Strategische Einkaufsteuerung: Ziele, Kennzahlen, Erfolg ... / 2.4 Reporting

Sobald alle KPIs ausgearbeitet und definiert sowie der Spend-Cube erstellt und die nötigen Daten eingespeist sind, geht es darum, die Ergebnisse möglichst optimal zu präsentieren. Zur Gestaltung und Optimierung des Einkaufsreportings bietet es sich an, vier Säulen des Reportings zu berücksichtigen (siehe Abbildung 9).

Abb. 9: Säulen des Reportings

Zu Beginn müssen Berichtsobjekte und -empfänger bestimmt werden. Dazu sind eine Bestimmung und Priorisierung der Steuerungs- und Auswertungsdimensionen notwendig. Anschließend sollte entschieden werden, welche Mitarbeiter des Unternehmens den Report erhalten, unterschiedliche Reports für verschiedene Empfängergruppen sind zu definieren. Beispielsweise kann zwischen Reports für Führungskräfte und Mitarbeiter im Einkauf unterschieden werden. Im Anschluss müssen die ausgewählten Reporting-Objekte den jeweiligen Adressaten des Berichtes zugeordnet und im Zuge dessen ein fachliches Berechtigungskonzept aufgebaut werden. Hierbei kann unter anderem festgelegt werden, dass ein Werkseinkäufer lediglich Einblick in Zahlen bekommt, die sein Werk betreffen. Durch eine stetige Automatisierung und Digitalisierung von Reportings kann der Empfängerkreis einzelner Elemente problemlos unternehmensfunktionsübergreifend erweitert werden. So kann das Teilen von Rohmaterialpreisentwicklungen im Einkauf mit der Vertriebsorganisation dazu führen, dass vertriebsseitig notwendige Maßnahmen in der Preisgestaltung zügig identifiziert und umgesetzt werden. Dieses funktionsübergreifende Teilen von Informationen kann zu einem strategischen Wettbewerbsvorteil für das ein Unternehmen führen.

In Bezug auf Berichtsinhalte ist zu bestimmen, welche Kennzahlen abgebildet werden sollen. Zudem sollte die Vollständigkeit, Ausgewogenheit und die Steuerungsrelevanz des Berichtes sichergestellt werden. Die Ausgewogenheit der Berichtsinhalte kann durch mehrere Berichtsdimensionen gewährleistet werden. Wichtig ist zudem, dass die Berichte stets aktuell sind. In der Regel erfolgt bei modernen Reports eine tägliche Aktualisierung der Datenbasis und der Berichtsinhalte. Speziell in Zeiten volatiler Märkte ist eine schnelle Reaktionsfähigkeit von großer Bedeutung.

Zur Visualisierung und Präsentation des Berichts eigenen sich unterschiedliche Tools, je nachdem ob Dashboards, Standardberichte oder Analyseberichte bereitgestellt werden. Die Schaffung eines einheitlichen Visualisierungs-Standards wird meist mit Hilfe eines klar definierten Styleguides unterstützt und dient der Übersichtlichkeit und Anwenderfreundlichkeit.

Die Prozesse und Organisation, die die Einkaufsberichtserstellung unterstützen, müssen definiert werden. Eine klare Aufgabenverteilung ist elementar für die Berichterstellung, ebenso die Bestimmung und Definition von Prozessen für die Pflege des Berichtssystems. Best-Practice-Unternehmen standardisieren Prozesse und konsolidieren gleichzeitig IT-Systeme, um einen harmonisierten Controlling- und Reportingprozess sowie harmonisierte globale IT-Plattformen über alle Einheiten zu schaffen.