Es existiert kein allgemein gültiges und als Standard anerkanntes Ablaufschema für die Produktlebenszykluskostenrechnung, was auf die Diversität der zu analysierenden Problemstellungen zurückzuführen ist. Zur Erlangung der Unterziele sind allerdings einige Bestandteile der Produktlebenszykluskostenrechnung unabdingbar und unabhängig von der Problemstellung zu bearbeiten. Hierzu zählen folgende Schritte:
1. Zielfestlegung und Informationsbedarf
Im ersten Schritt wird bestimmt, welche Vorhaben (z. B. Produktentwicklung, Kauf) und welche damit verbundenen Zielstellungen erreicht werden sollen. Mindestanforderungen, K.O.-Kriterien, Kapazitätsbeschränkungen und ein Zeitplan für die Durchführung der Produktlebenszykluskostenrechnung sind ebenfalls festzulegen. Die relevanten Umweltwirkungen und externen Effekte können mit Hilfe von Green Controlling-Instrumenten wie bspw. Ökobilanzen im Vorwege aufbereitet werden. Bereits internalisierte Kosten können durch die konventionelle Kostenrechnung abgebildet werden.
2. Identifikation möglicher Alternativen
Im zweiten Schritt sind alle möglichen Alternativen zur Erreichung des Vorhabens zu identifizieren. Dabei sind sämtliche Alternativen parallel zu betrachten, da sich die Kosten der Aktivitäten zwischen den Lebenszyklusphasen gegenseitig beeinflussen können. So kann sich bspw. eine im Rahmen der Vorleistungsphase aufwendige Produktentwicklung in einer effizienten und dadurch kostengünstigen Verfahrenstechnik in der Marktphase widerspiegeln.
3. Erfassung notwendiger Informationen
In diesem Schritt werden zunächst die Dauer der Lebenszyklusphasen jeder Alternative sowie Leistungsdaten, d. h. quantitative für die monetäre Bewertung (bspw. Benzin- oder Wattverbrauch) und qualitative für die nicht-monetäre Bewertung (bspw. Müllklassifikation bei der Entsorgung) erfasst. Danach erfolgt eine Strukturierung des Vorhabens. Dabei werden die Aktivitäten bestimmt und eine Cost-Breakdown-Structure (CBS) für die Erfassung der Kosten und Erlöse jeder Alternative gebildet. Für die Kosten und Erlöse werden Kategorien (inkl. separater Berücksichtigung umweltrelevanter Elemente) definiert, die im Verlauf auch einzeln analysiert werden können. Aus der Gesamtsicht heraus ist ein optimales Verhältnis innerhalb dieser Kostenkategorien herzustellen. An dieser Stelle sind bei nicht möglicher Datenverfügbarkeit Prognoseverfahren notwendig. Neben der Höhe ist auch der Zeitpunkt der anfallenden Kosten und Erlöse zu erfassen, um eine Vergleichbarkeit der Alternativen zu einem gemeinsamen Stichtag zu ermöglichen. Die unterschiedlichen Fälligkeiten der Ein- und Auszahlungen werden dabei über Diskontierungen berücksichtigt.
4. Festlegung der Zielkosten
Nachdem ein übergreifender Kostenrahmen mittels CBS festgelegt wurde, werden zunächst Zielkosten für das gesamte Vorhaben gebildet und anschließend für die einzelnen Aktivitäten heruntergebrochen. An dieser Stelle gilt das Maximalprinzip, auf dessen Basis die bestmögliche Produktalternative gefunden werden soll. Zur Festlegung der Zielkosten kann z. B. das Target Costing genutzt werden, ein produktbezogener Kostenmanagementansatz, dessen Steuerungsmöglichkeiten bereits in der frühen Produktlebenszyklusphase kostenminimierend eingesetzt werden können.
5. Ergebnisanalyse
Der letzte Schritt gilt der quantitativen und qualitativen Ergebnisanalyse mit dem Ziel, die Alternative mit den geringsten Produktlebenszykluskosten auszuwählen. Bei der quantitativen Analyse können verschiedene Methoden zur Berechnung der insgesamt anfallenden Produktlebenszykluskosten Anwendung finden, wobei die Basis aus klassischen Investitionsmethoden (bspw. Kapitalwertmethode, Methode des internen Zinsfußes, Break-Even-Time oder Annuitätenmethode) besteht. Im Fokus der Berechnungen stehen dabei die Konsequenzen aus gefällten Anfangsentscheidungen. Diese Analyse hat dabei einen iterativen Charakter, da im Sinne des Gestaltungsziels unaufhörlich eine Optimierung der Produktgestaltung angestrebt wird. Grundlage dafür ist die Integration neuer Informationen, Neubewertungen etc.
Die qualitative, nicht-monetäre Analyse berücksichtigt z. B. Kriterien der Umwelt, Infrastruktur oder Arbeitsphysiologie. Diese Perspektive ist notwendig, da nur diejenigen Alternativen vorteilhaft sind, die sowohl in der quantitativen als auch in der qualitativen Betrachtung positiv bewertet werden. Ein geeignetes Instrument zur Berücksichtigung quantitativer Kriterien ist bspw. die produktbezogene Öko-Checkliste.