Shared Service Center: Maßgeschneiderte Kosten- und Leis ... / 5 Abrechnung

5.1 Leistungserfassung

Vorsysteme und Schnittstellen

Vorsysteme und Schnittstellen liefern Daten für die Verrechnungen der Organisationskostenstellen für Sachleistungen und Leistungsmengen (Liefermengen) zur Verrechnung von Standardservices. Alle Vorsysteme, welche Liefermengen für die Erfassung der Abnahmemengen zur Faktura in SAP bereitstellen, wurden in dem Projekt an einen einheitlichen Datensammler angebunden, der somit die "single source of truth" für die Liefermengenerfassung darstellt.

Die Zeiterfassungen erfolgen ausschließlich im ERP-System und stellen somit auf identische Weise einen "single point of entry" für alle Leistungsverrechnungen von Organisationskostenstellen an Aktivitätenprozesse und auch Projekte im ERP-System dar.

Liefermengen für Standardmaterialien

Für jeden verkaufbaren Standardservice wurde ein sogenanntes Servicematerial angelegt, welches der Preisfindung und der Identifikation des betreffenden Standardservices in der jeweiligen Kundenauftragsposition dient. Die Liefermengen repräsentieren die geleisteten Hauptprozessmengen (Standardmaterial) je Kundenauftrag und dienen hauptsächlich der Verrechnung der Herstellkosten von Prozessen auf Auftragspositionen (VBP).

Die gelieferten Mengen wurden als "Statistische Kennzahlen" auf der Auftragsposition erfasst. Die monatliche Templateverrechnung, die vor der Auftragsabrechnung und der WIP-Ermittlung durchgeführt wird, zieht anhand der gebuchten Statistischen Kennzahl und der jeweiligen Materialnummer die Herstellkosten aus den Hauptprozessen auf die Vertriebsauftragsposition (Pull-Verfahren).

Zeitige Lieferung der Daten

Neben den Liefermengen für verkaufte Standardmaterialien müssen die Quellsysteme auch die Leistungsmengen für die Verrechnung der Kosten von Eigenverbräuchen, Beistellungen und auch Bündelprodukten zur Verfügung stellen. Die Datenlieferungen müssen daher von den jeweiligen Quellsystemen pünktlich erfolgen und vor dem Beginn des Periodenabschlusse (z. B. Monatsende) übertragen werden.

5.2 Interne Leistungsverrechnung

Geringer Aufwand

Die Verrechnung von Services innerhalb der Serviceorganisation (z. B. Eigenverbrauch oder Beistellungen) sollten mit möglichst geringem Aufwand erfolgen. Die im Projekt gewählte Methode war die Leistungsverrechnung der Services direkt in Empfängerkostenstellen oder spezielle Verrechnungskostenstellen, bewertet zu Herstellkosten mit Handling-Zuschlag. Dies war im ERP-System technisch einfach abbildbar, da die Geschäftsfelder (Sender und Empfänger) einen gemeinsamen Kostenrechnungskreis benutzen

5.3 Externe Fakturierung

Fakturanachweis und Ergebnisrechnung

Das Serviceunternehmen fakturiert Dienstleistungen an alle Gesellschaften des Konzerns. Für die Finanzbuchhaltung ist ein Fakturanachweis zu erstellen, der als Beleg für die Verbuchung der Fakturen an die Kunden dient. Dieser Fakturanachweis basiert auf Daten von Vorsystemen (z. B. Inventarverwaltung, Buchungssystem, Zeiterfassung, Auftragssystem, Bestandsystem) und wird typischerweise durch das Vertriebs-Modul des ERP-Systems erstellt. Der Fakturanachweis erfüllt die Aufgabe, die Fakturen in der Finanzbuchhaltung sowohl des Serviceunternehmens als auch des Konzernkunden zu verbuchen und alle notwendigen Informationen für die Verbuchung und für die Ergebnisrechnung relevanten Daten (Fakturamenge, Preise HK usw.) sowie die Merkmale (empfangende Gesellschaft, Kunde, Service usw.) bereitzustellen. Damit wird sichergestellt, dass der Fakturanachweis und die tatsächlichen Buchungen übereinstimmen.

Die an die Ergebnisrechnung übergebenen Fakturadaten stoßen die im Rahmen des Monatsabschlusses durchgeführte Ermittlung der Umsatzkosten in der Ergebnisrechnung an. Die Entlastung der Prozesse und Kostenstellen um die für die Leistungserbringung notwendigen Ressourcenkosten erfolgte bereits vorher mittels Template-Verrechnung in die jeweilige Kontrakt-/Kundenauftragsposition; dies ist schematisch in Abb. 13 dargestellt.

Abb. 13: Abrechnung in Rahmen der Fakturierung

Die interne Leistungsverrechnung und die externe Fakturierung sollten somit gesamthaft zur Entlastung der Kostenstellen der Servicegesellschaft führen. Allfällige Über- oder Unterdeckungen zeigen dem Management sowohl Handlungsbedarf als auch Handlungsmöglichkeiten auf.