Schwarz/Widmann/Radeisen, UStG § 6a Innergemeinschaftlic ... / 10.2 Belegnachweis

10.2.1 Allgemeines

Rz. 200

Das Umsatzsteuerrecht kennt als belegmäßigen Nachweis einer innergemeinschaftlichen Lieferung nur den Verbringungsnachweis und den Be- oder Verarbeitungsnachweis. Wie die Nachweise im Einzelnen zu führen sind, ist in der UStDV geregelt, und zwar

a. die Gelangensvermutung (§ 17a UStDV; Rz. 207ff.),

b. der Verbringungsnachweis (§ 17b Abs. 2 und 3 UStDV; Rz. 221),

• in Beförderungsfällen (Rz. 233ff., Rz. 251ff.)
• in Versendungsfällen (Rz. 245ff.) und

c. der Be- oder Verarbeitungsnachweis (§ 17c UStDV; Rz. 262ff.).

Hinsichtlich der übrigen Voraussetzungen für die Steuerbefreiung von innergemeinschaftlichen Lieferungen (z. B. Unternehmereigenschaft des Abnehmers, Pflicht des Abnehmers zur Erwerbsbesteuerung) enthält die UStDV keine Regelungen für einen Belegnachweis, wohl aber für den buchmäßigen Nachweis der innergemeinschaftlichen Lieferungen in § 17c Abs. 1 UStDV (Rz. 270ff.). In den einzelnen Mitgliedstaaten ist der Belegnachweis für innergemeinschaftliche Lieferungen nicht einheitlich geregelt.^[1]

Rz. 201

Es ist grundsätzlich Sache des Unternehmers, für die Geltendmachung der Steuerbefreiung den erforderlichen Belegnachweis zu erbringen. Ein fehlender Beleg kann nicht durch die Mitwirkung der Steuerverwaltung des Bestimmungslands erzwungen werden (Rz. 194). Es genügt auch nicht, dass entsprechende Nachweise bei anderen Behörden u. U. vorliegen^[2] oder sich im Besitz anderer Unternehmer befinden.^[3] Gefälschte Verbringungsbelege besitzen keine positive Aussagekraft und können nicht als Verbringungsnachweis anerkannt werden.^[4]

Rz. 202

Die Belege müssen Bestandteil der Buchführung sein. Nachgereichte Belege müssen als Bestandteil der Buchführung bereits gekennzeichnet gewesen sein. Die Nachweisbelege müssen bei der Prüfung grundsätzlich vorhanden sein.^[5] Im Augenblick der örtlichen Prüfung des FA vorübergehend nicht greifbare, aber vorhandene Belege können als ausreichender Nachweis anerkannt werden, wenn diese Belege nachgereicht werden.^[6]

Rz. 203

Die Nachweise müssen grundsätzlich im Zeitpunkt der Befreiung, also im Zeitpunkt der Veranlagung, vorhanden sein. Es ist Aufgabe des Steuerpflichtigen, der eine Steuervergünstigung in Anspruch nimmt, sich rechtzeitig um die erforderlichen Nachweise zu bemühen. Es kann nicht im Belieben des Steuerpflichtigen gestellt sein, wann er den Nachweis der erfolgten innergemeinschaftlichen Lieferung führen will, und dadurch eine unerträgliche Erschwerung der Prüfungsaufgaben der Verwaltung eintreten lassen. Daher muss der Nachweis i. d. R. beim Abschluss der Jahresveranlagung (bei Klage gegen die erstmalige Veranlagung bis zur Entscheidung der letzten Tatsacheninstanz) vorhanden sein. Nur wenn sich wegen besonderer Umstände und ohne Verschulden des Steuerpflichtigen der Nachweis bis zu diesem Zeitpunkt nicht erbringen lässt, sind diese im Einzelfall zu berücksichtigen. Kann jedoch der Unternehmer das Vorliegen der materiell-rechtlichen Voraussetzungen des § 6a Abs. 1 UStG auf andere Weise zur Überzeugung von Verwaltung und ggf. der Gerichte nachweisen, sind die nachträgliche Vorlage von Belegen und die nachträgliche Berichtigung und Ergänzung der buchmäßigen Aufzeichnungen gestattet.^[7]

Rz. 204

Die Angaben in den Belegen müssen im Geltungsbereich der UStDV nachprüfbar sein. Die Belege müssen sich daher im Besitz des Unternehmers befinden; er kann nicht auf andere Standorte, z. B. bei einem anderen Unternehmer, oder auf Beschaffungsmöglichkeit bei einer Behörde verweisen. Es genügt jedoch, wenn der Aussteller der Belege die Geschäftsunterlagen, auf denen die Angaben in den Belegen beruhen, dem FA auf Verlangen im Inland vorlegt.^[8]

Rz. 205

Ist der Beleg infolge höherer Gewalt verloren gegangen, kommt ggf. Erlass der USt aus Billigkeitsgründen in Betracht. Der BFH hat es in einem derartigen Fall nicht als ermessensfehlerhaft angesehen, wenn das FA den Erlass ablehnt, weil der Unternehmer sich nicht rechtzeitig um den Verbringungsnachweis gekümmert hat.^[9]

Rz. 206

Der Unternehmer hat die Belege 10 Jahre aufzubewahren.^[10] Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der zugrunde liegende Umsatz getätigt worden ist. Solange die Festsetzungsfrist noch läuft, verlängert sich auch die Aufbewahrungsfrist.^[11]

Rz. 207

An die Aufbewahrung von Unterlagen als Wiedergabe auf Bildträgern oder anderen Datenträgern sind besondere Voraussetzungen geknüpft.^[12] Verbringungsbelege können nach § 147 Abs. 2 AO auch als Wiedergabe auf einem Bildträger, z. B. Mikrofilm oder Mikrokopie, aufbewahrt werden, wenn die Grundsätze der Mikrofilmaufbewahrung^[13] beachtet werden. Anstelle der Belege in Urschrift treten dann die Mikrokopien. Neben den bildlich wiedergabefähigen Belegen werden auch maschinell lesbare Datenträger (z. B. Disketten, Magnetband, Magnetplatte, elektro-optische Speicherplatte) zugelassen, soweit auf diesen eine Veränderung bzw. Verfälschung nicht möglich ist. Bei den Datenträgern muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe mit den empfangenen Belegen übereinstimmt. Der ...