Umsatzsteuer in der Buchhaltung / 3.1.2 Eingangsrechnungen mit ausländischer Umsatzsteuer: Prüfen Sie die Erstattungsmöglichkeiten

Bei Eingangsrechnungen, die zutreffend ausländische Umsatzsteuer ausweisen, sollten Sie prüfen, ob Sie sich die Steuer im Ausland erstatten lassen können. Dies ist für deutsche Unternehmer grundsätzlich in allen EU-Staaten im Rahmen des Vorsteuervergütungsverfahrens möglich. Zum Teil gibt es allerdings nationale Besonderheiten bei der Erstattungsfähigkeit und die Vorsteuerbeträge für bestimmte Ausgaben (z. B. Pkw-Kosten, Mietwagen, Verpflegungskosten, Hotelübernachtung) sind in einigen Staaten nicht oder nur eingeschränkt erstattungsfähig.

Praxis-Tipp

Taxation Information and Communication

Übersichten zur Erstattungsfähigkeit in anderen Mitgliedstaaten stellt die Europäische Kommission unter Taxation Information and Communication (europa.eu) zur Verfügung.

Auch in einigen wenigen Drittländern (z. B. Schweiz, Norwegen, Serbien) können Sie sich als deutscher Unternehmer die nationale Mehrwertsteuer erstatten lassen.

Bekommen Sie die Umsatzsteuer nicht vergütet, buchen Sie ausländische Umsatzsteuer zusammen mit den Aufwendungen als Betriebsausgabe bzw. aktivieren Sie diese mit dem angeschafften Wirtschaftsgut.

Achtung

Mit dem elektronischen Vergütungsverfahren holen Sie sich im Ausland gezahlte Umsatzsteuer zurück

Das Vorsteuervergütungsverfahren innerhalb der EU wurde bereits 2010 komplett neu geregelt. Danach sind die Anträge für jeden einzelnen Staat nicht mehr in Papierform mit allen Originalrechnungen, sondern elektronisch einzureichen. Die Antragstellung erfolgt für alle Staaten über das Portal der Finanzverwaltung des Staats, in dem der beantragende Unternehmer ansässig ist. Für deutsche Unternehmer erfolgt die Antragstellung über das Internetportal des Bundeszentralamts für Steuern.^[1] Der Antrag kann für zusammenhängende Zeiträume von mindestens 3 Monaten des Kalenderjahrs oder auch als Jahresantrag zusammengefasst für alle Rechnungen des Kalenderjahrs gestellt werden.

Die Mindestbeträge an Vorsteuern für Jahresanträge oder Anträge für den letzten Zeitraum eines Kalenderjahrs betragen 50 EUR. Stellt der Unternehmer im Lauf eines Kalenderjahrs einen Antrag für einen Zeitraum von mindestens 3 Monaten, muss die Antragssumme mindestens 400 EUR betragen.

Die Antragsfrist innerhalb der EU endet mit Ablauf des 30.9. des jeweiligen Folgejahrs. Das Bundeszentralamt für Steuern prüft lediglich die USt-IdNr./Steuer-Nr. und die Unternehmereigenschaft des deutschen Unternehmers und leitet die Anträge dann an die jeweiligen Staaten weiter. Rechnungen mit über 1.000 EUR Entgelt bzw. 250 EUR bei Kraftstoffrechnungen sind bereits sofort dem Antrag in elektronischer Form (eingescannt) beizufügen. Die übrigen Rechnungen sind im Original vorzuhalten und auf Anfrage der ausländischen Finanzverwaltung zu übersenden.

Die Bescheide werden elektronisch erteilt und der Antrag sollte innerhalb von 4 Monaten nach Eingang bearbeitet sein; bei Anforderung weiterer Informationen und Rückfragen durch die ausländischen Erstattungsbehörden verlängert sich die Frist für die Bearbeitung von 4 auf 8 Monate. Bei verspäteter Auszahlung nach Ablauf von 4 bzw. 8 Monaten plus 10 Tage entsteht grundsätzlich ein Zinsanspruch auf die zu erstattenden Umsatzsteuerbeträge. Voraussetzung für die Verzinsung ist, dass etwaige Rückfragen fristgerecht und vollständig beantwortet werden.

Praxis-Tipp

Originalrechnungen nicht vernichten

Im Zweifelsfall kann der Erstattungsstaat auch weiterhin die Rechnungen und Einfuhrbelege bis 1.000 EUR. bzw. 250 EUR. Umsatz im Original anfordern. Aus diesem Grund sollten sämtliche Originalrechnungen für die Vorsteuervergütung – trotz Einscannens – bis zum Abschluss des Vergütungsverfahrens auf keinen Fall vernichtet werden.

Praxis-Tipp

Post in Drittländer nur per Einschreiben

Schicken Sie Ihre Unterlagen ins Drittland möglichst immer per Einschreiben oder per Kurier. Nur so haben Sie Sicherheit, dass diese auch angekommen sind.

Die Anträge auf Vergütung der Umsatzsteuer in einem Drittland sind direkt bei der Erstattungsbehörde zu stellen. Die Antragsfristen enden im Drittland regelmäßig am 30.6. des Folgejahrs. Zum Teil variieren die Vergütungszeiträume (meist Mindestvergütungszeitraum 3 Monate, max. 1 Kalenderjahr).

[1] www.bzst.de.