Robotic Process Automation im Controlling: Ergebnisse ei ... / 3.5 Typische Anwendungsfälle im Finanzbereich

Einfachere Anwendungsfälle im Finanzbereich umfassen die Sammlung von Daten aus verschiedenen Quellen, die Pflege von Basisdaten sowie die Erstellung von Listen und Berichten mit geringer Komplexität. Typische einfachere Use Cases sind bspw.:

• Zuordnung von Kreditkartenpositionen zu Reisen in Reisekostenerstattungsprozessen,
• Überprüfung der offenen Bestellungen,
• Mail-to-Ticket-Prozesse in Shared Service Centern,
• Extraktion von Mail-Anhängen,
• Stammdatenaktualisierung/-integration und
• Prüfung von Duplikaten im Datenmanagement.

Komplizierte Anwendungsfälle von RPA bestehen aus den gleichen identifizierten Bausteinen, weisen jedoch zunehmende Zeitdauern auf und können die Kommunikation mit Menschen einschließen. Solche Fälle implementieren z. B. die Verwendung von E-Mail- oder Software-Benachrichtigungen, was zu Robotern führt, die auf menschliche Eingaben warten müssen. Was Anwendungsfälle für RPA kompliziert macht, ist nicht die Anzahl der Quellen oder Ausgabeformate, sondern vielmehr die Anzahl der Regeln und insbesondere die Ausnahmen von Regeln, die zu befolgen sind. Eine weitere Ursache für Komplikationen ist die Integration von menschlichem Feedback in den Automatisierungsprozess.

In der Praxis ist zu beobachten, dass Unternehmen, nachdem sie einmal die Automatisierung mithilfe von RPA in einigen einfacheren Anwendungsfällen eingeführt haben, in einem nächsten Schritt den Grad der Automatisierung erhöhen. Dies ist dadurch gekennzeichnet, dass weitere, dem Prozess nachgelagerte Schritte in den Anwendungsfall hinzugefügt oder weitere Prozesszweige mit einbezogen werden, die eher "außergewöhnlich" als "Standard" sind.

Die Kosten einer RPA-Implementierung variieren je nach gewähltem Betriebsmodell (zentralisiert, dezentralisiert oder föderativ), umfassen jedoch im Allgemeinen die jährlichen Lizenzkosten für die RPA-Software und die einzelnen Bots, die Implementierungskosten (anfängliche Architektur- und Einrichtungskosten plus Zeitaufwand für Geschäftsanalysten, Entwickler und Architekten für bestimmte Prozesse) und die Wartungskosten für die automatisierten Lösungen. Unternehmen können erste, einfache Schritte zur Implementierung von RPA unternehmen, indem sie Roboter für einfache Datenerfassungs- und/oder Berichterstattungsanwendungsfälle als Piloten umsetzen. Derartige Projekte dauern i. d. R. 2–4 Wochen und umfassen 10–40 Manntage für die Konzeptualisierung und Implementierung.