Reisekosten nach HGB und EStG / 4.2.2 Inlandsreisen

Rz. 52

Verpflegungspauschalen

Für Verpflegungsmehraufwand anlässlich einer Auswärtstätigkeit im Inland gelten einheitliche Pauschbeträge, bis zu deren Höhe der Arbeitgeber grundsätzlich steuerfreien Werbungskostenersatz nach § 3 Nr. 16 EStG leisten, der Unternehmer eine Einlage ansetzen kann. Der Abzug höherer, auch nachgewiesener Verpflegungsmehraufwendungen als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten ist ausgeschlossen.

Rz. 53

Abwesenheit	Pauschbetrag
Mehr als 8, aber weniger als 24 Stunden	14 EUR
Jeweils für An- und Abreisetag bei einer mehrtägigen Reise (unabhängig von der Abwesenheitsdauer)	14 EUR
Mindestens 24 Stunden (bei mehrtägiger Reise)	28 EUR

Pauschbeträge für das Inland^[1]

Rz. 54

Gesetzlich geregelt werden auch Fälle, in denen eine eintägige auswärtige berufliche Tätigkeit über Nacht ausgeübt und dadurch eine Abwesenheitszeit von mehr als 8 Stunden erreicht wird (ohne Übernachtung). Die Verpflegungspauschale ist in diesen Fällen für den Kalendertag zu berücksichtigen, an dem der Arbeitnehmer/Unternehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden abwesend ist (sog. "Mitternachtsregelung)".^[2]

Rz. 55

Ist ein Arbeitnehmer/Unternehmer an einem Tag mehrfach auswärts tätig, sind die Abwesenheitszeiten zur Bestimmung der Verpflegungspauschale zusammenzurechnen.^[3]

Rz. 56

Die Berücksichtigung der Pauschalen für die Verpflegungsmehraufwendungen ist auf die ersten 3 Monate einer beruflichen Tätigkeit an ein und derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Eine Unterbrechung für einen Zeitraum von 4 Wochen führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist. Dabei kommt es nicht auf die Gründe der Unterbrechung an, z. B. Urlaub, Krankheit, Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte.^[4]

Rz. 57

Kürzung der Verpflegungspauschalen

Wird einem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Tätigkeit außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, so können die eingangs genannten Verpflegungspauschalen nur gekürzt ausgezahlt werden.^[5] Begründet wird diese Vorgehensweise damit, dass nur "tatsächlich entstandener" Mehraufwand mit den Verpflegungspauschalen abgedeckt werden soll. Die Verpflegungspauschalen kommen insoweit nicht mehr zum Ansatz, als der Arbeitnehmer während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit durch den Arbeitgeber "verpflegt" wird. Eine Prüfungspflicht hinsichtlich der Höhe der tatsächlichen Aufwendungen besteht nicht.

Rz. 58

Die Kürzung beträgt 20 % für ein Frühstück und je 40 % für ein Mittag- oder Abendessen von der für eine 24-stündige Abwesenheit maßgebenden Verpflegungspauschale von 28 EUR.^[6] Die Kürzung beträgt im Inland somit

• 5,60 EUR für ein Frühstück,
• 11,20 EUR jeweils für ein Mittag- oder Abendessen.

Grundsätzlich kann nach Auffassung der Finanzverwaltung auch ein zur Verfügung gestellter Imbiss (z. B. im Sinne von belegten Brötchen, Kuchen und Obst) eine Mahlzeit darstellen. Eine Abgrenzung, wann dies der Fall ist, exisitiert nicht. Lediglich kleinere "Snacks /Knabbereien" wie kleinere Tüten mit Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel stellen keine Mahlzeit dar.^[7]

Rz. 59

Bewertung und Besteuerungsverzicht bei üblichen Mahlzeiten

Unabhängig von der Frage, ob der Arbeitnehmer eine gekürzte oder ungekürzte Verpflegungspauschale erhält, ist die Bewertung und Versteuerung der Mahlzeitengewährung zu prüfen.

Erhält der Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit eine arbeitgebergestellte Mahlzeit, ist diese mit dem amtlichen Sachbezugswert^[8] zu bewerten, wenn der Preis für die Mahlzeit 60 EUR nicht übersteigt. Für die Prüfung der 60-EUR-Grenze kommt es auf den Preis der Mahlzeit (einschließlich Umsatzsteuer) an, den der Dritte dem Arbeitgeber in Rechnung stellt. Hierbei sind auch die zur Mahlzeit eingenommenen Getränke einzubeziehen.^[9]

Rz. 60

Erfolgt die Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert, muss die Mahlzeit nicht versteuert werden, wenn der Arbeitnehmer dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale geltend machen könnte.^[10]

Ein Verzicht auf die Versteuerung der Mahlzeit (als Arbeitslohn) ist daher möglich, wenn der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale beanspruchen kann, d. h.,^[11]

• wenn der Mitarbeiter mehr als 8 Stunden von der Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist,
• bei mehrtägigen auswärtigen beruflichen Tätigkeiten mit Übernachtung unabhängig von der Abwesenheitszeit und
• wenn die Dreimonatsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Rz. 61

Eine Pauschalierungsmöglichkeit^[12] der arbeitgebergestellten Mahlzeiten mit 25 % besteht, wenn die Bewertung mit dem Sachbezugswert erfolgt und ein Verzicht auf die Besteuerung nicht möglich ist, also^[13]

• wenn der Mitarbeiter eine Mahlzeit anlässlich einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit von weniger als 8 Stunden erhält,
• wenn dem Arbeitgeber die Abwesenheitszeiten nicht bekannt sind, z. B. weil der Mitarbeiter keine Reisekostenabrechnung erstellt, oder
• wenn die Dreimonatsfrist abgelaufen ist.

Rz. 62

Die vorgenannte Vereinfachungsregelung gilt nicht...