Sind Sachbezüge sog. "geldwerte Vorteile", sind sie immer einkommensteuerpflichtig. Geldwerte Vorteile sind z. B.
- die Übereignung von Sachen (z. B. Waren) sowie
- die Überlassung von Gegenständen zum Gebrauch (z. B. Nutzung von Geschäftswagen zur privaten Nutzung).
Zunächst geht man vom Grundsatz aus, dass alles, was dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber als Gegenleistung für seine Arbeitsleistung zufließt, steuerpflichtigen Arbeitslohn darstellt.
Ein geldwerter Vorteil liegt nicht vor bei:
- Aufmerksamkeiten,
- Schaffung der sachlichen Voraussetzung für die Arbeitsleistung oder
- Zuwendungen im überwiegend betrieblichen Interesse.
2.1 Aufmerksamkeiten sind bis zu 60 EUR nicht steuerbar
Aufmerksamkeiten sind "Sachleistungen des Arbeitgebers, die auch im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung der Arbeitnehmer führen".
In der Praxis gelten Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 60 EUR brutto (unabhängig von einem Zeitraum), die dem Arbeitnehmer oder seinen Haushaltsangehörigen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewandt werden, als Aufmerksamkeiten. Dies sind z. B.
- Blumen,
- Genussmittel,
- ein Buch oder
- ein Tonträger.
Auch Getränke und Genussmittel und trockene Brötchen, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, gehören nicht zum Arbeitslohn. Dasselbe gilt für Speisen, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes im ganz überwiegend betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt und deren Wert 60 EUR nicht überschreitet.
2.2 Zuwendungen im überwiegend betrieblichen Sinne
Unter Zuwendungen im überwiegend betrieblichen Sinne versteht man Maßnahmen, die
- die Arbeitsfreude heben,
- das Betriebsklima verbessern oder
- die Gesundheit der Belegschaftsmitglieder erhalten.
Sie kommen im Allgemeinen der gesamten Belegschaft zugute, wie z. B. Sportstätten, Parkplätze, regelmäßige ärztliche Untersuchungen sowie Aufenthalts- bzw. Duschräume.
2.3 Geldwerter Vorteil
Ergibt die Einschätzung, dass es sich weder um eine Aufmerksamkeit noch um eine Zuwendung im überwiegend betrieblichen Sinn handelt, dann muss zunächst einmal grundsätzlich von einem geldwerten Vorteil gem. § 8 Abs. 2 EStG (Sachbezüge allgemein) oder gem. § 8 Abs. 3 EStG (Waren bzw. Dienstleistungen des Arbeitgebers, die er üblicherweise fremden Letztverbrauchern anbietet) ausgegangen werden.
Als Nächstes ist zu prüfen, wie der geldwerte Vorteil zu versteuern ist. In bestimmten, gesetzlich geregelten Fällen können Sie diesen pauschal versteuern. Besteht diese Möglichkeit nicht, muss der geldwerte Vorteil individuell nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers versteuert werden, es sei denn, er ist ganz oder teilweise steuerfrei.
Geld ist i. d. R. steuerpflichtig
Geldzuwendungen sind steuerpflichtiger Arbeitslohn, es sei denn, es handelt sich um steuerfreie Zuwendungen, z. B. begünstigte Zuschüsse zu Gesundheitsleistungen.
Pauschal besteuerte Sachbezüge sind kein Arbeitsentgelt und somit sozialversicherungsfrei
Die pauschale Versteuerung ist immer eine "Kann-Vorschrift". Der Arbeitgeber kann immer die individuelle Versteuerung über die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers wählen. Der Vorteil der Pauschalbesteuerung liegt einerseits in der einfacheren Anwendung beim Arbeitgeber (z. B. bei der Abgabe unentgeltlicher oder verbilligter Mahlzeiten), hat aber auch den Vorteil, dass pauschal besteuerte Sachbezüge kein Arbeitsentgelt i. S. d. Sozialversicherung darstellen und somit sozialversicherungsfrei sind. Damit entfallen Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil.
Liegt der individuelle Steuersatz unter dem pauschalen Steuersatz, wäre eine pauschale Versteuerung zwar ungünstiger, zu bedenken ist aber, dass bei einer Individualversteuerung noch die Sozialversicherungspflicht dazukommt.
Auf der Lohn-/Gehaltsabrechnung des Arbeitnehmers wird der Sachbezug selbst als Extra-Lohnart ausgewiesen sowie ggf. als Abwälzungsbetrag die pauschale Lohnsteuer zzgl. pauschalen Solidaritätszuschlags und ggf. pauschaler Kirchensteuer, soweit sie auf den Arbeitnehmer abgewälzt wurde. Ansonsten erscheint die Pauschalsteuer nur auf dem Lohnjournal des Arbeitgebers.
Pauschale Steuer ist nur beim Arbeitgeber als Betriebsausgabe abzugsfähig, sofern sie von diesem getragen wurde.
Die abgewälzte pauschale Steuer kann sich der Arbeitnehmer nicht über seine Einkommensteuererklärung zurückholen.