Stellen Sie fest, welche Risiken für Ihren Betrieb bestehen bzw. welche Gefährdungen auftreten können. Sicher werden Ihnen hierzu schnell sehr unterschiedliche und "gängige" Risiken einfallen, etwa Preis- und Kostenrisiken, unzuverlässige und/oder zu teure Lieferanten, hohe Forderungsbestände oder neue Wettbewerber. Andere Aspekte hingegen haben Sie möglicherweise noch nicht näher beobachtet, etwa Auftragseingänge, das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden oder die Altersstruktur Ihrer Produktpalette.
Risikobrainstorming
Führen Sie für den vollständigen Überblick über die möglichen Gefährdungen zuerst ein Brainstorming durch. Das Ziel ist, alle möglichen Risiken Ihres Betriebs aufzuzählen und kurz zu beschreiben. Lassen Sie zunächst außer Acht, ob die genannten Risiken für Ihren Betrieb tatsächlich eine ernste Bedrohung darstellen und wie groß die Eintrittswahrscheinlichkeit ist. Listen Sie auch Risiken auf, die für Sie aus heutiger Sicht (noch) nicht relevant sind. An dem Brainstorming sollten Mitarbeiter aus allen Bereichen Ihres Betriebes teilnehmen. Erklären Sie Ihren Kollegen Aufgabenstellung und Zielsetzung.
Am einfachsten lässt sich das Brainstorming umsetzen, wenn Sie "klassisch" vorgehen. Notieren Sie für jedes Risiko ein Stichwort auf einer Karte und hängen Sie diese an einer Pinnwand auf. Sortieren Sie Doppelnennungen aus und fassen Sie sehr ähnliche Risiken zu einem Risiko zusammen.
Zusammenfassung von Risiken
Möglicherweise können Sie, wenn es um das Risiko "Produktionsausschuss" geht, die Einzelrisiken "Rezepturschwankungen", "Fertigungstoleranzen" und "Wiegen" zusammenfassen. Gleiches gilt z. B. für die Fehlzeiten beim Personal. Nehmen Sie die Zusammenfassung aber nur vor, wenn Ihnen keine wesentlichen Informationen verloren gehen. Sind die "Fertigungstoleranzen" oder "Krankentage" ein besonderes Problem, wenn es um Ausschuss bzw. Fehlzeiten geht, sollten Sie die Trennung besser aufrechterhalten.
Erläutern Sie die benannten Risiken mit einigen Worten. Dies erleichtert Ihnen Ihre spätere Arbeit, weil Sie bei möglichen unklaren Begriffen direkt eine Erläuterung vorfinden.
Außerdem können Sie Risiken nach bestimmten Kriterien sortieren und klassifizieren, etwa nach Finanz-, Produktions-, Qualitäts-, Markt- oder Kostenrisiken. Ggf. wird noch nach internen und externen Risiken unterschieden. Sie sehen damit, welche Bereiche Ihres Betriebes besonders von Risiken betroffen sind bzw. wo es zu starken Gefährdungen kommen kann. Eine Häufung in einem Bereich kann auf strukturelle Schwierigkeiten hindeuten, so dass Sie hier, auch ohne die Ergebnisse weiterer Analysen abzuwarten, genauer hinsehen sollten. Zudem werden Übersichtlichkeit und Transparenz gefördert.
Ergebnisse in Arbeitsblatt übertragen
Übertragen Sie im Anschluss an das Brainstorming die Risiken und Kurzbeschreibungen in das Arbeitsblatt "Brainstorming" in der Excel-Datei. Das Arbeitsblatt bietet Ihnen die Möglichkeit, bis zu 60 unterschiedliche Einzelrisiken, die zugehörigen Kurzbeschreibungen und Klassifizierungen zu erfassen. Versuchen Sie schon bei der Eingabe, die Risiken inhaltlich zu sortieren. Beginnen Sie z. B. mit den Produktionsrisiken und gehen Sie dann weiter zu den Personal- und Beschaffungsrisiken usw. Ihre Angaben zu Risikobezeichnung und Zuordnung werden automatisch in das nächste Arbeitsblatt übernommen. Das Ergebnis sehen Sie in Auszügen in Abb. 2.
Tabelle sortieren
Nutzen Sie die Excel-Funktion "Sortieren", um Ihre Arbeit zu erleichtern. Markieren Sie dazu zunächst die drei Spaltenüberschriften "Risikobezeichnung", "Kurzbeschreibung/Erläuterungen" und "Zuordnung/Klassifizierung" sowie die darunter befindlichen Beschreibungen in den Spalten. Wählen Sie dann unter "Daten" die Funktion "Sortieren", und bei "Sortieren nach" die Spaltenüberschrift "Zuordnung/Klassifizierung". Sie erhalten eine nach Bereichen sortierte Übersicht der von Ihnen identifizierten Risiken, die automatisch in das nächste Arbeitsblatt übernommen wird. So können Sie direkt sehen, in welchen Bereichen es in Ihrem Betrieb voraussichtlich Handlungsschwerpunkte geben wird, auch wenn Sie noch keine konkreten Aussagen zur Gefährdung durch Einzelrisiken machen können. Im Beispiel sind vor allem die Bereiche Finanzen und Vertrieb betroffen.
Abb. 2: Arbeitsblatt "Brainstorming" (Auszug)
Brainstorming
Führen Sie das Brainstorming in jedem Fall durch, auch wenn Sie der Auffassung sind, dass Sie sich bereits mit allen für Ihren Betrieb wesentlichen Risiken auseinander setzen. Wahrscheinlich werden Sie überrascht sein, wie viele neue Aspekte alleine dadurch auftauchen, dass Sie systematisch Mitarbeiter aus anderen Bereichen einbeziehen, deren Sichtweise sich von der Ihren oft deutlich unterscheidet. Erst im weiteren Verlauf der Auswahl und Bewertung sollten Sie entscheiden, ob Sie neue Risiken in Ihre Beobachtungen einbeziehen.
Alternativen zum Brainstorming
An Stelle des Brainstormings können Sie natürlich auch auf andere Kreativtechniken, wie z. B. das Brainwriting bzw. die 6-3-5-Met...