Standardisierte Reporting- und Visualisierungskonzepte in Unternehmen einführen und durchsetzen

Zusammenfassung

Überblick

• Mit zunehmender Unternehmensgröße und Komplexität des Geschäftsmodells steigern Reportingstandards die Produktivität, ähnlich wie definierte Unternehmensprozesse.
• Eine Reporting-Richtlinie ist eine Zusammenfassung der wichtigsten "Prozessketten" des Reportings.
• Das RANDI-Modell ist eine praxiserprobte Vorgehensweise zur Einführung eines standardisierten Reportings.
• Die iterative Herangehensweise und agile Methoden sichern schnelle erste Ergebnisse.
• Ein Schlüssel zum Erfolg ist die Schaffung eines passenden Mindsets bei Führungskräften und Mitarbeitern, das zur entsprechenden Reporting-Richtlinie des Unternehmens passt.

1 Warum Unternehmen Standards und Regeln im Reporting brauchen

Mehr Effizienz und Effektivität durch Standards

Erfolgreiche Unternehmen, die eine gewisse Größe erreicht haben, benötigen Prozesse und Standards. Mitarbeiterwachstum und damit einhergehende komplexere Geschäftsmodelle beeinflussen die Produktivität. Prozesse und Standards sind dabei ein gutes Mittel, um trotzdem effizient und effektiv zu arbeiten.

Genauso verhält es sich im Reporting. Wenn ein Unternehmen wächst, steigen auch die Anforderungen an die Daten- und Informationsversorgung. Unternehmen beginnen dann unterstützende IT-Systeme einzuführen. Datenbanken werden befüllt und Data Warehouses "gebaut". Durch die Bildung von Hierarchien, die Definition von Key Performance Indicators (KPIs) und den Aufbau eines einheitlichen Datenmodells erhoffen sich Unternehmen, Herr der Datenberge zu werden. Ist diese Phase erfolgreich durchlaufen, werden daraus Berichte und/oder Dashboards mittels Excel, PowerPoint oder Business Intelligence (BI) bereitgestellt.

Alle Daten und Informationen stehen nun tagesaktuell zur Verfügung. Die Ersteller von Berichten und Dashboards können den Managern mithilfe der BI-Tools einfach und schnell steuerungsrelevante Informationen herausfiltern. Damit ist der Manager in der Lage bessere Entscheidungen zu treffen. So zumindest die Theorie.

Fehlende Standards im Reporting

In der Realität sieht es in den meisten Unternehmen anders aus. Manager klagen über eine hohe Informationsflut, falsche oder schlecht aufbereitete Daten oder auch eine nicht zufriedenstellende Datenqualität. Ebenso über eine fehlende intuitive Bedienung der Dashboards, die zudem nicht dem gewünschten Detailierungsgrad entsprechen.

Die Perspektive der Ersteller ist ebenso ernüchternd. Die Berichtserstellung gestaltet sich schwierig, da die eingesetzten BI-Werkzeuge schwer zu bedienen sind und zum anderen schlicht die Anforderungen der Berichtsempfänger nicht getroffen werden. Dazu kommen noch Kommunikationsschwierigkeiten bei der Anforderungsaufnahme zwischen Empfänger und Ersteller von Berichten und Dashboards.

• Typische Sätze eines Erstellers sind dabei "Der da oben (Empfänger) will das einmal so und einmal so" oder "Die (Empfänger) wollen es möglichst einfach, aber regen sich auf, wenn mal eine Zahl nicht da ist!".
• Auch die Empfängerseite flucht: "Das sind viel zu viele Informationen. Alles ist unübersichtlich!" oder "Das hätte ich auch eben selbst in Excel machen können!".

Die geschilderten Probleme können einen kommunikativen oder technischen Ursprung haben und entstehen immer dann, wenn es in Unternehmen keine Standards und Prozesse gibt. Nur in Unternehmen mit Standards, Regeln und eindeutigen Zuständigkeiten im Reporting können Daten und Informationen so bereitgestellt werden, dass sie zu guten Entscheidungen führen. Das ist ein kritischer Erfolgsfaktor im Informationszeitalter. Denn Unternehmen, die zur richtigen Zeit, die richtigen Informationen haben, können richtige Entscheidungen treffen und langfristig wettbewerbsfähig bleiben.

2 Ziel einer verbindlichen Reporting-Richtlinie

Die richtigen Informationen mit wenig Aufwand liefern

Das Ziel einer Reporting-Richtlinie ist, durch eine Standardisierung das Reporting zu vereinfachen und die Arbeit jedes einzelnen Beteiligten zu erleichtern. Berichtsempfänger sollen passende Informationen zur Verfügung gestellt bekommen, die schnell aufzunehmen sind. Ersteller sollen hingegen möglichst wenig Aufwand mit der Erstellung haben und dafür mehr Zeit in die Datenanalyse investieren können. Dazu müssen folgende Fragen in der Reporting-Richtlinie beantwortet werden^[1]:

• Welcher Bericht wird in welcher Form dem Empfänger zur Verfügung gestellt?

  • Excel, PowerPoint, PDF oder Dashboard?
  • Statisch oder interaktiv?
  • Desktop oder mobil?
• Was sind wiederkehrende Berichte, was Ad-hoc Berichte?

• Wofür nutzt ein Empfänger die Berichte bzw. Dashboards?

  • Strategische Entscheidungen?
  • Analysen?
  • Monitoring von Kennzahlen?

• Wie oft müssen die Daten und Informationen zur Verfügung gestellt werden?

  • Real time?
  • Täglich?
  • Monatlich?

• Wie werden die Berichte dargestellt?

  • Wie werden Tabellen und Diagramme gestaltet?
  • Wann wird eine Tabelle, wann ein Diagramm genutzt?
  • Welches Diagramm wird für welchen Sachverhalt genutzt?
  • Welcher Struktur, welcher Logik folgen Berichte?

• Wie werden Dashboards gestaltet?

  • Welches Storytelling-Konzept wird angewendet?
  • Wie sehen Navigationspfade aus?
  • Wann werden welche Filter gesetzt?
  • Welche Drill-Downs sind erlaubt...