Software as a Service, Prüfung der Vorteilhaftigkeit im eigenen Unternehmen

Kurzbeschreibung

Ob es für ein Unternehmen Sinn macht, Anwendungssoftware zu mieten statt zu kaufen, muss strategisch und operativ zuverlässig beantwortet werden. Die Checkliste dient dabei als Leitfaden, lässt sich leicht an die Erfordernisse des Betriebes anpassen und soll helfen, die Entscheidung für oder gegen Software as a Service (SaaS) zu untermauern.

Eignet sich SaaS für mein Unternehmen?

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Macht es für mein Unternehmen Sinn, Anwendungssoftware zu mieten statt zu kaufen? Diese Frage muss vor einer strategischen Entscheidung zuverlässig beantwortet werden. Die nachfolgende Checkliste hilft Ihnen dabei.

Was versteht man unter SaaS?

Die Grundidee von SaaS ist denkbar einfach: Ein Software-Hersteller betreibt seine Lösungen, z.B. Software für ERP, Warenwirtschaft, Buchhaltung, Projektverwaltung, Kundenmanagement, Personalwesen, Web-Shops oder auch Office-Lösungen, auf eigenen Servern und bietet diese Software interessierten Firmen zur webbasierten Nutzung an. Oft bieten auch IT-Dienstleister diese Services für Programme an, die sie von Software-Herstellern beziehen und auf eigenen Servern betreiben. Die Nutzung erfolgt dabei meist auf Basis eines Abonnements oder nach Nutzung bzw. Inanspruchnahme (Pay per Use oder Pay as you go Modell).

Vorläufer von SaaS war Application Service Providing (ASP). Im Unterschied zu SaaS basierte ASP zwar auch auf einer Online-Verbindung, allerdings wurden dort die Originalanwendungen und –masken verwendet; es musste u.a. noch Software auf den Rechnern installiert werden. SaaS ist eine Weiterentwicklung von ASP. Saas-Lösungen hingegen sind browserbasiert. Es sind i.d.R. keine Installationen notwendig, da die Software über das Internet bereitgestellt wird.

SaaS oder Cloud-Computing tragen dazu bei, die IT-Kosten stabil zu halten oder sie sogar zu senken. Die Idee der Mietsoftware ist vielversprechend und bringt allen Beteiligten überwiegend Vorteile.

Ausführliche Informationen zu SaaS einschließlich seiner Vor- und Nachteile, der Berechnung des Einsparpotenzials und der Auswahl eines SaaS-Partners finden Sie in dem Beitrag "IT-Kosten nachhaltig senken – Software mieten statt kaufen".

Die Checkliste soll helfen, die Entscheidung für oder gegen SaaS und Co. zu untermauern. Sie kann nur Orientierung und Leitfaden sein und lässt sich leicht an die Erfordernisse Ihres Betriebes anpassen.

Frage/Prüfpunkt	Bemerkungen
Gibt es eine strategische Grundsatzentscheidung seitens der Geschäftsleitung, künftig vor allem oder nur noch SaaS/Cloud zu nutzen?
Welche Software soll oder kann überhaupt gemietet werden? Gibt es spezielle Anwendungen, die (noch) nicht angeboten werden, z.B. technische Spezial-Programme? Welche selbst programmierten Anwendungen laufen im Unternehmen, die sich zumindest kurzfristig nicht leicht ersetzen lassen, z.B. Konstruktionsprogramme? Kann der voraussichtliche Aufwand (Kosten, Personal, Zeit) für eine Migration der Daten geschätzt werden?
Wie hoch ist der aktuelle Anteil der IT-Kosten an den Gesamtkosten? (SaaS/Cloud lohnt sich meist bereits bei einem Anteil von mehr als 10 % oder einem Gesamtvolumen von etwa 5-15 TEUR/Jahr.) Um die genauen Kosten für SaaS zu erheben, werden konkrete Angebote benötigt. Es gibt je nach Anwendungsszenario Abo-, Flatrate-, Staffelpreis- oder nutzungsabhängige (Pay per Use) Preismodelle. Auch Kombinationen sind möglich. Welche Anforderungen bestehen hinsichtlich der Skalierbarkeit (Anpassung vor allem an die Nutzerzahl von Anwendungen)? Auch das kann Einfluss auf das Preismodell haben, da nur für das bezahlt werden muss, was auch tatsächlich genutzt wird.
Wie hoch sind die jährlichen Investitionen in Soft- und Hardware? (Software muss bei SaaS/Cloud-Nutzung nur noch in Ausnahmefällen, Hardware kann mit deutlich verringertem Leistungsvermögen erworben werden; Updates werden vom Anbieter übernommen. U. U. können SaaS/Cloud-Anbieter hier Sonderkonditionen einräumen, wenn sie ihrerseits günstige Verträge mit Herstellern haben.)
Steht in der näheren Zukunft eine Modernisierung und/oder Ausweitung der IT-Landschaft an? Welche Programme/Lösungen sollen hinzukommen? Wie hoch werden die Kosten und Investitionen voraussichtlich sein?
Ist es erforderlich, einen eigenen Administrator zu beschäftigen?
Wie oft finden Aus- und Fortbildungen statt? Wie viel Arbeitszeit geht hierdurch verloren? Welche Kosten entstehen hierdurch?
Welche weiteren monetären Auswirkungen ergeben sich (z. B. Reduktion der Energie-, Klimatechnik oder Schulungskosten)?
Wurde eine Wirtschaftlichkeitsberechnung durchgeführt? Wie hoch sind die voraussichtlichen Einsparungen pro Jahr?
Können/sollen die frei werdenden Kapazitäten und Mittel für das Kerngeschäft genutzt werden?
Ist der Betriebsrat in die Entscheidungsfindung eingebunden (notwendig, da i. d. R. die Organisation verändert wird und u. U. Mitarbeiter von Veränderungen oder Entlassungen betroffen sein können)?
Wann sollen die Mitarbeiter informiert werden?
Wie hoch ist die eigene durchschnittliche Verfügbarkeit? Welche Ve...