Schwarz/Widmann/Radeisen, UStG § 22f Besondere Pflichten ... / 2.6 Dauer der Aufbewahrung (§ 22f Abs. 4) UStG

Rz. 63

Die Dauer der Aufbewahrung des betroffenen Unternehmers richtete sich in der bis zum 30.6.2021 geltenden Fassung des § 22f UStG nach der allgemeinen Regel des § 147 Abs. 3 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen), die erste Fassung des § 22f UStG (Rz. 4) enthielt keine Regelung über die Dauer der Aufbewahrungspflicht. Gem. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sind Bücher und Aufzeichnungen geordnet aufzubewahren; m. E. gehören die von den Betreibern der elektronischen Schnittstellen zu führenden "Aufzeichnungen" schon vom Wortlaut her zu den Aufzeichnungen i. S. v. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO.^[1] Nach dem Abs. 3 S. 1 des § 147 AO sind die Unterlagen nach Abs. 1 Nr. 1 dann zehn Jahre aufzubewahren. Faktisch dürfte die Aufbewahrungsfrist sogar länger sein, denn nach § 147 Abs. 3 S. 3 AO läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, soweit die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Dazu muss der zur Aufzeichnung verpflichtete Unternehmer aber wissen, wann die der potenziellen Haftung zugrunde liegende Umsatzsteuer festsetzungsverjährt ist. Diese Kenntnis über die steuerlichen Verhältnisse Dritter wird er aber regelmäßig nicht haben, sodass wohl eine etwas längere Aufbewahrungsfrist anzuraten ist.^[2]

Rz. 64

Die vorgenannte Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren gilt auch für die seit dem 1.7.2021 geltenden Aufzeichnungspflichten nach Art. 54c MwStVO (Rz. 56ff.), denn auch hierbei handelt es sich um gesetzliche angeordnete Aufbewahrungspflichten. Dies wird i.Ü. auch ausdrücklich in Art. 242a Abs. 2 S. 2 MwStSystRL angeordnet.

Rz. 65

Da es sich bei den Aufzeichnungen der Betreiber elektronischer Schnittstellen regelmäßig um elektronisch geführte Aufzeichnungen handeln dürfte, bedeutet dies, dass diese auch in elektronischer Form (lesbar) für die Dauer von zehn Jahren vorgehalten werden müssen; in Art. 242a Abs. 2 S. 1 MwStSystRL wird auch das ausdrücklich angeordnet.^[3] In Anbetracht der bei vielen Betreibern elektronischer Schnittstellen anfallenden Datenmengen dürfte das einen erheblichen Aufwand nach sich ziehen.

Rz. 66

Die Dauer der Aufbewahrung wird seit der Neufassung des § 22f UStG zum 1.7.2021 nunmehr ausdrücklich in § 22f Abs. 3 UStG geregelt, sie beträgt – wie es bereits nach den o. g. allgemeinen Regelungen der AO eintreten würde – zehn Jahre. Die in den letzten beiden Absätzen genannten Probleme dürften bei dieser gesetzlichen Regelung uneingeschränkt fortgelten. I.E. ist diese Klarstellung durch den Gesetzgeber aber zu begrüßen.

Rz. 67 einstweilen frei

[1] Sie gehören damit nicht zu den in § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO genannten "sonstigen Unterlagen", für die nur eine sechsjährige Aufbewahrungszeit gilt; so wie hier auch Sterzinger, UR 2019, 1, 10 und in Rz. 3 des BMF v. 28.1.2019, III C 5 – S 7420/19/10002 :002 2019/0069610, BStBl I 2019, 106; a. A. aber wohl L'habitant, in Küffner/Stöcker/Zugmaier, UStG, § 22f UStG Rz. 19.

[2] So auch L'habitant, in Küffner/Stöcker/Zugmaier, UStG, § 22f UStG Rz. 19.

[3] Vgl. zu den weiteren Voraussetzungen der "Lesbarmachung" und des Rechts der Finanzbehörde zur Einsichtnahme in § 147 Abs. 5 und 6 AO.