Saisonverlauf der Aufgaben in der Kostenrechnung / 1.2 Gute Vorbereitung hilft beim Jahresabschluss

Der Jahresabschluss im Rechnungswesen verlangt die volle Aufmerksamkeit aller betroffenen Mitarbeiter. Um den zeitlichen Druck aus dieser Aufgabe zu nehmen, bereiten viele den Jahresabschluss bereits im Dezember vor. Dabei handelt es sich um Tätigkeiten, die sich jedes Jahr wiederholen.

Fehlersuche

Fehler in der Kostenrechnung werden im Jahresverlauf nur dann erkannt, wenn sich Ergebnisse einstellen, die erheblich von den Erwartungen abweichen. Einmal jährlich sollte eine systematische Suche nach Fehlern durchgeführt werden. Damit wird erreicht, dass mögliche Fehlbuchungen, falsche Verteilungen und Umlagen noch im alten Jahr korrigiert werden können. Bei der Fehlersuche werden mathematische Verfahren (Vergleich von Durchschnitten, Maximalwerten etc.) ebenso angewandt wie systematische Diskussionen der Kosten- und Leistungsdaten mit den Verantwortlichen vor Ort.

Strukturanpassung

Während des Jahres verändern sich Strukturen an allen Stellen des Unternehmens. Typisch sind geänderte Zuordnungen von Verantwortlichkeiten, die Auswirkungen auf die Kostenstellen haben. Oder Veränderungen in den Produktionsabläufen, die Veränderungen in der Artikelkalkulation nach sich ziehen. Umlagen müssen neu gewichtet werden, wenn sich die Beanspruchung durch die Kostenverursacher verändert.

Diese Strukturveränderungen vollziehen sich meist still und unerkannt. In der Regel erfährt die Kostenrechnung zuletzt davon. Als Vorbereitung auf den Jahresabschluss muss daher eine Prüfung der vorhandenen Abläufe und Strukturen stattfinden, damit solche Veränderungen in den Strukturen der Kostenrechnung nachvollzogen werden können.

Schätzwerte ersetzen

Im Laufe des Jahres werden für verschiedenste Positionen in den Kosten und Leistungen eines Unternehmens Schätzwerte eingesetzt. Zum einen liegen die Werte nicht immer sofort fest, zum anderen müssen für die korrekte Ermittlung umfangreiche Berechnungen durchgeführt werden. Typisch werden auch dauernd anfallende Kosten über Dauerbelege in der geschätzten Höhe gebucht (z. B. Lohnfortzahlung, kalkulatorische Abschreibungen etc.).

Zum Jahreswechsel müssen diese Schätzwerte den realen Werten weichen. Die unterjährige Rückstellung für die Jahressonderzahlung wird gegen die echten Beträge ausgetauscht, die Abschreibungen werden korrekt errechnet, die Bestandsbewertung wird mit exakten Daten durchgeführt. Dazu sind in der Regel auch die Dezemberzahlen notwendig. Durch die Vorbereitung bereits vor dem Jahresabschluss (z. B. durch das Sammeln der Daten einschließlich der Novemberwerte) kann man in der Kostenrechnung wesentliche Zeit zu Beginn des Jahres einsparen.

Hilfsmittel vorbereiten

Für die vielen Berechnungen, die am Jahresende notwendig werden, setzt der Kostenrechner Hilfsmittel ein, vor allem in Form von Excel-Tabellen. Diese lassen sich bereits im Dezember einrichten und vorbereiten. Vorjahres- und Budgetwerte können erfasst werden, monatliche Werte bis November sind vorhanden.

Schnittstellen sind typisches Problem

Gerade zum Jahreswechsel erhält der Kostenrechner mehr Informationen aus anderen Bereichen als sonst. Dazu werden im IT-System Schnittstellen eingerichtet, über die Informationen ausgetauscht werden. Prüfen Sie diese vor dem Einsatz mit den realen Jahreszahlen. Durch Veränderungen im laufenden Jahr kommt es immer wieder zu Fehlern bei der Übergabe. Ziehen Sie bei dem Test sowohl Ihre Kollegen aus der Fachabteilung als Datenquelle als auch die IT-Verantwortlichen hinzu.

Mitarbeiter vorbereiten

Neben den Daten, den Hilfsmitteln und der Technik müssen auch die Mitarbeiter auf den Jahresabschluss vorbereitet werden. Die Fachabteilungen sind sich meist nicht bewusst, welche Aufgaben zum Jahreswechsel von ihnen erledigt werden müssen. Das gilt auch, wenn es Jahr für Jahr die gleichen sind. Bis wann müssen die Lagerbewegungen gebucht sein? Wie schnell benötigt man die Rechnungen für die Investitionen? Solche und viele weitere Fragen sind jedes Jahr in der Vorbereitung zu klären.

Checklisten aufstellen

Machen Sie es Ihren Kollegen leicht, deren Aufgaben zum Jahreswechsel zu erfüllen. Stellen Sie eine Checkliste auf, die für jeden Verantwortungsbereich genau festlegt, welche Aufgaben bis zu welchem Termin erledigt werden müssen. Verteilen Sie diese rechtzeitig, damit Urlaubsplanung und Kenntnisstand darauf abgestimmt werden können. Auch die Finanzbuchhaltung stellt entsprechende Anforderungen an die Fachabteilungen. Vielleicht sollten Sie eine gemeinsame Arbeitsaufstellung verteilen.