Der Prüfer muss zu Beginn einer Prüfung unverzüglich und unaufgefordert seinen Dienstausweis zeigen, ansonsten ist der Unternehmer nicht verpflichtet, ihm den Zutritt zu gestatten. Der Prüfer soll den Unternehmer auch darauf hinweisen, dass Auskunftspersonen benannt werden können. Die Außenprüfung soll dazu beitragen, dass die Steuergesetze gerecht und gleichmäßig angewendet werden. Deshalb muss der Prüfer auch zugunsten des Betroffenen prüfen.[1] Mit Prüfungsbeginn hat der Prüfer das Recht, sämtliche prüfungsrelevanten Unterlagen und Dokumente des Unternehmers einzusehen.
Einleitendes Gespräch und Ortsbesichtigung
Zu Beginn einer Prüfung empfiehlt es sich, mit dem Prüfer ein einleitendes Gespräch zu führen und ihm z. B. einen allgemeinen Überblick über die Organisation des Betriebs zu geben. Es sollten auch Einzelheiten und Ablauf der Prüfung besprochen und abgestimmt werden. Dies erleichtert i. d. R. für alle Beteiligten die Prüfung und beschleunigt deren Verlauf. Der Unternehmer sollte dem Prüfer auch ausreichend Gelegenheit zu Ortsbesichtigungen geben. So können Sachverhalte, die sich aus Belegen ergeben haben, leichter überprüft und u. U. die kostspielige Vorlage weiterer Unterlagen vermieden werden. Anlässlich der Ortsbesichtigung können Sachverhalte, die sich aus den Belegen ergeben haben, vor Ort auf ihre Richtigkeit überprüft werden (z. B. Erwerb von Anlagevermögen, Vorsteueraufteilung bei Grundstücken). Bei Firmenneugründungen kann nur durch eine Ortsbesichtigung festgestellt werden, ob die zu prüfende Firma tatsächlich existiert.
Hat der Prüfer den Beginn der Prüfung (Datum und Uhrzeit) aktenkundig gemacht, hat eine etwaige Selbstanzeige des Unternehmers wegen Steuerhinterziehung[2] keine strafbefreiende Wirkung mehr. Allerdings ist auch während einer Prüfung noch eine Selbstanzeige wegen leichtfertiger Steuerverkürzung[3] möglich, die die Festsetzung einer Geldbuße verhindert.
Der Betroffene ist für einen reibungslosen Ablauf der Prüfung zur Mitwirkung verpflichtet. Er muss die Bücher, Geschäftspapiere, Belege usw. in seinen Geschäftsräumen oder, wenn ein zur Durchführung der Prüfung geeigneter Raum nicht vorhanden ist, in seinen Wohnräumen oder in den Räumen des Finanzamts vorlegen.
Das Finanzamt entspricht, wenn keine gleichwertigen Interessen der Verwaltung entgegenstehen, in begründeten Ausnahmefällen Anträgen, die Prüfung in den Geschäftsräumen des Steuerberaters durchzuführen (z. B. wenn die Geschäftsräume des Unternehmers zu klein sind und eine Prüfung in den Räumen des Finanzamts ihm nicht zuzumuten ist).
Elektronische Daten
Bewahrt der Unternehmer seine Aufzeichnungen und Belege nur auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern auf, kann der Prüfer verlangen, dass der Betroffene auf eigene Kosten die Mittel (z. B. Lesegeräte) zur Verfügung stellt oder die Unterlagen ganz oder teilweise ausdruckt oder lesbare Reproduktionen beischafft.[4]
Wenn Unterlagen und sonstige Aufzeichnungen mithilfe eines DV-Systems erstellt wurden, besteht ein Datenzugriffsrecht des Prüfers für archivierte Daten.[5] Dazu kann der Prüfer verlangen, dass das Unternehmen ihm die dafür erforderlichen Geräte und sonstigen Hilfsmittel zur Verfügung stellt. Dies umfasst u. U. die Einweisung in das DV-System und die Bereitstellung von fachkundigem Personal zur Auswertung der Daten. Auf Anforderung müssen dem Prüfer die Daten auf Datenträgern für Prüfungszwecke übergeben werden.
Grundlage für die Zusammenstellung der Besteuerungsgrundlagen sind die Aufzeichnungen des Unternehmers. Bei einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung wird auch festgestellt, ob die allgemeinen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach Handelsrecht und AO sowie die besonderen Aufzeichnungspflichten[6] nach § 22 UStG und §§ 63 ff. UStDV erfüllt sind. Ob die Buchung der Geschäftsvorfälle den Anforderungen des Umsatzsteuerrechts entspricht, kann der Prüfer anhand folgender Sachverhalte feststellen:
- Aus welchen Erfolgskonten der Finanzbuchhaltung wird der Umsatz ermittelt?
- Werden steuerbare Umsätze auch auf Kosten- oder Bestandskonten (z. B. Konto Fahrzeuge) gebucht?
- Erfolgt die Buchung netto oder brutto mit nachträglichem Herausrechnen der Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer?
- Welche Umsatzsteuer-Schlüsselzahlen werden bei der Finanzbuchhaltung verwendet?
- Welche Automatikkonten sind in der Finanzbuchhaltung eingerichtet (Vorlage des gültigen Konten- und Funktionsplans)?
- Auf welchen Konten wird die Umsatzsteuer aus steuerpflichtigen innergemeinschaftlichen Erwerben bzw. Eingangsleistungen i. S. d. § 13b UStG gebucht und welche Vorsteuerkonten werden angesprochen?
- Wird durch das EDV-Programm in bestimmten Kontenkreisen (z. B. Privatkonten) die Verwendung von Vorsteuer-Schlüsseln ausgeschlossen?
- Wird die Umsatzsteuer-Voranmeldung über die Auswertung programmgesteuert erstellt? Welche Konten der Buchführung werden bei der automatischen Erstellung in die Umsatzsteuer-Voranmeldung übernommen?
- In welcher Weise erfolgt der Einzelnachweis für Umsatzsteuer-Samme...
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