Zusammenfassung
Die gesamten Beiträge zur Sozialversicherung müssen bis zum drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Arbeitsmonats bezahlt sein. Zu zahlen sind die Beiträge in Höhe der voraussichtlichen Beitragsschuld des jeweiligen Monats, in dem die sozialversicherungspflichtige Beschäftigung ausgeführt wird oder als ausgeführt gilt. Dabei wird für den laufenden Monat die Beitragshöhe geschätzt; zusätzlich wird eine Restforderung/Restverbindlichkeit des Vormonats verrechnet. Die Abstimmarbeiten des Kontos "Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit" bereiten durch diese Regelung in der Finanz- und Lohnbuchhaltung nicht selten Probleme.
1 "Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit" oder "Voraussichtliche Beitragsschuld" – welches ist das richtige Konto?
Durch die vorgezogene Beitragsfälligkeit werden die Beiträge zur Sozialversicherung bezahlt, bevor die endgültige Höhe der Verbindlichkeit feststeht. Zu diesem Zweck wurde im DATEV-Kontenrahmen das Konto "Voraussichtliche Beitragsschuld gegenüber den Sozialversicherungsträgern (SKR03 1759/SKR04 3759)" eingerichtet.
Lohnzahlung vor Fälligkeitstermin der Beitragsnachweise
Wenn der Zahltag bzw. Abrechnungstag für die Löhne und Gehälter vor dem Fälligkeitstag der Beitragsnachweise liegt, gibt es keine Probleme mit der Abstimmung. Sofern die endgültige Abrechnung vor oder an dem Tag der Fälligkeit der Beitragsnachweise erstellt wird, entfällt die Schätzung und die voraussichtliche Beitragsschuld entspricht der tatsächlichen Verbindlichkeit. Änderungen, die sich nach dem Abrechnungstag ergeben, werden im Folgemonat berücksichtigt und beeinflussen nicht die Beiträge des laufenden Monats. Wenn aber zum Monatsende abgerechnet, ergeben sich regelmäßig Differenzen zwischen voraussichtlicher Beitragsschuld und endgültiger Verbindlichkeit.
Es gibt 2 Möglichkeiten:
- monatliche Buchung der "voraussichtlichen Beitragsschuld" und Verrechnung am Ende des Monats anhand des Lohnbuchungsbelegs mit der endgültigen Verbindlichkeit oder
- Buchung ausschließlich über das Konto "Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit (SKR03 1742/SKR04 3740)" und monatliche Abstimmung dieses Kontos.
Der Aufwand erhöht sich in beiden Fällen mit der Anzahl der abzurechnenden Krankenkassen.
Praxisbeispiel (Ausgangssituation): Darstellung der Betragsveränderung
Im Unternehmen wird mit folgenden Krankenkassen abgerechnet: AOK, DAK, TK. Die Abrechnung und Abstimmung der SV-Beiträge wird über 2 Monate verfolgt.
Die Restverbindlichkeit 12/01 sowie das neue Schätzungssoll 01/02 betragen:
| Krankenkassen |
Restverbindlichkeit per 12/01 [EUR] |
Schätzung. Monat 01/02 [EUR] |
Zahlsummen 01/02 [EUR] = voraussichtliche Beitragsschuld = Beitragsnachweis |
| AOK |
1.770 |
12.000 |
13.770 |
| DAK |
200 |
5.200 |
5.400 |
| TK |
500 |
4.700 |
5.200 |
| Summen |
2.470 |
21.900 |
24.370 |
Anmeldung und Überweisung der Beiträge zum 27.1.02 (2 Tage vor Fälligkeit): 24.370 EUR
Endgültige Werte per 31.1.02:
| Krankenkassen |
Schätzung. Monat 01/02 [EUR] |
Endgültige Verbindlichkeit lfd. Monat 01/02 [EUR] lt. Buchungsbeleg |
Restverbindlichkeit/-forderung [EUR] |
| AOK |
12.000 |
11.900 |
– 100 |
| DAK |
5.200 |
5.500 |
+ 300 |
| TK |
4.700 |
4.700 |
+/– 0 |
| Summen |
21.900 |
22.100 |
+ 200 |
Die Restverbindlichkeit 01/02 sowie das neue Schätzungssoll 02/02 betragen:
| Krankenkassen |
Differenz Vormonat (EUR) |
Schätzung lfd. Monat 02/02 [EUR] |
Zahlsummen 02/02 [EUR] = voraussichtliche Beitragsschuld = Beitragsnachweis |
| AOK |
– 100 |
12.700 |
12.600 |
| DAK |
+ 300 |
5.600 |
5.900 |
| TK |
+/– 0 |
4.700 |
4.700 |
| Summen |
+ 200 |
23.000 |
23.200 |
Anmeldung und Überweisung der Beiträge zum 24.2.02 (2 Tage vor Fälligkeit): 23.200 EUR
Endgültige Werte zum 28.2.02:
| Krankenkassen |
Schätzung Monat 02/02 [EUR] |
Endgültige Verbindlichkeit lfd. Monat 02/02 [EUR] lt. Buchungsbeleg |
Restverbindlichkeit/ -forderung [EUR] |
| AOK |
12.700 |
12.550 |
– 150 |
| DAK |
5.600 |
5.600 |
+/– 0 |
| TK |
4.700 |
4.620 |
– 80 |
| Summen |
23.000 |
22.770 |
– 230 |
2 Buchung über das Konto "Voraussichtliche Beitragsschuld"
Buchung der Überweisung zum 27.1.02 anhand der aktuellen Beitragsnachweisübersicht:
Konto SKR 03/04 Soll |
Konten- bezeichnung |
Betrag |
Konto SKR 03/04 Haben |
Konten- bezeichnung |
Betrag |
| 1742/3740 |
Verbindlichkeit 12 |
2.470 EUR |
|
|
|
| 1759/3759 |
Vorauss. Beitragsschuld 01 |
21.900 EUR |
|
|
|
| |
|
|
1200/1800 |
Bank |
24.370 EUR |
Die "Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit" per 31.12.01 sind damit ausgeglichen. Die "voraussichtliche Beitragsschuld" wird ausgeglichen, wenn die endgültigen Verbindlichkeiten feststehen.
Buchungsbeleg zum 31.1.02 mit den endgültigen Werten:
Konto SKR 03/04 Soll |
Konten- bezeichnung |
Betrag |
Konto SKR 03/04 Haben |
Konten- bezeichnung |
Betrag |
| 4100/6000 |
Löhne bzw. Gehälter |
50.000 EUR |
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| 4130/6110 |
Gesetzliche soziale Aufwendungen |
10.000 EUR |
|
|
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| |
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|
1740/3720 |
Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt |
29.900 EUR |
| |
|
|
1741/3730 |
Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer |
8.000 EUR |
| |
|
|
1742/3740 |
Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit |
22.100 EUR |
Umbuchung der Vorauszahlung:
Konto SKR 03/04 Soll |
Konten- bezeichnung |
Betrag |
Konto SKR 03/04 Haben |
Konten- bezeichnung |
Betrag |
| 1742/3740 |
Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit |
21.900 EUR |
1759/3759 |
voraussichtliche Beitragsschuld |
21.900 EUR |
Das Konto "voraussichtliche Beitragsschuld"...