Wir legen besonderen Wert auf eine pragmatische und einfache Vorgehensweise in sechs Schritten. Sie beginnen damit, möglichst viele Risiken zu benennen, zunächst unabhängig davon, ob sie für Ihren Betrieb relevant sind oder nicht, um einen Überblick zu bekommen und keine Sachverhalte zu übersehen. Daran schließen sich die weiteren Schritte an, etwa die Klassifizierung der Risiken, die Visualisierung mit Hilfe einer Portfolio-Analyse, die Maßnahmenfindung, die Darstellung der Risiken im Berichtswesen sowie die Umsetzungskontrolle.
Führen Sie den Prozess wie andere Controllingaufgaben auch regelmäßig durch. Die Zusammenhänge sind in Abb. 1 dargestellt. Die Grafik soll Ihnen gleichzeitig die Orientierung bei der Beschreibung der einzelnen Arbeitsschritte erleichtern.
Abb. 1: Schematische Darstellung der Vorgehensweise
Excel-Anwendung nutzen
Die weiteren Ausführungen werden anhand der beiliegenden Excel-Anwendung besprochen. Sie werden so Schritt für Schritt an das Thema herangeführt und können direkt sehen, wie Sie das Tool nutzen können und wo es ggf. an die Bedürfnisse Ihres Betriebes angepasst werden muss.
Die Excel-Datei enthält folgende Arbeitsblätter:
- Brainstorming
- Erfassung
- Portfolio
- Maßnahmen
- Bericht
- Kennzahlen
- Dokumentation
- Checkliste
Hinweise für die Arbeit mit der Datei
Beachten Sie beim Umgang mit der Excel-Anwendung u. a. folgende Aspekte:
- Tätigen Sie Ihre Eingaben nur in Zellen mit blauer oder roter Schrift. Blaue Schrift bedeutet, dass Sie Ihre Eingaben frei vornehmen können, ohne irgendwelche Rahmenbedingungen beachten zu müssen. In Zellen mit roter Schrift befinden sich bereits Formeln, z. B. für die automatische Übernahme der Daten des Vormonats, die Sie aber überschreiben können. Sie sollten sich diese Zellen im Vorfeld aber noch einmal ansehen. Im Text wird stets gesondert auf dieses Erfordernis hingewiesen.
- Gehen Sie bei der Umsetzung möglichst in der besprochenen Reihenfolge vor und nutzen Sie die Arbeitsblätter entsprechend.
- Tätigen Sie Ihre Eingaben möglichst nur in (eindeutigen) Stichwörtern, da das Platzangebot in den meisten Fällen begrenzt ist.
- Alle Arbeitsblätter hängen zwar zusammen und bauen aufeinander auf. Sie können Sie aber grundsätzlich einzeln nutzen, und müssen nicht bestimmte Kombinationen mehrerer Blätter oder alle Blätter verwenden. Das bedeutet für Ihren Arbeitsalltag, dass Sie sich gezielt die Arbeitsblätter auswählen können, die Ihnen in Ihrer jeweiligen Lage am besten Unterstützung leisten.
3.1 Schritt 1: Risikobrainstorming durchführen
Stellen Sie fest, welche Risiken für Ihren Betrieb bestehen bzw. welche Gefährdungen auftreten können. Sicher werden Ihnen hierzu schnell sehr unterschiedliche und "gängige" Risiken einfallen, etwa Preis- und Kostenrisiken, unzuverlässige und/oder zu teure Lieferanten, hohe Forderungsbestände oder neue Wettbewerber. Andere Aspekte hingegen haben Sie möglicherweise noch nicht näher beobachtet, etwa Auftragseingänge, das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden oder die Altersstruktur Ihrer Produktpalette.
Risikobrainstorming
Führen Sie für den vollständigen Überblick über die möglichen Gefährdungen zuerst ein Brainstorming durch. Das Ziel ist, alle möglichen Risiken Ihres Betriebs aufzuzählen und kurz zu beschreiben. Lassen Sie zunächst außer Acht, ob die genannten Risiken für Ihren Betrieb tatsächlich eine ernste Bedrohung darstellen und wie groß die Eintrittswahrscheinlichkeit ist. Listen Sie auch Risiken auf, die für Sie aus heutiger Sicht (noch) nicht relevant sind. An dem Brainstorming sollten Mitarbeiter aus allen Bereichen Ihres Betriebes teilnehmen. Erklären Sie Ihren Kollegen Aufgabenstellung und Zielsetzung.
Am einfachsten lässt sich das Brainstorming umsetzen, wenn Sie "klassisch" vorgehen. Notieren Sie für jedes Risiko ein Stichwort auf einer Karte und hängen Sie diese an einer Pinnwand auf. Sortieren Sie Doppelnennungen aus und fassen Sie sehr ähnliche Risiken zu einem Risiko zusammen.
Zusammenfassung von Risiken
Möglicherweise können Sie, wenn es um das Risiko "Produktionsausschuss" geht, die Einzelrisiken "Rezepturschwankungen", "Fertigungstoleranzen" und "Wiegen" zusammenfassen. Gleiches gilt z. B. für die Fehlzeiten beim Personal. Nehmen Sie die Zusammenfassung aber nur vor, wenn Ihnen keine wesentlichen Informationen verloren gehen. Sind die "Fertigungstoleranzen" oder "Krankentage" ein besonderes Problem, wenn es um Ausschuss bzw. Fehlzeiten geht, sollten Sie die Trennung besser aufrechterhalten.
Erläutern Sie die benannten Risiken mit einigen Worten. Dies erleichtert Ihnen Ihre spätere Arbeit, weil Sie bei möglichen unklaren Begriffen direkt eine Erläuterung vorfinden.
Außerdem können Sie Risiken nach bestimmten Kriterien sortieren und klassifizieren, etwa nach Finanz-, Produktions-, Qualitäts-, Markt- oder Kostenrisiken. Ggf. wird noch nach internen und externen Risiken unterschieden. Sie sehen damit, welche Bereiche Ihres Betriebes besonders von Risiken betroffen sind bzw. wo es zu starken Gefährdungen kommen kann. Eine Häufung in einem Bereich kann auf strukturelle Schwierigkeiten...