Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterla ... / 1 Gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

1.1 Aufbewahrungspflicht nach Handelsrecht

Gemäß § 257 HGB ist jeder Kaufmann handelsrechtlich verpflichtet, folgende Unterlagen geordnet aufzubewahren:

• Handelsbücher
• Inventare
• Eröffnungsbilanzen
• Jahresabschlüsse
• Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB
• Lageberichte
• Konzernabschlüsse
• Konzernlageberichte inkl. dazugehöriger Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
• Empfangene und abgesandte Handelsbriefe
• Buchungsbelege im Sinne des § 238 Abs. 1 HGB

Während empfangene und abgesandte Handelsbriefe 6 Jahre aufzubewahren sind, müssen alle anderen Unterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden.^[1]

Die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem

• die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht,
• das Inventar aufgestellt,
• die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt,
• der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a HGB aufgestellt oder
• der Konzernabschluss aufgestellt,
• der Handelsbrief empfangen oder abgesandt wurde oder
• der Buchungsbeleg entstanden ist.^[2]

Hinweis

Beginn der Aufbewahrungsfrist

Da die letzten Aufzeichnungen und Eintragungen in der Regel erst nach Abschluss des jeweiligen Kalenderjahrs gemacht werden, beginnt die Aufbewahrungsfrist in den meisten Fällen erst mit Ablauf des folgenden Kalenderjahrs und nicht des jeweiligen Geschäftsjahrs. Lediglich für die während des Geschäftsjahrs entstehenden Aufzeichnungen und Buchungsbelege beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Bilanzstichtag des Kalenderjahrs, zu dem sie gehören. So beginnt beispielsweise die Frist für unterjährig erhaltene Eingangsrechnungen (z. B. einer Rechnung vom 25.8.01) am 31.12.01, während hingegen die Aufbewahrungsfrist des Jahresabschlusses zum Bilanzstichtag 31.12.01 erst mit Ablauf des Kalenderjahrs 02 beginnt, da die Abschlussbuchungen erst in 02 vorgenommen werden.

Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die Unterlagen gemäß § 257 Abs. 3 HGB auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten

• mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
• während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Praxis-Tipp

Aufbewahrung von Hilfsmitteln

Wer aufzubewahrende Unterlagen nur in der Form einer Wiedergabe auf einem Datenträger oder auf anderen Datenträgern vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel (Lesegeräte, Hard- und Software usw.) zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen.^[3] Somit besteht in diesen Fällen faktisch auch eine Aufbewahrungspflicht hinsichtlich der Verfahrens- und Anwenderdokumentation.

Praxis-Tipp

Branchenspezifische Aufbewahrungspflichten

Neben den genannten grundsätzlichen Aufbewahrungspflichten für Jahresabschlüsse und Buchhaltungsunterlagen können auch Aufbewahrungsverpflichtungen aufgrund branchenspezifischer Regelungen existieren. Zu nennen sind hierbei z.  B. die speziellen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten für Krankenhäuser, Fahrschulen, Taxigewerbe, Architekten (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) oder die Aufbewahrungspflichten bei Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern gemäß der Wirtschaftsprüferordnung (WPO) und dem Steuerberatungsgesetz (StBerG).

[1] § 257 Abs. 4 HGB.

[2] § 257 Abs. 5 HGB.

[3] § 261 HGB.

1.2 Aufbewahrungspflicht nach Steuerrecht

Neben den handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten bestehen auch im Steuerrecht analoge Verpflichtungen, die für alle buchführenden Steuerpflichtigen zur Anwendung kommen. Gemäß § 147 Abs. 1 AO sind für steuerliche Zwecke zusätzlich zu den bereits in § 257 HGB genannten Unterlagen folgende Dokumente aufzubewahren:

• Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union.^[1]
• Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.^[2]

Zu den "sonstigen Unterlagen" im Sinne der Abgabenordnung zählen Dokumente, die in einem Unternehmen anfallen und Auskunft über steuerlich erhebliche Vorgänge enthalten, beispielsweise:

• Lohnberechnungsunterlagen wie Akkord- oder Stundenlohnzettel
• Betriebsabrechnungsbögen (BAB)
• Preisauszeichnungen
• Kontoauszüge oder
• Auszüge aus dem Grundbuch

Hinweis

Pflichten bei elektronischer Aufbewahrung

Wie das Handelsrecht sieht auch das Steuerrecht die Verpflichtung vor, bei Aufbewahrung der Unterlagen in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern auf eigene Kosten die entsprechenden Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, um die Unterlagen lesbar zu machen. Hierbei sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einzuhalten. Auf Verlangen der Finanzbehörde hat der Steuerpflichtige auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfs...