Steuerliche Förderung der betrieblichen Altersversorgung / 7 Formelle Arbeitgeberpflichten bei externen Durchführungswegen

Beim Pensionsfonds, bei einer Pensionskasse oder einer Direktversicherung besteht eine Korrespondenz zwischen der steuerlichen Behandlung in der Ansparphase und in der Auszahlungsphase: steuerfreie bzw. staatlich geförderte Ansparphase – volle nachgelagerte Besteuerung der Versorgungsleistungen.

Um eine treffende lohnsteuerliche Behandlung der Altersvorsorgeaufwendungen und daran anknüpfend der späteren Versorgungsleistungen sicherzustellen, sind für die Durchführung der kapitalgedeckten betrieblichen Altersversorgung über einen Pensionsfonds, eine Pensionskasse oder eine Direktversicherung besondere betriebliche Aufzeichnungs-, Mitteilungs- und Aufbewahrungspflichten in der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung festgelegt.

7.1 Aufzeichnungspflichten

Der Arbeitgeber muss die Höhe der nach den §§ 3 Nr. 56, 63 und 66 EStG sowie § 100 Abs. 6 EStG steuerfreien Beträge, die Höhe der pauschalbesteuerten Leistungen und die individuell besteuerten Beitragsleistungen im Lohnkonto festhalten.^[1] Zudem ist der Arbeitgeber verpflichtet, bei den Durchführungswegen Direktversicherung und Pensionskasse der betrieblichen Altersversorgung gesondert für jede Versorgungszusage und für jeden Arbeitnehmer folgende Aufzeichnungen zu führen.^[2]

Bei Direktversicherungen oder Pensionskassen, für die weiter die Lohnsteuerpauschalierung nach § 40b EStG in der bis zum 31.12.2004 geltenden Fassung angewendet wird, war bis zum 31.12.2018 das Datum der Verzichtserklärung des Arbeitnehmers aufzuzeichnen, aus dem sich die Abwahl der Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 63 EStG zugunsten der Fortführung der Lohnsteuerpauschalierung ergibt. Ab 2019 entfällt diese Aufzeichnungspflicht, da eine Verzichtserklärung für die Anwendung der Pauschalbesteuerung nicht mehr erforderlich ist.^[3] Stattdessen ist ab 2019 bei Anwendung der Lohnsteuerpauschalierung nach § 40b EStG in der bis 2004 geltenden Fassung^[4] aufzuzeichnen, dass vor dem 1.1.2018 mindestens ein Beitrag nach § 40b EStG in einer vor 2005 geltenden Gesetzesfassung pauschal versteuert worden ist. Der Nachweis ist als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen.

[1] § 4 Abs. 2 Nr. 4, § 8 LStDV.

[2] § 5 Abs. 1 LStDV.

[3] § 52 Abs. 4 Sätze 12 und 13 EStG i. V. m. § 52 Abs. 40 Satz 2 EStG.

[4] § 52 Abs. 40 EStG.

7.2 Mitteilungspflichten

Nach § 5 Abs. 2 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung hat der Arbeitgeber spätestens 2 Monate nach Ablauf des Kalenderjahres oder nach Beendigung des Dienstverhältnisses im Laufe des Kalenderjahres gesondert je Versorgungszusage und für den einzelnen Arbeitnehmer die Höhe

• der nach § 3 Nr. 56 und 63 EStG steuerfrei geleisteten Beiträge,
• der nach § 40b EStG a. F. pauschal besteuerten Beiträge,
• der individuell versteuerten Beiträge,
• der nach § 3 Nr. 66 EStG in Fällen der Übertragung von Versorgungszusagen (Pensionszusage oder Unterstützungskassen) auf Pensionsfonds steuerfrei belassenen Leistungen

mitzuteilen, damit die Versorgungseinrichtung ihrer eigenen Verpflichtung zur Erstellung einer Anbieterbescheinigung über gezahlte Versorgungsleistungen^[1], der Rentenbezugsmitteilung^[2] sowie der für die Riester-Förderung erforderlichen Bescheinigungen^[3] nachkommen kann. Bei der zuletzt genannten Fallgruppe betrifft die Mitteilungspflicht auch die Unterstützungskasse. Es kann die Mitteilungspflicht des Arbeitgebers oder der Unterstützungskasse auch durch einen Auftragnehmer wahrgenommen werden. Die Anbieterbescheinigung über die im Kalenderjahr dem Arbeitnehmer gezahlten Altersvorsorgebezüge ist nach amtlichem Vordruckmuster auszustellen.^[4]

[1] § 22 Nr. 5 Satz 7 EStG.

[2] § 22a EStG.

[3] § 89 Abs. 2 und § 92 EStG.

[4] BMF, Schreiben v. 14.8.2014, IV C 3 – S 2257-b/07/10002, BStBl 2014 I S. 1168.

7.3 Aufbewahrungsfristen

Die für die Aufbewahrung von Lohnkonten vorgeschriebene 6-Jahresfrist^[1] wird immer dann ausreichend sein, wenn der Versorgungsfall für den Arbeitnehmer bereits während des aktiven Arbeitsverhältnisses bzw. spätestens bis zum Ablauf des 6. Kalen­derjahres eintritt, das auf die zuletzt eingetragene ­Lohnzahlung folgt, und dies eine dauerhafte Versorgungsleistung zur Folge hat. Eine verlängerte Aufbewahrungsfrist ist durch die Abgabenordnung da vorgesehen, wo der Versorgungsfall, was der Regelfall sein dürfte, erst nach Ablauf der kürzeren 6-Jahresfrist eintritt. Für diese Fälle ist der Arbeitgeber über die ansonsten übliche Frist von 6 Jahren hinaus solange zur Aufbewahrung der genannten Unterlagen verpflichtet, wie dies zur Sicherstellung einer späteren korrekten Besteuerung der betrieblichen Altersversorgungsbezüge notwendig ist.^[2]

[1] § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG.

[2] § 147 Abs. 3 AO.