Schwarz/Widmann/Radeisen, UStG § 14b Aufbewahrung von Re ... / 1.3 Anwendungsbereich des § 14b

Rz. 9

§ 14b UStG knüpft mit seinen Regelungen an die allgemeinen Vorschriften über die Rechnung nach § 14 UStG an. § 14b UStG enthält keine eigene Definition der Rechnung, sondern knüpft an deren Definition in § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG an, wonach Rechnung jedes Dokument ist, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Ob ein Dokument als Rechnung anzusehen ist, richtet sich also danach, ob es die Mindestvoraussetzungen erfüllt, die dafür gelten. Es muss also mindestens Angaben zum Rechnungsaussteller, zum Leistungsempfänger, zur Leistungsbeschreibung, zum Entgelt und zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer enthalten.^[1]

Rz. 9a

Die Vorschriften über die Aufbewahrungsfrist und die Aufbewahrungsorte sind somit für alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen eines Unternehmers verbindlich. Damit sind ab dem 1.1.2004 auch umsatzsteuerrechtlich alle Belege zehn Jahre lang aufzubewahren Da die Aufbewahrungspflicht bei buchführungspflichtigen Unternehmern sowieso schon nach § 147 AO besteht, hat die Regelung materiell-rechtlich nur eine Bedeutung für die nicht buchführungspflichtigen Unternehmer sowie in den Fällen, in denen ein Leistungsempfänger zum Steuerschuldner wird oder ein Nichtunternehmer nach § 2a UStG für bestimmte Umsätze wie ein Unternehmer behandelt wird (§ 14b Abs. 1 S. 4 UStG). Mit der Ausweitung der Aufbewahrungspflicht auf alle Arten von Eingangs- und Ausgangsrechnungen eröffnet sich aber die Möglichkeit, die Nichtaufbewahrung nach § 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 EUR zu ahnden.

Rz. 10

Durch die Anordnung der Aufbewahrungspflicht für Nichtunternehmer im Zusammenhang mit ihnen gegenüber ausgeführten Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück soll darüber hinaus eine bessere Bekämpfung der Schwarzarbeit erfolgen. Die Regelung steht im Zusammenhang mit § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 und § 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG, nach der der leistende Unternehmer in diesen Fällen einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht in seiner pflichtgemäß zu erstellenden Rechnung aufnehmen muss und der Regelung des § 26a Abs. 1 Nr. 3, nach der der Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht mit einem Bußgeld in Höhe bis zu 500 EUR geahndet werden kann.

Rz. 11

Darüber hinaus ist auch aus der Rechtsprechung zunehmend die Tendenz erkennbar, materiell-rechtliche Voraussetzungen für Steuervergünstigungen (Steuerermäßigungen oder Steuerbefreiungen) an formale Voraussetzungen zu knüpfen. Soweit eine Begünstigung nur aufgrund einer ordnungsgemäßen Rechnung in Anspruch genommen werden kann, kann diese Begünstigung innerhalb des Aufbewahrungszeitraums eben nur durch Vorlage der ordnungsgemäßen Rechnung nachgewiesen werden. So hat z. B. der BFH^[2] entschieden, dass die Steuerfreiheit einer innergemeinschaftlichen Lieferung u. a. davon abhängt, dass in der Rechnung gem. § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG auf die Steuerfreiheit dieses Umsatzes hingewiesen wird. Das lässt sich nur belegen, wenn die Rechnung gem. § 14b UStG aufbewahrt wurde.

Rz. 11a

Allerdings ist der Besitz einer Rechnung nicht mehr möglich, wenn die Rechnung verlorengegangen ist. Dann muss ggf. nachgewiesen werden, dass es eine Rechnung gab und welchen Inhalt sie hatte. Dazu können vor Gericht alle verfahrensrechtlich zulässigen Beweismittel eingesetzt werden; der Zeugenbeweis muss hinreichend substanziiert angeboten werden, so der BFH v. 23.10.2014.^[3]

[1] Vgl. zu den entsprechenden Mindestanforderungen einer (berichtigungsfähigen) Rechnung für Zwecke des Vosteuerabzugs BFH v. 20.10.2016, V R 26/15, BFH/NV 2017, 252, UR 2017, 125. S. dazu Widmann, UR 2017, 18. S. auch BFH v. 12.3.2020, V R 48/17, BFH/NV 2020, 1200, MwStR 2020, 850 m. Anm. Nücken; BMF v. 18.9.2020, III C 2 – S 7286-a/19/10001 :001, BStBl I 2020, 976.

[2] BFH v. 12.5.2011, V R 46/10, BFH/NV 2011, 1801.

[3] BFH v. 23.10.2014, V R 23/13, BFH/NV 2015, 291, UR 2015, 188.