Reisekosten Inland für Unternehmer: Übernachtungskosten

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Abgrenzung von 19 %igen Umsätzen
• Service-Pauschale bzw. Business-Package
• Kleinbetragsrechnungen

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontenbezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV-Position
Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand und Reisenebenkosten	4676	6680		Sonstige betriebliche Aufwendungen
Reisekosten Unternehmer	4570	6670		Sonstige betriebliche Aufwendungen
Abziehbare Vorsteuer 7 %	1571	1401		Sonstige Vermögensgegenstände
Abziehbare Vorsteuer 5 %	1564	1403		Sonstige Vermögensgegenstände

So kontieren Sie richtig!

Hotelübernachtungen unterliegen dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 %. Für andere Leistungen, die nicht unmittelbar mit der Beherbergung im Zusammenhang stehen, gilt der Steuersatz von 19 %. Die Umsatzsteuer für die Abgabe von Speisen in Gastronomie- und Hotelbetrieben ist vom 1.7.2020 bis zum 31.12.2023 auf den ermäßigten Steuersatz gesenkt worden. Der ermäßigte Steuersatz gilt nur für Speisen, nicht aber für Getränke. Konsequenz ist, dass in den Hotelrechnungen die Leistungen getrennt nach Steuersätzen ausgewiesen sein mussten. Die Übernachtungskosten bucht der Unternehmer auf das Konto "Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand und Reisenebenkosten" 4676 (SKR 03) bzw. 6680 (SKR 04).

Buchungssatz:

Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand und Reisenebenkosten/Vorsteuer 7 %

an Bank

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Geschäftsreise eines Unternehmers – Kosten für ein Einzelzimmer

Ein Unternehmer wird auf einer Geschäftsreise von seiner Frau begleitet. Für die Mitreise der Ehefrau gibt es keinen betrieblichen Anlass. Der Unternehmer und seine Frau übernachten in einem Doppelzimmer. Er lässt sich eine Rechnung über 214 EUR einschließlich 7 % Umsatzsteuer für ein Einzelzimmer ausstellen. Über die Differenz zum Doppelzimmer in Höhe von 32,10 EUR lässt er sich eine separate Rechnung ausstellen. Der Unternehmer zahlt die Übernachtungskosten von 214 EUR mit seiner Kreditkarte.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4676/6680	Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand und Reisenebenkosten	200
1571/1401	Abziehbare Vorsteuer 7 %	14	1730/3610	Kreditkartenabrechnung	214

Bei der Abbuchung des Kreditkartenunternehmens vom betrieblichen Bankkonto bucht der Unternehmer den Zahlungsvorgang wie folgt:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
1730/3610	Kreditkartenabrechnung	214	1200/1800	Bank	214

Wichtig: Das Hotel muss die Übernachtungskosten zutreffend in Rechnung stellen. Bei einem Einzelunternehmer darf die Rechnung nur auf seinen Namen lauten und nicht an die "Eheleute" oder an "Herrn und Frau" adressiert sein.

3 Übernachtungskosten des Unternehmers: Nur die tatsächlich angefallenen Kosten zählen

Der Unternehmer kann bei in- und ausländischen Übernachtungen immer nur die ihm tatsächlich entstandenen Aufwendungen geltend machen. Die Übernachtungspauschale von 20 EUR gilt nicht für den Unternehmer, sondern nur dann, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten ohne Nachweis erstattet.

Der Unternehmer muss seine Unterbringung am Reiseziel durch Rechnungen von Hotels und Gasthöfen nachweisen. Nimmt der Unternehmer seinen Ehegatten aus privaten Gründen mit auf die Geschäftsreise, darf er die Aufwendungen, die auf seinen Ehegatten entfallen, nicht als Betriebsausgaben abziehen. Der Unternehmer darf bei Übernachtungen immer die Kosten für ein Einzelzimmer absetzen, die i. d. R. höher sind als 50 % der Kosten für ein Doppelzimmer. Sind z. B. die Preise für Einzelzimmer und Doppelzimmer gleich hoch, kann auch der volle Betrag als Betriebsausgabe abgezogen werden.

Praxis-Tipp

Rechnung über ein Einzelzimmer ausstellen lassen

Zweckmäßig ist, wenn der Unternehmer sich vom Hotel sofort eine Rechnung über ein Einzelzimmer ausstellen lässt. Den hier ausgewiesenen Betrag zieht er als Betriebsausgabe ab. Ist das wider Erwarten nicht möglich, sollte er sich eine Preisliste beschaffen, aus der sich der Preis für ein Einzelzimmer ergibt. Er zieht dann den Betrag als Betriebsausgaben ab, der auf ein Einzelzimmer entfällt. Ohne einen derartigen Nachweis läuft der Unternehmer Gefahr, dass das Finanzamt nur 50 % der Übernachtungsaufwendungen anerkennt.

3.1 Vorsteuerabzug aus Übernachtungskosten

Der Unternehmer darf die Umsatzsteuer bei betrieblich veranlassten Übernachtungskosten uneingeschränkt als Vorsteuer abziehen.^[1] Der Unternehmer muss Adressat der Rechnung sein. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR braucht der Adressat nicht angegeben zu sein.

Praxis-Tipp

Abgrenzung von Übernachtung und Verpflegung

Hotelübernachtungen unterliegen dem ermäßigten Umsatzsteuersatz. In der Zeit vom 1.7.2020 bis zum 31.12.2023 unterlagen die Verpflegungskosten (mit Ausnahme der Getränke) ebenfalls dem ermäßigten Umsatzsteuersatz. Für andere Leistungen, die nicht unmittelbar mit der Beherbergung und Verpflegung im Zusammenhang stehen, wie z. B. für die Getränke beim Frühstück, galt der Steuersatz von 19 %. Konsequenz ist, dass in den Hotelrechnungen die Leistungen getrennt nach Steuersätzen ausgewiesen sein mussten. Weist der Hotelier die Entgelte und die Umsatzsteuer falsch aus, hat nicht nu...