Reisekosten Inland für Arbeitnehmer: Verpflegungskosten / 4 Ermittlung und Erstattung des Verpflegungsmehraufwands bei Arbeitnehmern

Die Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit können nicht mit den tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden. Steuerlich dürfen bei einer Auswärtstätigkeit Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe der Pauschalen steuerfrei erstattet werden.

	Abwesenheit	Pauschale
Eintägige Reise	8 Stunden und weniger	0 EUR
Eintägige Reise	mehr als 8 Stunden	14 EUR
Mehrtägige Reise: Anreisetag	ohne Zeitvorgaben	14 EUR
Mehrtägige Reise: Abreisetag	ohne Zeitvorgaben	14 EUR
Mehrtägige Reise	24 Stunden	28 EUR

Tab. 1: Verpflegungspauschalen

Führt der Arbeitnehmer an einem Tag mehrere Dienstreisen durch, darf er die Zeiten seiner Abwesenheit zusammenrechnen. Ob der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale beanspruchen bzw. der Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale erstatten kann, hängt dann davon ab, ob die Summe der Abwesenheitszeiten 8 Stunden übersteigt.

Wichtig

Was bei einer mehrtägigen Reise ohne Übernachtung beachtet werden muss

Bei einer auswärtigen Tätigkeit, die sich ohne Übernachtung über 2 Tage erstreckt, handelt es sich nicht um eine mehrtägige Reise (§ 9 Abs. 4a EStG). Würde es sich um eine mehrtägige Reise mit Übernachtung handeln, könnte für den Anreise- und Abreisetag immer eine Verpflegungspauschale von 14 EUR geltend gemacht werden, auch wenn die Abwesenheit pro Tag nicht mehr als 8 Stunden beträgt.

Die Abwesenheitszeiten können also auch zusammengerechnet werden, wenn die auswärtige berufliche Tätigkeit über Nacht (also an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung) ausgeübt wird. Ergibt sich dadurch eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden, kann die Verpflegungspauschale von 14 EUR für den Tag geltend gemacht werden, auf den der überwiegende Teil der Abwesenheit entfällt. Bei Nachtschichten werden die Zeiten der Abwesenheit während der Nachtschicht zusammengerechnet und nicht die Abwesenheitszeiten desselben Tages.

Ergibt sich durch das Zusammenrechnen der Zeiten eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden, ist die Verpflegungspauschale von 14 EUR für den Tag geltend zu machen, auf den der überwiegende Teil der Abwesenheit entfällt. Die Verpflegungspauschale ist also nur für diesen Tag zu gewähren. Zusätzliche Abwesenheitszeiten am selben Tag wirken sich dann nicht mehr aus. Es sind 14 EUR Verpflegungsaufwand zu erfassen, auch wenn sich durch die Addition mit den Zeiten des Vortags eine Gesamtzeit von 24 Stunden ergibt.

Praxis-Beispiel

Abwesenheit über Nacht und am Folgetag

Ein Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte ist ohne Übernachtung von 18.00 Uhr bis 08.00 Uhr am folgenden Tag beruflich unterwegs (Abwesenheit von der Wohnung). Um 12.00Uhr bricht er erneut auf und kehrt um 22.00 Uhr zurück in seine Wohnung. Seine Abwesenheitszeiten rechnet er wie folgt zusammen:

• Abfahrt von der Wohnung am 1. Tag: Abwesenheit von 18.00 Uhr – 24.00 Uhr = 6 Stunden

• Abwesenheitszeiten am 2 Tag 00.00 Uhr – 08.00 Uhr + 12.00 Uhr – 22.00 Uhr = 18 Stunden

• Abwesenheit insgesamt 24 Stunden

Es ist nicht zulässig die Zeiten von 2 Tagen so zusammenzurechnen, dass eine Verpflegungspauschale für 24 Stunden herauskommt. Es ist ebenfalls nicht zulässig, die Zeit von 00.00 Uhr bis 08.00 Uhr (= 8 Stunden) dem Vortag hinzuzurechnen. Bei Aufenthalten ohne Übernachtung muss der nicht überwiegende Zeitanteil dem Tag hinzugerechnet werden, auf den der überwiegende Zeitanteil entfällt.

Ergebnis: Der Arbeitnehmer kann nur eine Pauschale von 14 EUR für den 2. Tag geltend machen.

Ist der Arbeitnehmer ohne Übernachtung typischerweise nachts unterwegs (vor und nach Mitternacht), stellt sich die Frage, wie die Abwesenheitszeiten zusammengerechnet werden können. Es gibt dann zwei Varianten, zwischen denen der Arbeitnehmer wählen kann. Er kann

• die Über-Nacht-Zeiten (also die Zeiten von zwei Kalendertagen ohne Übernachtung) zusammenrechnen oder
• die Abwesenheitszeiten zusammenrechnen, die auf einen Kalendertag entfallen.

Praxis-Beispiel

Verpflegungspauschale: Abwesenheitszeiten ohne Übernachtung

Ein Kurierfahrer, der keine erste Tätigkeitsstätte hat, ist regelmäßig von 20.00 Uhr bis 06.00 Uhr am folgenden Tag beruflich unterwegs (Abwesenheit von der Wohnung). Während dieser Abwesenheit muss er eine Lenkpause von 45 Minuten einlegen.

Ergebnis: Der Kurierfahrer ist aus beruflichen Gründen über Nacht ohne Übernachtung auswärts tätig. Die Lenkpause von 45 Minuten kann nicht als Übernachtung eingestuft werden. Die Abwesenheitszeiten können daher zusammengerechnet werden, wobei zwei Varianten möglich sind:

1. Variante

Montag	Dienstag		Mittwoch		Donnerstag		Freitag		Samstag
20:00	06:00	20:00	06:00	20:00	06:00	20:00	06:00	20:00	06:00
4	6	4	6	4	6	4	6	4	6
14 EUR		+ 14 EUR		+ 14 EUR		+ 14 EUR		+ 14 EUR		= 70 EUR

Ergebnis: 14 EUR x 5 = 70 EUR

2. Variante

Montag	Dienstag		Mittwoch		Donnerstag		Freitag		Samstag
20:00	06:00	20:00	06:00	20:00	06:00	20:00	06:00	20:00	06:00
4	6	4	6	4	6	4	6	4	6
0 EUR	+ 14 EUR		+ 14 EUR		+ 14 EUR		+ 14 EUR		+ 0 EUR	= 56 EUR

Ergebnis: 14 EUR x 4 = 56 EUR

Je nachdem, wie die Zeiten der Abwesenheit zusammengerechnet werden, ist das Ergebnis unter...