RPA im Controlling: Steigerung der Effizienz im Reportin ... / 6 Vorgehensweise im RPA-Projekt

Grundsätzlich gilt: Das Thema Prozessautomatisierung muss ganzheitlich betrachtet werden. Bei der initialen Bewertung der Einsparpotenziale wird jedoch häufig der Fehler gemacht, RPA auf Einzelprozesse zu reduzieren. Die Ergebnisse einer solchen Einzelbetrachtung sind zumeist limitiert, aber auch in gleichem Maße irreführend. Die Erfahrung zeigt, dass sich der Nutzen von RPA erst über die Summe der Einsparpotenziale vieler Prozesse ergibt.

Für eine nachhaltige Integration von RPA in der Organisation sind drei Elemente zentral:

• Analyse, Nutzen & Roadmap
• Governance/Service & Delivery Model
• Pilotimplementierung & Überführung in die Produktion

Im ersten Schritt sind die für eine Automatisierung in Frage kommenden Controllingprozesse hinsichtlich der Automatisierbarkeit zu bewerten. Existierende Prozessdokumentationen bieten hierfür eine hervorragende Grundlage, sollten jedoch zwingend mit dem gelebten Prozess abgeglichen werden. Als grundsätzliches Schema kann dabei die Übersicht in Abb. 2 zur Anwendung kommen, um pro Prozess eine Aussage treffen zu können.

Abb. 2: RPA-Kriterien zur Automatisierbarkeit

Eine Einbettung der RPA-Aktivitäten in die Organisation erfordert eine klare Definition des Governance/Service & Delivery Models. Hier geht es zum einen darum, ein Set-up zu definieren, das Mindeststandards garantiert, aber auch Entscheidungswege für die Automatisierung neuer Prozesse festlegt. Zum anderen ist die Spezifikation von RPA-End-to-End-Prozessen (bspw. Prozessidentifikation, -entwicklung und -betrieb) inklusive zugehöriger Templates erforderlich. Dies umfasst auch den Aufbau von Kompetenzen bei Mitarbeitern, die sich im laufenden Betrieb um die existierenden Prozesse und die Erstellung neuer automatisierter Prozesse mittels RPA kümmern (Business Analyse). Ohne diese Teilschritte ist eine nachhaltige Einbettung von RPA in ein Unternehmen nicht möglich.

Zentraler Dreh- und Angelpunkt für einen erfolgreichen Startpunkt ist die Umsetzung der Pilotphase. Hier ist durch eine gezielte Auswahl von meist ein bis drei Prozessen sicherzustellen, dass die Implementierung ohne größere Herausforderungen verläuft und die dadurch frei werdenden Kapazitäten für die betroffenen Mitarbeiter spürbar sind. Unsere Erfahrung zeigt, dass ein derartiger Verlauf in der Pilotphase existierende Barrieren bei den Mitarbeitern abbaut. Zudem sollte zur Erleichterung des Übergangs in den Live-Betrieb ein gezieltes Changemanagement zur Kommunikation des Erreichten – also Erfolge und zentrale Erfahrungen – etabliert werden.

Der Übergang in den laufenden Betrieb schließt sich an die Pilotphase an und ist im Kern ein kontinuierlicher Lernprozess. Es gilt, die oben genannten Fähigkeiten aufzubauen und die Anzahl der automatisierten Prozesse innerhalb des Controllings, aber auch darüber hinaus, zu erhöhen. Eine erfolgreiche Integration von RPA zeichnet sich auch dadurch aus, dass die Nachfrage der Automatisierung von den Mitarbeitern selbst kommt und keine zentrale Vorgabe/Auswahl von relevanten Prozessen erfolgt.