Schwarz/Widmann/Radeisen, UStG § 6a Innergemeinschaftlic ... / 10.3.2 Eindeutige und leichte Nachprüfbarkeit des Buchnachweises

Rz. 276

Die Voraussetzungen der Steuerbefreiung müssen eindeutig und leicht nachprüfbar aus der Buchführung zu ersehen sein.^[1] Daraus ergibt sich, dass die erforderlichen Aufzeichnungen laufend und unmittelbar nach Ausführung des jeweiligen Umsatzes vorgenommen werden müssen. Ist für die Buchungen z. B. eine Steuerkanzlei beauftragt, muss gewährleistet sein, dass dieser die Buchungsunterlagen unmittelbar nach dem Geschäftsvorfall zur Verfügung gestellt werden und diese die Buchungen zeitgerecht vornimmt.^[2] Der Unternehmer muss den buchmäßigen Nachweis bis zu dem Zeitpunkt führen, zu dem er die USt-Voranmeldung für die innergemeinschaftliche Lieferung zu übermitteln.^[3] Der buchmäßige Nachweis darf jedoch durch Belege (z. B. Gelangensbestätigung) vervollständigt werden, wenn diese erst später eingehen.^[4] Es wird auf die Ausführungen unter Rz. 230ff. hingewiesen.

Rz. 277

Der Buchnachweis bezweckt, der Finanzverwaltung die Nachprüfung der Voraussetzungen der Steuerbefreiung zu ermöglichen. Es genügt daher grundsätzlich nicht, wenn der Buchnachweis lediglich am Ende des Veranlagungszeitraums oder bei der Abgabe der Steuererklärung vorlag. Die in den Belegen und buchmäßigen Aufzeichnungen beurkundeten Tatsachen können mit allen dafür geeigneten Beweismitteln widerlegt oder in Zweifel gezogen werden.^[5]

Rz. 278

Eine eindeutige und leichte Nachprüfbarkeit des Buchnachweises ist dann gegeben, wenn die Buchführung ohne erheblichen Zeitverlust ein zweifelsfreies Auffinden der einzelnen Geschäftsvorfälle gewährleistet. In Anlehnung an § 63 Abs. 1 UStDV müssen die Aufzeichnungen so beschaffen sein, dass es einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit möglich ist, einen Überblick über die Verbringungsumsätze des Unternehmers zu erhalten und die Grundlagen für die Steuerbefreiung festzustellen. Je umfangreicher und vielschichtiger sich die Umsätze gestalten, umso mehr Zeit wird für die Gewinnung eines Überblicks aufzuwenden sein. Hingegen genügen Unternehmer, die nur eine oder zwei Ausfuhrlieferungen im Kj. durchführen und u. U. nicht einmal buchführungspflichtig sind, der Aufzeichnungspflicht i. A., wenn aus anderen Aufzeichnungen (Verkaufslisten, Kassenbüchern) eindeutig entnommen werden kann, dass es sich um Verbringungslieferungen handelt.^[6]

Rz. 279

Der Buchnachweis verlangt, dass alle in den Vorschriften über die Steuerbefreiung genannten Voraussetzungen in der Buchführung aufgezeichnet werden. Die Buchführung ist für sich ein geschlossenes Ganzes. Die Rechnungsdurchschriften und sonstigen Belege sind Teil der Buchführung (Rz. 281). Der buchmäßige Nachweis könne innerhalb der Buchführung aber auf verschiedene Weise geführt werden. Es stehe dem Steuerpflichtigen frei, in welcher Art er die Buchführung für den Nachweis einrichten wolle. Für die Anerkennung des Buchnachweises komme es deshalb nicht darauf an, dass der Warendurchlauf vom Wareneingang her leicht nachprüfbar erscheint. Der Buchnachweis könne auch so gestaltet sein, dass er sich vonseiten der Entgeltvereinnahmung her leicht und eindeutig erbringen lässt. Das sei bei der Ist-Versteuerung die Regel. Auch von Seiten des Warenausgangs lasse sich der Buchnachweis gestalten.^[7] Angaben können auch durch Bezugnahme auf andere Geschäftsunterlagen ergänzt werden, z. B. zur Identifizierung einer Lieferung oder des Liefergegenstands. Der Aufwand zur Identifizierung der Leistung muss aber begrenzt sein; bei Verweisung auf andere Geschäftsunterlagen ist es grundsätzlich notwendig, dass die in Bezug genommenen Unterlagen eindeutig bezeichnet werden.^[8]

Rz. 280

Für den umsatzsteuerlichen Buchnachweis muss die Buchführung so beschaffen sein, dass die einzelnen Voraussetzungen der Befreiung aus ihr zu ersehen sind.^[9] Der Buchnachweis muss für jeden einzelnen Umsatz geführt werden.^[10] Das ist nicht der Fall, wenn die befreiten und die nicht befreiten Umsätze nicht getrennt gebucht sind und ein Prüfer, der die steuerbefreiten Umsätze überprüfen will, zuvor aus den gesamten Umsätzen die nicht befreiten ausscheiden muss.^[11]

Rz. 281

Beschränkt sich der Mangel im Buchnachweis auf das Fehlen der Verbindung zwischen dem Verkehrsvorgang (Lieferung, sonstige Leistung) und einem von mehreren Teilen des Entgelts, so geht die Steuerbefreiung nur für diesen Entgeltteil verloren, es sei denn, dass auch insoweit zweifelsfrei – nach objektiver Beweislage – die Voraussetzungen der Steuerbefreiung vorliegen. Für die übrigen Entgeltteile, bei denen der Mangel nicht besteht, ist die Steuerbefreiung zu gewähren. Der Grundsatz der Unzerlegbarkeit einheitlicher wirtschaftlicher Vorgänge bezieht sich nur auf den Verkehrsvorgang, nicht auf das Entgelt.^[12]

Rz. 282

Für den Buchnachweis brauchen keine besonderen Bücher geführt zu werden, wenn der Nachweis sich eindeutig und leicht nachprüfbar aus der sonstigen Buchführung ergibt (z. B. Verkaufslisten, Kassenzettel; Rz. 421). Es steht dem Steuerpflichtigen grundsätzlich frei, in welcher Art er die Buchführung für den Buchnachweis e...