Rückstellung, Urlaubsrückstellung / 2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Bildung einer Urlaubsrückstellung in der Handelsbilanz

Hans Groß ist alleiniger Gesellschafter-Geschäftsführer der X-GmbH. Neben Hans Groß beschäftigt die X-GmbH noch 21 Mitarbeiter, von denen 3 Angestellte am 31.12.01 ihren Urlaub für das Wirtschaftsjahr 01 noch nicht vollständig genommen haben.

Die X-GmbH ermittelt ihre Urlaubsrückstellung jeweils gesondert für die Mitarbeitergruppen Gesellschafter-Geschäftsführer, Gehaltsempfänger und Lohnempfänger. Für die 3 Angestellten, die ihren Urlaub bis zum 31.12.01 noch nicht genommen haben, hat die X-GmbH zum 31.12.01 eine Urlaubsrückstellung i. H. v. 6.502,10 EUR ermittelt. Diese 3 Mitarbeiter sind der Gruppe der Gehaltsempfänger zuzuordnen. Aus der Gruppe der Lohnempfänger ergeben sich zum 31.12.01 keine offenen Urlaubstage. Für den ausstehenden Urlaub von Herrn Groß wurde eine Urlaubsrückstellung i. H. v. 743,70 EUR ermittelt.

Zum 31.12. des Vorjahres belief sich die Rückstellung für Lohnempfänger auf 2.500 EUR, für Gehaltsempfänger auf 3.800 EUR und für den Gesellschafter-Geschäftsführer auf 500 EUR. Die Buchung der Rückstellungen erfolgt jeweils am Jahresende.

Buchungsvorschlag zur Auflösung der Vorjahresbeträge am 31.12.01:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
0961/3079	Urlaubsrückstellungen	2.500	4156/6076	Aufwendungen aus der Veränderung von Urlaubsrückstellungen	2.500

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
0961/3079	Urlaubsrückstellungen	3.800	4156/6076	Aufwendungen aus der Veränderung von Urlaubsrückstellungen	3.800

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
0961/3079	Urlaubsrückstellungen	500	4157/6077	Aufwendungen aus der Veränderung von Urlaubsrückstellungen für Gesellschafter-Geschäftsführer	500

Buchungsvorschlag zur Bildung der neuen Rückstellungsbeträge für das aktuelle Wirtschaftsjahr 01 am 31.12.01:

Für die Lohnempfänger ist kein neuer Rückstellungsbetrag zu buchen, da für diese Gruppe zum 31.12.01 kein Rückstellungsbedarf besteht.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4156/6076	Aufwendungen aus der Veränderung von Urlaubsrückstellungen	6.502,10	0961/3079	Urlaubsrückstellungen	6.502,10

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4157/6077	Aufwendungen aus der Veränderung von Urlaubsrückstellungen für Gesellschafter-Geschäftsführer	743,70	0961/3079	Urlaubsrückstellung	743,70

Hinweis

Ausweis in der Bilanz und weitere Unterteilung

Die hier verwendeten Konten "Aufwendungen aus der Veränderung von Urlaubsrückstellungen" und "Aufwendungen aus der Veränderung von Urlaubsrückstellungen für Gesellschafter-Geschäftsführer" werden unter der GuV-Position "6. Personalaufwand: a) Löhne und Gehälter" ausgewiesen. Einige Unternehmen buchen den Anteil der Urlaubsrückstellung, der auf den Anteil des Arbeitgebers an der Sozialversicherung und die Berufsgenossenschaft entfällt, auf einem gesonderten Konto (z. B. "Aufwendungen aus der Veränderung von Urlaubsrückstellungen Sozialversicherung"), das unter der GuV-Position "6. Personalaufwand: b) Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstützung" auszuweisen wäre. Dadurch wird entsprechend der Aufteilung bei der laufenden Verbuchung von Löhnen und Gehältern auf beide GuV-Positionen gebucht.

Darüber hinaus nehmen Unternehmen z. T. weitere Unterteilungen der ermittelten und gebuchten Rückstellungsbeträge vor, wie z. B. "Gehälter technisch" und "Gehälter kaufmännisch". Dabei muss die Aufgliederung der Buchung mit dem Verfahren zur Berechnung der Rückstellungsbewertung abgestimmt werden, so dass die für die Buchung notwendigen Zahlen zur Verfügung stehen.

Je nach Ausgestaltung müssen die ggf. erforderlichen Konten noch eingerichtet werden, sofern diese in den Standardkontenrahmen 03/04 noch nicht enthalten sind.