Schwarz/Widmann/Radeisen, UStG § 22 Aufzeichnungspflichten / 4.4.3 Die Verpflichtung zu "Aufzeichnungen"

Rz. 61

Der Unternehmer kann seiner Verpflichtung, zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Berechnung Aufzeichnungen zu machen, nur dadurch nachkommen, dass er die in § 22 Abs. 2 UStG vorgesehenen Angaben schriftlich und räumlich zusammenhängend niederlegt. Dabei ist er nicht an eine bestimmte Form gebunden. Die Aufzeichnungen können handschriftlich, mechanisch oder elektronisch erstellt werden. Auch die Aufbewahrung von Belegen reicht aus (§ 146 Abs. 5 AO). Sie kann die vom Umsatzsteuerrecht geforderten Aufzeichnungen ersetzen. Es muss sich jedoch um geordnete und nach bestimmten Gesichtspunkten gegliederte (systematisierte) Belegsammlungen handeln, denen im Rahmen der kaufmännischen (doppelten) Buchführung bei Vorliegen weiterer Voraussetzungen ganz oder teilweise Grundbuchfunktion zukommen kann.^[1]

Wer sich einer elektronischen Registrierkasse bedient, muss neben den Z-Bons auch die Programmierprotokolle der Kasse aufbewahren. Dabei steht das Fehlen einer lückenlosen Dokumentation zur Kassenprogrammierung in seinen Auswirkungen auf die Beurteilung der formellen Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und der Eröffnung der Schätzungsbefugnis dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei einer Registrierkasse bzw. dem Fehlen täglicher Protokolle über das Auszählen einer offenen Ladenkasse gleich.^[2]

Rz. 62

Im Rahmen der Aufzeichnungen der Einfuhr (§ 22 Abs. 2 Nr. 6 UStG) können umsatzsteuerrechtlich notwendige Angaben durch den Hinweis auf einen Beleg ersetzt werden. Nach § 64 UStDV ist der Aufzeichnungspflicht genügt, wenn die für die Einfuhr entstandene Einfuhrumsatzsteuer aufgezeichnet und auf einen zollamtlichen Beleg verwiesen wird.

Rz. 63

§ 22 UStG und die dazu ergangenen Durchführungsbestimmungen enthalten keine Bestimmungen darüber, welcher Mittel sich der Unternehmer bei Erfüllung seiner Aufzeichnungspflichten zu bedienen hat. Es steht ihm deshalb frei, die vom Umsatzsteuerrecht geforderten Aufzeichnungen seinem der Ermittlung des Gewinns bzw. des Überschusses der Einnahmen über die Werbungskosten dienenden Rechnungswerk einzufügen, soweit dieses den umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen entspricht; er kann aber für Umsatzsteuerzwecke auch besondere Aufzeichnungen führen. Wenn sich der Unternehmer zu Letzterem entschließen sollte, müssen diese Aufzeichnungen, um eindeutig und leicht nachprüfbar zu sein, Hinweise auf die sonstigen Aufzeichnungen und auch auf die Belege enthalten.

[1] BFH v. 16.9.1964, IV 42/61, BStBl III 1964, 654; BFH v. 20.10.1971, I R 63/70, BStBl II 1972, 273 sowie H 5.2 EStR 2011.

[2] BFH v. 25.3.2015, X R 20/13, BFH/NV 2015, 1277, BStBl II 2015, 743.