Reporting: Dienstleistung der besonderen Art / 2 Ziele des Reportings

Reporting muss 2 Ziele erfüllen:

1. dem Empfänger gute und klare Steuerungsinformation liefern,
2. einfach und schnell zu erstellen sein.

Eine klare Zielorientierung ist notwendig, um nur die Informationen aufzunehmen/zu verarbeiten, die auch einen Mehrwert für die Zielgruppe darstellen. Zum anderen brauchen wir eine gute Struktur, um den Leser durch den Report leiten zu können.

Controlling will vollständiges Datenbild

Reduktion der Datenmengen und die Auflösung von Komplexität sind daher die besonderen Merkmale des guten Reportings. Lange Berichte kann jeder schreiben! Die Grundlagen des "kurzen" Berichts sind:

• die klare, zielorientierte Auswahl der Daten, die zu exakten Steuerungsinformationen zu verarbeiten sein müssen,
• ihre empfängerorientierte Aufbereitung und
• eine ansprechende Optik.

Grafiken statt Tabellen, einzelne wichtige Kennzahlen statt Vollständigkeit. Der Autor muss den Leser quasi an die Hand nehmen und durch den Report führen.

Controlling will durch das Reporting-System ein möglichst vollständiges Bild der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens abbilden. Alle vorhandenen Ströme – Waren und Geld – müssen erfasst und beobachtet werden. Dazu werden die entsprechenden Kennzahlen gebildet und Grenzwerte für die Abweichungen festgelegt. Situationsgerecht gibt Controlling die jeweils relevanten Daten an die Entscheider weiter.

Zahlen sind gut – wirken aber nur im Vergleich

Es ist absolut üblich, in den Reports Zahlen zu verwenden. Zumal dadurch eine international einheitliche Darstellung möglich wird. Zahlen wirken im Vergleich zu Worten klar und eindeutig. Allerdings wird dabei vergessen, dass durch die Auswahl und die Darstellungsform der Zahlen durchaus manipuliert werden kann. Zahlen unterliegen ebenso wie Worte der Interpretation des Betrachters. Eine Zahl wirkt nur im Vergleich mit einer anderen Zahl oder in einem entsprechenden Zusammenhang. Sobald die Gefahr besteht, dass die Zahl vom Leser fehlinterpretiert werden könnte bzw. falsche Schlussfolgerungen gezogen werden könnten, muss der Autor zu der Zahl einen Kommentar liefern.

Ergänzend zur Zahl selbst kommt etwa eine Textzeile mit folgender Aussage hinzu: "Der Umsatzrückgang ist hoch. Allerdings durch normale saisonale Schwankungen verursacht und daher unbedenklich." Erst der Kommentar schafft die Dramaturgie im Report und lenkt die Wahrnehmung der Leser auf die entscheidenden Punkte.

Diese Aufgabe kann der Autor nur erfüllen, wenn er gute Kenntnisse des Geschäftsfelds hat und die Zusammenhänge sowie Wechselwirkungen kennt.