Rollierende Planung und rollierende Hochrechnung: Konzep ... / 4 Integrative Vorgehensweise und Methodik

4.1 Grundsätzliches Zusammenspiel

Grundaufbau der rollierenden Hochrechnung und Planung

Nach der Entscheidung hinsichtlich der Ausgestaltung der Planung und der Hochrechnung und der klaren Positionierung der Planung als Prozess der Willensbildung und -durchsetzung sowie der Hochrechnung als Prognoseinstrument sind nun der Aufbau und das Zusammenspiel des Gesamtsystems entscheidend. In einem zyklischen System integrieren sich Hochrechnung und Planung in einem Prozess.

Ziellücke wird behandelt

In diesem Zusammenhang zeigen Hochrechnungen die erwartete Entwicklung und durch den Vergleich mit den gewünschten Zielen und der Ermittlung einer heutigen bzw. künftigen Ziel-Ist- bzw. Ziel-Wird-Lücke erkennt das Management Handlungsbedarfe. Die rollende Planung definiert konkrete Nahziele und Maßnahmen für die folgenden Planperioden, um das übergeordnete Ziel noch zu erreichen. Rollierende Hochrechnungen werden durch Maßnahmen in rollierende Pläne implizit berücksichtigt. Die nachfolgende Abbildung zeigt beispielhaft einen rollierenden Planungsprozess mit einem jährlich vorgeschalteten Frontloading. Die Planung wird quartalsweise durch eine rollierende Hochrechnung angepasst und aktualisiert. Effekte und Maßnahmen werden in der Hochrechnung thematisiert und nach finaler Bewertung in der Planung verarbeitet. (vgl. Abb. 2).

Abb. 2: Beispielhafter Grundaufbau der rollierenden Planung und der rollierenden Hochrechnung^[1]

[1] Eigene Darstellung i. A. a. Brenner/Leyk, 2004, S. 106 f., 108 f., 111.

4.2 Fallbeispiel Software Service GmbH

Die Software Service GmbH (SSG) implementiert für seine Kunden ERP-Software. Die operative Planung und Steuerung konzentriert sich daher darauf, Kundenprojekte zu planen und abzuwickeln. Der operative Erfolg ergibt sich aus der Akquisition vielversprechender Projekte und deren kosten-, zeit- und leistungsmäßig zielkonforme Umsetzung. Eine Planung und Kontrolle nach Abteilungen ist aufgrund des starken Projektcharakters des Geschäfts wenig hilfreich. Höchstens für die allgemeinen Unternehmensbereiche ist das angemessen.^[1]

Durch die Einführung der rollierenden Planung und Hochrechnung möchte die SSG die operative Steuerung besser an die Eigentümlichkeiten des Geschäfts anpassen. Überträgt man die Hauptaspekte der rollierenden Planung auf das Beispiel, ergibt sich folgendes Bild:

Monatlicher Rhythmus

Häufigkeit und Zeithorizont: In Software-Implementierungsprojekten können sehr kurzfristig Probleme oder Änderungen auftreten und so hält man es für sinnvoll, einen monatlichen Rhythmus anzusetzen. Vorschau und Planung sollten jedoch nur 4 Monate umfassen, da viele Projekte in Abschnitten geplant und beauftragt werden, die im Durchschnitt zwischen 3 und 6 Monate umfassen. Weiterhin nimmt die Planungsgenauigkeit der Mitarbeitereinsätze mit zunehmendem Zeitvorlauf sehr stark ab. Die SSG plant im Rahmen einer jährlich, vorgeschalteten Eckwertplanung die wesentlichen Kennzahlen als Jahrezielwerte, die sich aus dem Strategieprozess und einem Benchmarking mit Wettbewerbern ergeben. Somit gelingt es der SSG ohne großen Aufwand, eine monatliche Hochrechnung mit einer monatlichen Aktualisierung der Planung zu kombinieren.

Wichtigste Informationen

Inhalte und Detaillierung: Die monatliche Hochrechnung erlaubt es nicht mehr, sehr viele Informationen zu planen. Als wichtigste Informationen wurden folgende definiert:

• Umsatz aus laufenden vereinbarten Kundenprojekten für die nächsten 4 Monate,
• Auftragsbestand für die nächsten 4 Monate in Personentagen, unterteilt nach laufenden Projekten sowie vereinbarte, jedoch noch nicht begonnene Projekte,
• Personalauslastung aus eben genannten Aufträgen für die nächsten 4 Monate in Personentagen,
• noch nicht vereinbarte Aufträge, die eine hohe Wahrscheinlichkeit besitzen, für die nächsten 4 Monate in Personentagen,
• vorläufige Rohmarge; sie errechnet sich aus genanntem Umsatz und den Ist-Kosten der Verwaltung und den Personalkosten,
• abgeleitete Maßnahmen, die der Erreichung der Zielwerte dienen.

Die monatliche Hochrechnung und Planung wird in einem Bericht zusammengefasst (vgl. Abb. 3). Er wird in einer Besprechung der Führungskräfte zum Monatsende vorgestellt mit dem Ziel, gegebenenfalls Entscheidungen daraus abzuleiten.

Abb. 3: Beispielbericht rollierende Hochrechnung und rollierende Planung^[2]

[1] Fallbeispiel: Entnommen aus Rieg, 2008, S. 84 f. mit Änderungen

[2] Rieg, 2008, S. 85, Jahreszahlen und Darstellung adaptiert.