinweis: Die Nebenkosten können als Betriebsausgaben gebucht werden, wenn davon auszugehen ist, dass darin keine Kosten für Pay-TV, private Telefonate, Massagen usw. enthalten sind.

Lautet die Rechnung auf den Namen des Arbeitgebers, kann er die Umsatzsteuer aus den Verpflegungskosten als Vorsteuer geltend machen. Die Verpflegungskosten (netto) bucht er als "freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei", weil es sich um eine Arbeitnehmerbewirtung handelt.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4666/6660	Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand	90,09
4660/6650	Reisekosten Arbeitnehmer	15,13
4946/6822	Freiwillige Sozialleistungen	4,71
1571/1401	abziehbare Vorsteuer 7 %	6,31
1576/1406	abziehbare Vorsteuer 19 %	3,76	1200/1800	Bank	120,00

Die Nebenkosten können als Betriebsausgaben gebucht werden, weil davon ausgegangen werden kann, dass darin keine Kosten für Pay-TV, private Telefonate, Massagen usw. enthalten sind.

3 Erstattung der Übernachtungskosten an den Arbeitnehmer

Der Arbeitgeber trägt die Kosten der Übernachtung, wenn der Arbeitnehmer auf seine Veranlassung hin eine Geschäftsreise unternimmt. Das gilt auch für GmbH-Gesellschafter, die Arbeitnehmer ihrer GmbH sind.

Der Arbeitgeber kann die Kosten

• unmittelbar übernehmen oder
• dem Arbeitnehmer erstatten.

Legt der Arbeitnehmer keine Kostenbelege vor, kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten im Inland auch pauschal mit 20 EUR ohne Nachweis erstatten.^[1] Voraussetzung ist lediglich, dass der Arbeitnehmer auswärts übernachtet hat.

Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer die tatsächlichen Kosten für Übernachtungen nur dann erstatten, wenn die entstandenen Übernachtungskosten durch eine Rechnung nachgewiesen werden. Der Vorsteuerabzug ist möglich, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Die Rechnung muss dann alle in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthalten. Das bedeutet, dass die Rechnung nicht auf den Namen des Arbeitnehmers ausgestellt sein darf. Vielmehr muss der Unternehmer (die Firma) als Leistungsempfänger aufgeführt sein. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto sind geringere Anforderungen zu erfüllen.

[1] R 9.7 Abs. 3 LStR.

4 Abgrenzung zwischen Übernachtungs- und anderen Hotelkosten

Vielfach sind im Übernachtungspreis noch andere Leistungen enthalten. Häufig ist das Frühstück enthalten, manchmal auch das Mittag- und/oder Abendessen. Der Arbeitgeber darf seinem Arbeitnehmer die Kosten für Übernachtung ohne Verpflegung steuerfrei ersetzen. Für den Abzug von Verpflegungskosten gelten besondere Regelungen.

4.1 Hotelrechnung: Getrennter Ausweis der unterschiedlichen Leistungen je nach Umsatzsteuersatz

Für Hotelübernachtungen und andere Leistungen gelten bei der Umsatzsteuer unte...