Total Cost of Ownership – mit allen Kosten kalkulieren / 8.2 Umsetzung

Um der Zielsetzung gerecht zu werden, müssen Sie eine entsprechende Vorgehensweise bei der Umsetzung bzw. Einführung wählen. Das Vorgehen muss zielgerichtet sein und mit geringem Aufwand bereits erste aussagefähige Ergebnisse produzieren. Zudem muss die Vorgehensweise eine Konzentration auf besonders wichtige Bereiche zulassen. Ein dreigeteilter Aufbau bietet sich daher an:

• Skizzieren Sie zunächst alle Haupt- und Teilprozesse, die mit der Beschaffung und Nutzung des ausgewählten Gutes verbunden sind.
• Sammeln Sie dann zu den Aktivitäten vorhandenes Datenmaterial (Budgets, Zahlen aus der Kostenrechnung, dem Controlling, dem Einkauf etc.) und untersuchen Sie es im Rahmen einer Grobanalyse.
• Auf Grundlage dieser zunächst groben Ergebnisse erfolgt der dritte Schritt. Verfeinern Sie die Prozessschritte so genau wie möglich. Erheben Sie noch fehlende Daten. Dies kann im Rahmen von eintägigen Workshops geschehen oder kostengünstig durch Messungen, Fragebogenaktionen, Interviews, Checklisten o. Ä. erfolgen. Der hier anfallende Aufwand wird durch die gezielte Fokussierung auf die neuralgischen Problembereiche gerechtfertigt. Die Vorgehensweise ist zielgerichtet und ergebnisorientiert.

Berücksichtigen Sie dabei, dass die Einführung und Umsetzung des TCO-Ansatzes ein Unternehmen in mehrerer Hinsicht vor neue Herausforderungen stellt. Es geht zum einen darum, die klassische Einstandspreisorientierung aus den Köpfen der Beschaffungsmanager und Entscheider zu verdrängen und durch die TCO-Philosophie zu ersetzen. Bei Unternehmen bzw. Beschaffungsmanagern, die jahrelang den Ansatz der Preisreduktion verfolgt haben, kann ein Umdenken nicht von heute auf morgen erwartet werden.

Zum anderen sind gerade bei der Einführung des TCO-Ansatzes die benötigten Daten und Informationen nicht in der Form verfügbar, wie es eigentlich erwünscht wäre. Die Bereitstellung prozessbezogener Kostendaten und deren Zurechnung auf einzelne Objekte ist nicht in allen Fällen unmittelbar möglich.

Praxis-Tipp

Zielsetzung und Anspruchsniveau kommunizieren

Der Aufwand einer TCO-Analyse wird aufgrund mangelnder methodischer Unterstützung vielfach unterschätzt. Der Detaillierungsgrad der Analyse bestimmt die Qualität der Ergebnisse. Legen Sie das Analyse-Niveau gemeinsam fest und kommunizieren Sie das zu erwartende Anspruchsniveau der Analyse-Ergebnisse.

Weitere Punkte erleichtern Ihnen die Umsetzung des TCO-Ansatzes:

• Ziehen Sie die Kostenkategorien des TCO-Ansatzes (vgl. Abb. 3) heran, um ein Gefühl für die möglichen Kosten zu bekommen. Ordnen Sie entsprechende Kosten zu.
• Entscheiden Sie, welche Kosten es wert sind, näher betrachtet und analysiert zu werden. Entscheiden Sie dies auf Grundlage einer Kosten-Nutzen-Betrachtung und auf Basis Ihrer Erfahrungen.
• Legen Sie fest, wie die Höhe der ausgewählten Kostenkomponenten ermittelt werden kann.
• Tragen Sie die Daten und Informationen zusammen und analysieren Sie die Ergebnisse.