Ende Juni des Jahres 1 findet das Kick-off-Meeting der deutschen und ausländischen Finanzverwaltung zum Beginn der Prüfungshandlungen ohne Beteiligung des Steuerpflichtigen statt. Dabei vereinbaren die Finanzverwaltungen die genauen Inhalte, den Prozess und die zeitliche Abfolge der Prüfungsschritte in den ersten sechs Monaten des Joint Audits.
Das Projektteam der Steuerabteilung der V AG übernimmt gegenüber den beteiligten Finanzverwaltungen die zentrale Kommunikationsfunktion und das Audit-Management für das Unternehmen in beiden Ländern. Auch die deutsche Finanzverwaltung erörtert zahlreiche Fragen zur verwirklichten Transaktion mit der Steuerabteilung der V AG in regelmäßigen Gesprächen. Die dabei übermittelten Informationen des Steuerpflichtigen werden der ausländischen Finanzverwaltung durch die deutsche Finanzverwaltung zugänglich gemacht. Für Oktober und November des Jahres 1 werden gemeinsame Interviewtermine beider Betriebsprüfungsteams mit Vertretern des Steuerpflichtigen sowohl am ausländischen Standort der V-Gesellschaft ("1. Runde") als auch in der deutschen Zentrale der V AG vereinbart ("2. Runde"). Die Interviewpartner aus den Reihen des Steuerpflichtigen werden von den ausländischen Betriebsprüfern Anfang Juli des Jahres 1 nach eigenem Ermessen ausgewählt, und zwar auf Grundlage der bereits vorliegenden Organigramme und Funktionsbeschreibungen der beteiligten V-Gesellschaften. Aus den ersten Interviews ergibt sich für die beiden Betriebsprüfungsteams späterhin die Liste der Interviewpartner der 2. Runde auf deutscher Seite in der V AG.
Die Steuerabteilung der V AG informiert die ausgewählten Interviewpartner und die Leiter der betreffenden Fachbereiche in mehreren Gesprächsterminen über die Inhalte und den Sinn und Zweck des Joint Audits. Dabei werden die Fragen der Interviewpartner aus den Business Units (Supply Chain, Produktion, Logistik) und Funktionsbereichen (Einkauf, Finanzen, Controlling) von der Steuerabteilung der V AG nach bestem Wissen beantwortet. Es werden in dem Zuge allerdings weder ein detaillierter Interviewleitfaden noch ausformulierte Frage-/Antwortlisten oder ähnliches erstellt, bzw. für die ausgewählten Interviewpartner bereitgestellt.
Die Interviewrunden finden innerhalb von jeweils zwei Tagen im Abstand von sechs Wochen an den beiden Standorten der V-Gruppe statt. Den Interviews wird eine Betriebsbesichtigung vorangestellt. Die einzelnen insgesamt 21 Interviews in englischer Sprache dauern durchschnittlich gut eine Stunde. An den Interviews nehmen die Vertreter beider Betriebsprüfungsteams und des Projektteams der Steuerabteilung der V AG teil. Auf deutscher Seite sind dies zwei Vertreter des BZSt und drei Vertreter der Landesfinanzverwaltung/ Betriebsprüfung der V AG, auf ausländischer Seite zwei Vertreter des Joint-Audit-Teams, der Fachbetriebsprüfer der V-Gesellschaft und ein Vertreter des Finanzministeriums.
Bei den ausländischen Interviewterminen liegt die Protokollführung bei der ausländischen Finanzverwaltung, bei den Interviewterminen in Deutschland führt ein Vertreter des deutschen Betriebsprüfungsteams das Protokoll. Alle Protokolle werden von den Finanzverwaltungen einheitlich in englischer Sprache verfasst. Nach dem Abschluss der Interviews Ende November des Jahres 1 wird die Steuerabteilung der V AG von den Finanzverwaltungen über den weiteren Joint-Audit-Zeitplan der nächsten sechs Monate und die im Rahmen der Interviews identifizierten Prüfungsschwerpunkte informiert. Die englischsprachigen Protokollentwürfe werden über das Projektteam der Steuerabteilung der V AG mit den Interviewpartnern abgestimmt. Dabei klären die Interviewpartner vereinzelt offene Fragen, räumen Unklarheiten schriftlich aus oder nehmen bei Bedarf kleinere inhaltliche Richtigstellungen vor. Das Projektteam der Steuerabteilung der V AG steht den Interviewpartnern hierbei, wenn nötig, beratend zur Verfügung. Die finalen Interviewprotokolle werden den Finanzverwaltungen durch das Projektteam der Steuerabteilung der V AG en bloc übermittelt.
Nach dem Ende der Interviewrunden werden von den Finanzverwaltungen in den folgenden Wochen unabhängig voneinander weitere Fragen an die Steuerabteilung der V AG gestellt. Die diesbezüglichen Antworten und Unterlagen werden von den Finanzverwaltungen gegenseitig ausgetauscht. Im April des Jahres 2 findet ein zusätzlicher eintägiger Termin am ausländischen Standort der V-Gruppe statt. Hierbei wird das Bewertungsthema im Kontext der seitens der V AG erklärten Funktionsverlagerung von der ausländischen Finanzverwaltung eingehend hinterfragt. Die Vertreter der deutschen Finanzverwaltung nehmen per Videokonferenz an diesem Meeting teil, und zwar vom deutschen Standort der V AG aus. Im Mai des Jahres 2 findet planmäßig ein zweieinhalbtägiges Treffen der beiden Finanzverwaltungen bei der V AG statt. Hierbei erörtern die Finanzverwaltungen die bisherigen Ergebnisse ihrer Prüfungshandlungen und Schlussfolgerungen, die sich aus dem Joint Audit bis dahin ergeben h...
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