Schwarz/Widmann/Radeisen, UStG § 14 Ausstellung von Rech ... / 8.5 Fortlaufende Rechnungsnummer (§ 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 4 UStG)

Rz. 95

§ 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 4 UStG verlangt die fortlaufende Nummerierung der Rechnungen durch eine oder mehrere Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Unionsrechtliche Grundlage: Art. 226 Nr. 2 MwStSystRL). Diese sog. Rechnungsnummer sollte ursprünglich sicherstellen, dass es sich bei der Rechnung um ein einmaliges Dokument handelt. Gelegentlich ist aber nicht erkennbar, welches Dokument als Original einer Rechnung anzusehen ist, weil z. B. Rechnungen mit einer fortlaufenden Nummer beliebig oft ausgedruckt werden können. Solange mehrere Rechnungsexemplare für die nämliche Leistung erteilt werden und diese dieselbe Rechnungsnummer tragen, erfüllt dies nicht den Tatbestand von § 14c UStG.^[1] Werden mehrere Rechnungsexemplare für den nämlichen Umsatz mit unterschiedlichen Rechnungsnummern erteilt, erweckt dies allerdings den Eindruck, es werde über verschiedene Umsätze abgerechnet.

Rz. 96

Die Rechnungsnummern dürfen aus Zahlen- oder Buchstabenreihen oder aus einer entsprechenden Kombination bestehen (Abschn. 14.5 Abs. 10 S. 2 bis 3 UStAE). Die Zahlen können römisch oder arabisch sein; die Buchstaben brauchen nicht dem lateinischen Alphabet zu entstammen. Aus der Formulierung "fortlaufend" kann nicht geschlossen werden, dass die Rechnungen mit aufeinander folgenden Zahlen zu nummerieren sind. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist daher nicht zwingend.^[2] Dies wäre allerdings zur Prüfung der Vollständigkeit der Aufzeichnungen sowie der erklärten Ausgangsumsätze des leistenden Unternehmers erforderlich. Insoweit könnten Lücken in der Rechnungsnummernabfolge im Einzelfall eine Schätzung nötig erscheinen lassen, wenn die Vollständigkeit der Erfassung der Einnahmen nicht mehr gewährleistet ist.^[3] Nach dem Gebot der Einmaligkeit darf sich eine Rechnungsnummer allerdings nicht wiederholen.

Rz. 97

Der Unternehmer kann auch beliebig viele separate Nummernkreise schaffen (Abschn. 14.5 Abs. 11 UStAE), in denen die Rechnungsnummern jeweils aber auch nur einmal vergeben werden dürfen. Die Rechnungsnummernkreise können sich z. B. auf zeitlich, räumlich oder organisatorisch abgrenzbare Bereiche beziehen, also z. B. nach Tagen, Wochen, Monaten, Jahren, Kunden, Filialen, Betriebsstätten, Organgesellschaften, Vermietungsobjekten u. Ä. aufgeteilt werden.

Rz. 98

Bei Verträgen über Dauerleistungen ist es ausreichend, wenn lediglich diese Verträge eine einmalige Nummer enthalten (z. B. Wohnungs- oder Objektnummer, Mieternummer). Die dazugehörigen Zahlungsbelege bedürfen sodann keiner gesonderten fortlaufenden Nummer (Abschn. 14.5 Abs. 12 UStAE). Für vor dem 1.1.2004 geschlossene Verträge war es nach einer entsprechenden Billigkeitsregelung der Finanzverwaltung zunächst unschädlich, wenn diese keine fortlaufende Nummer enthalten haben.^[4] Nachdem diese Regelung für Steuertatbestände, die nach dem 31.12.2017 verwirklicht worden sind, aufgehoben wurde^[5], sind auch diese Altverträge um eine fortlaufende Nummer zu ergänzen oder die laufenden Zahlungsbelege mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen, z. B. durch eine Formulierung wie "Überweisung Nr. X/2012 für April 2012 lt. Mietvertrag vom …".

Rz. 99

Bei Abrechnung mittels Gutschriften muss der Gutschriftsaussteller eine fortlaufende Nummer vergeben (Abschn. 14.5 Abs. 13 UStAE). Diese Rechnungsnummern richten sich nach seinen geschäftlichen Ordnungsmerkmalen, d. h. nicht nach denen des leistenden Unternehmers. Dieser braucht also dem Gutschriftaussteller nicht mitzuteilen, welche laufende Rechnungsnummer nun bei ihm an der Reihe wäre. Das wäre in der Praxis ohnehin kaum zuverlässig zu bewerkstelligen. Auch die Gutschriften können nach Nummernkreisen eingeteilt werden, also z. B. nach den Namen der Leistenden. Bei Ausstellung der Rechnung durch einen Dritten i. S. d. § 14 Abs. 2 S. 6 UStG kann der Dritte die fortlaufende Nummer vergeben (Abschn. 14.5 Abs. 13 UStAE).

[1] Vgl. das zu § 14 Abs. 3 UStG i. d. F. bis Ende 2003 ergangene Urteil des BFH v. 27.4.1994, XI R 54/93, BStBl II 1994, 718, das auch zu § 14c UStG Geltung hat.

[2] Abschn. 14.5 Abs. 10 S. 4 UStAE; FG Köln v. 7.12.2017, EFG 2018, 375 m. w. N.

[3] BFH v. 7.2.2017 X B 79/16, BFH/NV 2017, 775.

[4] BMF v. 29.1.2004, IV B 7 – S 7280-19/04, BStBl I 2004, 258.

[5] BMF v. 18.3.2019, IV A 2-O 2000/18/10001, BStBl. I 2019, 270.