Rz. 137
Das BZSt muss dem Antragsteller auf elektronischem Wege unverzüglich das Datum des Eingangs des Antrags beim BZSt mitteilen. Es hat den Vergütungsantrag grundsätzlich innerhalb von vier Monaten und zehn Tagen nach Eingang aller erforderlichen Unterlagen abschließend zu bearbeiten und den Vergütungsbetrag auszuzahlen.
Rz. 138
Bei begründeten Zweifeln an dem Recht auf Vorsteuerabzug in der beantragten Höhe kann das BZSt (binnen 4 Monaten ab dem Eingang des Antrags verlangen, dass die Vorsteuerbeträge – unabhängig von der Höhe des Rechnungsbetrags – durch Vorlage von Rechnungen und Einfuhrbelegen im Original nachgewiesen werden. Ggf. kann das BZSt auch noch weitere Unterlagen anfordern. Der Antragsteller muss die nachträglich angeforderten Unterlagen binnen eines Monats ab Eingang der Anforderung bei ihm dem BZSt vorlegen.
Rz. 139
Die Bearbeitungszeit des Vergütungsantrags verlängert sich bei Anforderung weiterer Informationen durch das BZSt auf längstens acht Monate ab Eingang des Antrags. Diese Fristen gelten auch bei Vergütungsanträgen von Unternehmern, die auf den Kanarischen Inseln, in Ceuta oder in Melilla ansässig sind. Fordert das BZSt weitere Informationen (z. B. die Vorlage von Originaldokumenten) an, muss es den Antrag grundsätzlich binnen zwei Monaten ab Eingang der angeforderten Information abschließend bearbeiten, oder binnen drei Monaten ab Anforderung der zusätzlichen Unterlagen, wenn der Antragsteller auf die Anforderung nicht reagiert hat. Das BZSt hat in solchen Fällen jedoch stets einen Bearbeitungszeitraum von mindestens sechs Monaten ab dem Eingang des Antrags zur Verfügung. Wenn das BZSt weitere zusätzliche Informationen anfordert (also eine zweite Anforderung neben dem Verlangen auf Vorlage von Originalurkunden, muss das BZSt den Antrag spätestens binnen 8 Monaten ab Antragseingang abschließend bearbeiten (Bescheid über die Vergütung oder über die Ablehnung des Antrags).
Rz. 140
Die UStDV regelt anders als die RL 2008/9/EG nicht, dass über den Vergütungsantrag längstens binnen 8 Monaten ab Antragseingang entschieden werden muss. Gleichwohl unterliegt das BZSt wegen der Pflicht zur Verzinsung bei nicht rechtzeitiger Vergütung mittelbar den Bestimmungen der RL 2008/9/EG und damit dem Druck, rechtzeitig über den jeweiligen Antrag zu entscheiden. Der Bescheid des BZSt über die Vergütung wird in elektronischer Form übermittelt (durch Bereitstellung zum Datenabruf nach § 122a i. V. m. § 87a Abs. 8 AO bekanntzugeben; hat der Empfänger des Bescheids der Bekanntgabe durch Bereitstellung zum Datenabruf nicht zugestimmt, ist der Bescheid in Papierform zu versenden). Eine qualifizierte elektronische Signatur gem. § 87a Abs. 4 S. 2 AO nach dem Signaturgesetz ist dabei nicht erforderlich. Bescheide des BZSt und die Anforderung zusätzlicher Informationen für die Antragsbearbeitung werden ausschließlich elektronisch als pdf-Datei an die im Antrag als Adresse zur elektronischen Kommunikation angegebene E-Mail-Adresse des Antragstellers übermittelt. Bei dem Vergütungsantrag handelt es sich um eine Steueranmeldung. Abweichungen im Bescheid des BZSt von dem Antrag müssen daher begründet sein. Gegen den Bescheid über die Vergütung, aber auch gegen die Nichtbearbeitung des Antrags innerhalb der von der RL 2008/9/EG vorgegebenen Fristen, kann der Antragsteller Einspruch einlegen (vgl. auch Art. 23 Abs. 2 der RL 2008/9/EG, wonach dem Antragsteller das Rechtsbehelfsrecht nach den Formen und Fristen des Erstattungsmitgliedstaats zusteht). Ein in der EU ansässiges Unternehmen muss die Voraussetzungen dafür schaffen, dass auch im Urlaubsfall der zuständigen Sachbearbeiterin deutsche Steuerbescheide rechtzeitig übersetzt werden, um sicherzustellen, dass Rechtsbehelfsfristen eingehalten werden können.
Eine unverschuldete Versäumung der Einspruchsfrist liegt nicht vor, wenn das gewerbliche Unternehmen nicht vorträgt, ob und auf welche Weise die Wahrung der Frist zur Einlegung von Rechtsbehelfen überwacht und die Einspruchsfrist versäumt wird, weil der zuständige Mitarbeiter den Bescheid – in fremder Sprache – nicht liest, sondern ohne nähere Prüfung davon ausgeht, dass es sich um einen positiven Bescheid handelt. Die Behörde ist verpflichtet, den Vergütungsbescheid auch bei Adressaten im Ausland in deutscher Sprache (Amtssprache) abzufassen. Dies gilt auch für die Rechtsbehelfsbelehrung.
Rz. 141
Die Bekanntgabe des Vorsteuervergütungsbescheids mit einfacher E-Mail ohne qualifizierte elektronische Signatur ist rechtmäßig und genügt insbesondere dem Schriftlichkeitserfordernis des § 157 Abs. 1 S. 1 AO und § 119 Abs. 3 S. 2 AO. Das Erfordernis der "Schriftlichkeit" nach § 157 Abs. 1 S. 1 AO bzw. § 119 Abs. 3 S. 1 AO ist nicht ohne Weiteres gleichzusetzen mit dem Erfordernis der "Schriftform" nach § 87a Abs. 4 S. 2 AO bzw. § 119 Abs. 3 S. 3 AO. Die Regelungen zur Beifügung einer qualifizierten elektronischen Signatur bei gesetzlich vorgeschriebener Schriftform i...