Reporting: Dienstleistung der besonderen Art / 1 Ansprüche und Rolle des Controllings

Richtige Informationen zur richtigen Zeit an richtige Personen liefern

Wenn wir von Reporting im Controlling sprechen, meinen wir in den meisten Fällen Dateien/Papiere, die mit Tabellen und Zahlen gefüllt sind. In unserer Arbeitswelt sind Zahlen eine wichtige Sache. Sie stellen verdichtete Fakten in einfach vergleichbarer Form dar und geben den Lesern die Chance, eine Vielzahl von Daten in kurzer Zeit zu verarbeiten. Entscheidend ist allerdings der Nutzen für den Leser. Ein Bericht muss absolut bedarfsgerecht sein. Somit muss die berichtende Person genau wissen, wie der Empfänger seine Aufgabe gestaltet und mit welchen Kennzahlen und Daten er die Tätigkeit steuert. Die Arbeit des Controllers erfordert daher "Nähe zur jeweiligen Tätigkeit". Er wird zum Business Partner.

Wie gestaltet der Controller ein Berichtswesen?

Das Ziel ist eindeutig: vollständige und umfassende Darstellung aller für das Unternehmen bzw. die jeweiligen Entscheider relevanten Daten. Der Rhythmus der Berichte richtet sich nach der Dynamik der betrachteten Daten. Genutzt werden vorzugsweise die üblichen Kennzahlen. Diese Vorgehensweise führt im Extrem dazu, dass ein Empfänger Daten erhält, von denen die berichtende Person völlig überzeugt ist, die dem Empfänger aber nicht nutzen. Er empfindet sie als zu umfangreich, unklar in der Darstellung und für ihn nicht relevant. Solche Reports sind Zeitverschwendung und Ärgernis zugleich.

Dialog zwischen Autor und Empfänger

Um einen guten Bericht schreiben zu können, ist der Dialog zwischen der berichtenden Person und den Empfängern unerlässlich. Nur so kann das Angebot erläutert und gleichfalls der Bedarf benannt werden. Nutzen und Zufriedenheit steigen auf beiden Seiten.

Die reinen Zahlen alleine genügen daher nicht für ein "gutes Reporting". Der Autor eines Reports bewegt sich häufig auf einer Gratwanderung zwischen zu wenig und zu viel Information.

Informationsflut in Reports unbedingt vermeiden!

Stellen wir uns folgende Szenen vor: Ein Mitarbeiter hat so viele Informationen, dass er quasi darin zu ertrinken droht und in einem Chaos zu Hause ist. Er leidet unter Info-Flut. Das andere Extrem ist ein Mitarbeiter, der nur sehr wenige Informationen hat. Er hat zwar einerseits Ruhe, kann andererseits seine Aufgaben vermutlich aber nicht mehr erfolgreich bewältigen. Beide Betrachtungen liefern uns keine Lösung, aber Anstöße, um mit der Informationsverteilung besser umgehen zu können.