Sachbezüge, Essensmarken

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Sachbezugswerte
• Verrechnungswert
• Lohnsteuerpauschalierung

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontobezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV-Position
Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig	4145	6060		Löhne und Gehälter
Sachbezüge 19 % USt (Waren)	8595	4945		Sonstige betriebliche Erträge

So kontieren Sie richtig!

Verpflegungszuschüsse, die Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern in Form von Essensmarken gewähren, sind in der Regel nicht mit ihrem tatsächlichen Wert (= Verrechnungswert) anzusetzen. Maßgebend ist der Sachbezugswert nach der Sachbezugsverordnung, der in jedem Jahr angepasst wird. Dieser Sachbezugswert ist dem jeweiligen Arbeitnehmer als lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn zuzurechnen. Statt der individuellen Zuordnung beim Arbeitnehmer besteht auch die Möglichkeit der pauschalen Lohnversteuerung.

Den Sachbezugswert bucht der Unternehmer auf das Konto "Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig" 4145 (SKR 03) bzw. 6060 (SKR 04). Da dieser Sachbezug der Umsatzsteuer unterliegt, verwendet der Unternehmer in seiner Buchführung das Gegenkonto "Sachbezüge 19 % USt (Waren)" 8595 (SKR 03) bzw. 4945 (SKR 04).

Buchungssatz:

Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig

an Sachbezüge 19 % USt

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Essenszuschuss in Form von Essensmarken

Herr Huber beschäftigt 5 Arbeitnehmer. Er gibt an seine Arbeitnehmer Essensmarken aus, auf denen jeweils ein Verrechnungswert von 5 EUR ausgewiesen ist. Bei 20 Arbeitstagen im Monat zahlt Herr Huber pro Arbeitnehmer einen Betrag von 100 EUR. Bei 5 Arbeitnehmern zahlt Herr Huber 5 × 100 EUR = 500 EUR im Monat. Herr Huber erhält eine ordnungsgemäße Rechnung über die Verpflegung seiner Arbeitnehmer, in der die Umsatzsteuer mit 19 % ausgewiesen ist.

Buchungsvorschlag:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4946/ 6822	Freiwillige Sozialleistungen	420,17
1576/ 1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	79,83	1200/ 1800	Bank	500,00

Der Verrechnungswert von 5 EUR übersteigt den Sachbezugswert 2024 von 4,13 EUR um 0,87 EUR. Da der übersteigende Wert nicht mehr als 3,10 EUR beträgt, ist nicht der Verrechnungswert von 5 EUR, sondern der Sachbezugswert von 4,13 EUR anzusetzen. Das sind bei 20 Arbeitstagen 4,13 EUR × 20 = 82,60 EUR × 5 Arbeitnehmer = 413 EUR im Monat. Diese Sachleistungen an die Arbeitnehmer unterliegen der Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer ist mit 65,95 EUR im Betrag von 413 EUR enthalten.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4145/6060	Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig	413,00	8595/4945	Sachbezüge 19 % (Waren)	347,05
			1776/3806	Umsatzsteuer 19 %	65,95

3 Sachbezugswerte: Diese Werte wurden festgelegt

Nachfolgend sind neben den Werten, die ab 2023 gelten, auch die Werte für das Jahr 2022 abgebildet, um einen Überblick über diese Jahre zu geben.

Art des Sachbezugs	Erwachsene und Jugendliche
	2023 in EUR	2024 in EUR
Kantinenmahlzeiten (pro Arbeitstag)
Mittag- oder Abendessen	3,80	4,13
Frühstück	2,00	2,17
Freie Verpflegung (monatlich)
Mittag- oder Abendessen	114	124
Frühstück	60	65
Verpflegung insgesamt	288	313

Der geldwerte Vorteil durch Mahlzeiten, die der Arbeitgeber kostenlos oder verbilligt an seine Arbeitnehmer abgibt, ist als lohnsteuerpflichtiger Sachbezug zu erfassen. Ausnahme:

Bei kostenlosen Mahlzeiten anlässlich von auswärtigen Tätigkeiten ist kein geldwerter Vorteil anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Verpflegungspauschale hat.

Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers, der keine eigene Kantine oder vergleichbare Einrichtung betreibt,

• aus Barzuschüssen in Form von Essensmarke, z. B. Essensgutscheine oder Restaurantschecks,
• die vom Arbeitgeber verteilt und von einer Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung (= Annahmestelle) bei der Abgabe einer Mahlzeit in Zahlung genommen werden,

ist die Mahlzeit mit dem jeweils maßgebenden Sachbezugswert anzusetzen.

Der Ansatz mit dem Sachbezugswert setzt voraus, dass

• der Arbeitnehmer tatsächlich eine Mahlzeit erhält. Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind,
• für jede Mahlzeit nur eine Essensmarke täglich in Zahlung genommen wird und
• der Verrechnungswert der Essensmarke den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit (2024: 4,13 EUR) um nicht mehr als 3,10 EUR übersteigt.

Diese Regelung gilt auch, wenn zwischen dem Arbeitgeber und der Annahmestelle keine unmittelbaren vertraglichen Beziehungen bestehen, weil ein drittes Unternehmen zwischengeschaltet ist, das die Essensmarke ausgibt.

Es muss sichergestellt werden, dass der Arbeitnehmer, der krank ist, sich in Urlaub oder auf einer Dienstreise befindet oder eine Einsatzwechseltätigkeit oder Fahrtätigkeit ausübt, an Tagen seiner Abwesenheit keine Essensmarke erhält. Die Tage der Abwesenheit müssen aufgezeichnet werden. Der Arbeitgeber muss die Essensmarke für die Tage der Abwesenheit vom Arbeitnehmer zurückfordern. Er kann allerdings auch auf die Rückforder...