Risikomanagement: Operatives Risiko-Controlling mit Exce ... / 3.5 Schritt 5: Auf- bzw. Ausbau Risikoberichtswesen

Ein zentraler Aspekt zielgerichteter Versorgung von Führungskräften mit Informationen und Entscheidungshilfen. Gängige Werkzeuge für die Umsetzung sind das Berichtswesen und Kennzahlen. In der Excel-Datei sind dazu die Arbeitsblätter "Bericht" und "Kennzahlen" enthalten.

Risikobericht

Der Risikobericht im Arbeitsblatt "Bericht" umfasst sechs Teile (vgl. Abb. 6). Die meisten Eingaben müssen Sie selbst vornehmen. Die Datumsangaben werden übernommen (Zellen mit roter Schrift in Zeile 4).

Im ersten Teil des Berichts besteht die Möglichkeit, in einem Highlight des Monats die zentrale Entwicklung aus dem abgelaufenen Monat zu erläutern. Es kann sich um einen besonderen Erfolg handeln, um eine soeben umgesetzte größere Maßnahme oder auch um ein herausragendes Problem.

Im nächsten Teil können Sie die kritischsten fünf Risiken (Top-Five-Risiken) darstellen. Auch die Risikobezeichnungen werden dabei zunächst aus dem Blatt "Maßnahmen" übernommen (Zellen B17–B21, rote Schrift). Dabei wird unterstellt, dass Sie im Arbeitsblatt "Maßnahmen" die bedrohlichsten Risiken für Ihren Betrieb auch zuerst nennen. Falls dies nicht der Fall ist, müssen Sie die Risikobezeichnungen manuell eingeben.

In den Spalten "Trend" und "Gefährdung" können Sie mit Bezeichnungen wie "Negativ" oder "Neutral" bzw. Nennung der monetären Gefährdung den aktuellen Stand beschreiben. In der Spalte "Ergebnis" lässt sich aufzeigen, um welchen Betrag sich ein Risiko mit gezielten Maßnahmen verringern lässt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, in der Spalte "Status" durch farbige Markierungen den aktuellen Risikostand hervorzuheben. Gängige Farben sind z. B. Rot für große Gefährdungen, Gelb für mittlere Gefährdungen/Entwicklungen und Grün für unkritische Sachverhalte. Die Maßnahmen können Sie unter Punkt III "Maßnahmen Top-Five-Risiken" beschreiben, einschließlich des notwendigen Ressourcen-Einsatzes, der Kosten und Angaben zu Verantwortlichkeiten und Terminen.

Für die restlichen Risiken können Sie in den Teilen IV und V analog vorgehen und Informationen für Ihre Führungskräfte zusammenstellen. Zum Schluss können Sie noch einen Ausblick formulieren, um Ihrer Geschäftsleitung die weitere Entwicklung aufzuzeigen.

Abb. 6: Arbeitsblatt "Bericht"

Risiko-Kennzahlen

Ergänzen Sie Ihren Risikobericht um wichtige Kennzahlen. Hier hilft Ihnen das Arbeitsblatt "Kennzahlen" (vgl. Abb. 7). Sie haben die Möglichkeit, bis zu zehn Kennzahlen frei zu wählen und abzubilden. Nur das Datum wird übernommen, die restlichen Eingaben müssen Sie selbst vornehmen.

Beschreiben Sie die Kennzahl und deren Zusammensetzung (Formel). Anschließend müssen Sie die Werte für die Kennzahlen ermitteln. Im vorgegebenen Format sind dies die selektiven und kumulativen Ist- und Planwerte sowie eine Prognose für das Jahresende, ein Planwert für das Folgejahr und zu Vergleichszwecken der Istwert des vergangenen Jahres. Vielfach können Sie diese Daten entweder aus dem Arbeitsblatt "Erfassung" entnehmen oder Sie erhalten die Zahlen von Ihrer Buchhaltung bzw. anderen internen Quellen.

Abb. 7: Arbeitsblatt "Kennzahlen"

Berichtswesen

Inhalte und Gestaltung hängen von den Anforderungen der Geschäftsleitung und Führungskräfte ab. Unsere Vorlage "Bericht" und "Kennzahlen" erfüllt diese Anforderungen vielleicht nicht umfänglich. Nutzen Sie sie trotzdem als Hilfsmittel und Übergangslösung, bis Sie sich im Betrieb eine eigene Lösung erstellt haben. Ihr Ziel muss es sein, Geschäftsleitung und Führungskräfte so früh wie möglich über die Zusammenhänge, Ziele, Bedrohungen und machbare Lösungen zu informieren und sie für das Thema insgesamt zu sensibilisieren. Erst in einem nächsten Schritt sollten Sie dann die individuellen Anforderungen einholen und die Arbeitsblätter anpassen oder eine neue Anwendung gestalten.