Ersetzt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer mit umfangreicher Reisetätigkeit die Kosten einer BahnCard 50, um auf diese Weise die erstattungspflichtigen Fahrtkosten für Dienstreisen zu mindern, gehört der Kostenersatz zu den steuerfreien Reisekosten. Nutzt der Arbeitnehmer die BahnCard auch für private Bahnreisen, liegt ein lohnsteuerpflichtiger Vorteil dann nicht vor, wenn die Aufwendungen des Arbeitgebers für die BahnCard und die ermäßigt abgerechneten dienstlichen Bahnfahrten unter den Fahrtkosten liegen, die ohne die BahnCard entstanden wären. Die Möglichkeit der privaten Mitbenutzung führt deshalb nicht zu einem lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteil, wenn sich durch die Dienstreisen wegen des um 50 % reduzierten Fahrpreises eine Kostenersparnis ergibt, die größer ist als der ersetzte Preis für die BahnCard. Dabei bestehen keine Bedenken, den steuerfreien Arbeitgeberersatz zunächst aufgrund eines Prognosemodells durchzuführen.
Führt die Kostenersparnis nicht zur vollständigen Amortisation der Kosten für die BahnCard 50, ist eine teilweise Steuerfreiheit möglich. Auch hier kann anstelle einer quotalen Aufteilung (Nutzung zu dienstlichen Zwecken im Verhältnis zur Gesamtnutzung) die Höhe der steuerfrei zulässigen Arbeitgebererstattung anhand der ersparten Kosten für Einzelfahrscheine für dienstliche Fahrten berechnet werden.
Die BahnCard 100 darf nur i. H. d. tatsächlich entstandenen Kosten vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass durch die Anschaffung des Jahrestickets für die Dienstreisen geringere Fahrtkosten entstehen als bei Ansatz der normalen Einzelfahrscheine für sämtliche dienstliche Bahnfahrten des betreffenden Jahres. Insoweit gelten dieselben Grundsätze wie für den steuerfreien Arbeitgeberersatz bei der BahnCard 50. Die Aufwendungen hierfür können ungeachtet der privaten Nutzungsmöglichkeit begünstigte Reisekosten darstellen, wenn durch die Kostenübernahme der BahnCard für den Arbeitgeber im Ergebnis geringere Betriebsausgaben entstehen, als dies beim normalen Bahntarif für die Reisetätigkeiten des Arbeitnehmers im betreffenden Jahr der Fall gewesen wäre.
Eine steuerfreie Erstattung des Arbeitgebers von fiktiv für eine Fahrkarte entstandenen Kosten bzw. eines fiktiven dienstlichen Anteils der BahnCard für einzelne Dienstreisen ist nicht möglich. Allerdings ist eine teilweise steuerfreie Erstattung der Kosten für die BahnCard 100 zulässig. Entsprechend der für die BahnCard 50 dargestellten Grundsätze ist der Umfang des steuerfreien Arbeitgeberersatzes im Wege einer quotalen Aufteilung zu ermitteln oder anhand der Kosten, die für die Einzelfahrscheine der dienstlichen Fahrten des Arbeitnehmers entstanden wären.
BahnCard 50 bzw. BahnCard 100 des Arbeitgebers
Überlässt der Arbeitgeber eine von ihm angeschaffte BahnCard seinem Arbeitnehmer, gelten die für den steuerfreien Reisekostenersatz dargestellten Grundsätze für die Feststellung eines geldwerten Vorteils entsprechend, wenn die für dienstliche Fahrten prognostizierten Kosten für Einzelfahrscheine zu einer Vollamortisation der BahnCard 50 bzw. BahnCard 100 führen. Die Überlassung der jeweiligen BahnCard erfolgt in diesen Fällen aufgrund der Prognoseentscheidung im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse. Wird dagegen nur eine Teilamortisation erreicht, ist der Wert der jeweiligen BahnCard zunächst in voller Höhe als lohnsteuerpflichtiger Sachbezug zu erfassen. Die während des Gültigkeitszeitraums durchgeführten dienstlichen Fahrten können als Korrekturbetrag die in Form der BahnCard steuerpflichtig vorausgezahlten Reisekosten monatlich oder in einer Summe am Ende des Gültigkeitszeitraums mindern. Die Höhe des steuerfreien Reisekostenanspruchs kann anhand der quotalen Aufteilung oder aber auch hier nach den ersparten Reisekosten für Einzelfahrscheine vorgenommen werden.
Arbeitgeberleistungen (Sachbezüge und Zuschüsse) zu Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit öffentlichen Verkehrsmitteln sind lohnsteuerfrei, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Zu den Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zählen auch die Kraft gesetzlicher Fiktion gleichgestellten Sammel- und Treffpunktfahrten sowie die Fahrten zu einem weiträumigen Arbeitsgebiet. In die Prognoseberechnung ist deshalb die Steuerbefreiung einzubeziehen, wenn die BahnCard auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte bzw. diesen gleichgestellte Fahrten genutzt wird. Die Einzelheiten regelt das zur Steuerbefreiungsvorschrift des § 3 Nr. 15 EStG ergangene BMF-Anwendungsschreiben.