Reisekosten / Umsatzsteuer

1 Problematik der Rechnungsstellung

Seit der Aufhebung der früher geltenden Vorsteuerbeschränkung für Reisekosten ist der Vorsteuerabzug aus unternehmerisch bedingten Reisekosten bzw. Umzugskosten grundsätzlich zulässig.^[1] Allerdings können in der alltäglichen Praxis schwerwiegende "formalistische" Fehler gemacht werden. Deshalb ist für den Vorsteuerabzug Folgendes dringend zu beachten:

• Voraussetzung ist immer eine konkrete Einzelrechnung. Ein pauschaler Vorsteuerabzug aus den einkommensteuerlichen Pauschalen ist nicht möglich.^[2]
• Bei Reisekosten des Personals muss die Rechnung zwingend auf den Arbeitgeber ausgestellt sein. Schädlich sind auf den Arbeit­nehmer ausgestellte Rechnungen. Auch sollten Hotelübernachtungen im Namen des Arbeitgebers bestellt sein.
• Bei Verpflegungskosten der Arbeitnehmer und bei Fahrten mit arbeitnehmereigenen Fahrzeugen ist Voraussetzung, dass die Aufwendungen hierfür vom Arbeitgeber empfangen und in voller Höhe getragen werden.

Hat der im Inland ansässige Unternehmer im Ausland ausländische Umsatzsteuer bezahlt, kann er diese nicht beim deutschen Finanzamt geltend machen. Vielmehr muss er diese im dortigen Land bei der dortigen Finanzbehörde geltend machen.

[1] § 15 Abs. 1a Nr. 2 UStG a. F. hatte gegen das EG-Recht verstoßen.

[2] BFH, Urteil v. 7.7.2005, V R 4/03, BStBl 2005 II S. 903.

2 Reisekosten des Unternehmers

2.1 Grundsätzliche Voraussetzungen

Der Unternehmer erhält aus Rechnungen für seine betrieblich veranlassten Kosten anlässlich einer von ihm bzw. vom Gesellschafter einer Personengesellschaft durchgeführten Geschäftsreise oder einer unternehmerisch bedingten Auswärtstätigkeit den vollen Vorsteuerabzug. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, dass der Unternehmer als Empfänger der Übernachtungsleistungen anzusehen ist, die Eingangsrechnung auf ihn lautet und in der Rechnung die Umsatzsteuer als Betrag gesondert ausgewiesen ist. Macht ein Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH eine Dienstreise, muss die Eingangsrechnung auf die GmbH ausgestellt sein (und nicht auf den als ­Arbeitnehmer geltenden Gesellschafter-Geschäftsführer).

Aus Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag bis zu höchstens 250 EUR ist der Vorsteuerabzug auch dann möglich, wenn darin der Leistungsempfänger und der Umsatzsteuerbetrag nicht bezeichnet ist; ausreichend ist dann die Angabe des Bruttobetrags und der zutreffenden Steuersätze (§§ 33, 35 UStDV).

2.2 Hotelübernachtung mit Frühstück

Die Vermietung von Räumen zur kurzfristigen Beherbergung von Personen unterliegt seit dem 1.1.2010 dem ermäßigten Steuersatz von 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Dagegen unterliegen die nicht unmittelbar der Beherbergung dienenden weiteren Leistungen, z. B. die Getränke zum Frühstück oder Pkw-Abstellplatz (vgl. Abschnitt 12.16 UStAE), aufgrund des Aufteilungsgebotes des § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG dem Regelsteuersatz von 19 %.^[1] Dies gilt auch, wenn diese Leistungen in einem Pauschalentgelt für die Übernachtung enthalten sind. Die Finanzverwaltung beanstandet es nicht, wenn bei Hotelübernachtungen die in einem Pauschalangebot enthaltenen Leistungen, die dem Regelsteuersatz unterliegen, zu einem Sammelposten (z. B. "Business Package", "Servicepauschale") zusammengefasst und der darauf entfallende Entgeltanteil mit 15 % (vor dem 1.7.2020: 20 %) des Pauschalpreises in einem Betrag ausgewiesen werden. In diesen 15 % sind auch die Getränke enthalten, die beim Frühstück gereicht werden, nicht jedoch die Speisen, die dem ermäßigten Steuersatz unterliegen.

Diese Aufteilung ist auch beim Vorsteuerabzug zu beachten.

Achtung

Übernachtungen in Luxushotels

Gelten Übernachtungen in Luxushotels nach der allg. Verkehrsauffassung als unangemessen und sind deshalb ertragsteuerlich nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG), ist die Vorsteuer ausnahmsweise nicht abzugsfähig. Hier greift ggf. die Vorsteuerbeschränkung des § 15 Abs. 1a UStG.^[2]

[1] Ob das o. g. Aufteilungsgebot mit dem EU-Recht vereinbar ist, ist zweifelhaft. Der BFH hat daher diese Frage dem EuGH zur Klärung vorgelegt, vgl. BFH, Beschluss v. 7.3.2022, XI B 2/21, Az. beim EuGH C-516/21.

[2] Vgl. hierzu Abschn. 15.6 UStAE.

2.3 Verpflegungskosten

Voraussetzung für den Vorsteuerabzug auch bei Verpflegungskosten ist eine konkrete Einzelrechnung. Ein pauschaler Vorsteuerabzug aus den einkommensteuerlichen Pauschalen ist nicht möglich.^[1] Die für Verpflegungskosten in Rechnung gestellte Vorsteuer ist auch dann in voller Höhe als Vorsteuer abzugsfähig, wenn die tatsächlichen Verpflegungskosten höher sind als die ertragsteuerlich abzugsfähigen Pauschbeträge (sog. Tagegelder).

Die Beschränkung des Vorsteuerabzugs greift ausnahmsweise dann, wenn die Verpflegungskosten nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen wären.^[2]

Praxis-Beispiel

Geschäftsreise mit Übernachtung

Ein in der Computerbranche tätiger Unternehmer besucht (aus geschäftlichen Gründen) 3 Tage die Cebit-Messe in Hannover. Insoweit hat er folgende ordnungsgemäße Eingangsrechnungen:

	Steuerbetrag	Steuersatz	netto BMG
Restaurantrechnung	17,50 EUR	7 %	250 EUR
	28,50 EUR	19 %	150 EUR
Übernachtung	11,20 EUR	7 %	160 EUR
mit Frühstück	2,10 EUR	7 %	30 E...