1.1 Analytische, leistungsbezogene Kostenplanung
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Für jede Kostenstelle ist eine Kostenplanung durchzuführen. Darin werden die bei optimalen Betriebsbedingungen erforderlichen Kosten einer Planperiode (diese beträgt meistens ein Jahr, oft werden die Werte auf den Monatsdurchschnitt bezogen) analytisch ermittelt. Nicht die Vergangenheitswerte sind maßgeblich, sondern die zukünftigen Zielsetzungen.
Beschäftigung im Mittelpunkt
Die Beschaffungspreise werden weitgehend als Festpreise (Standardpreise) definiert, sodass als wichtigster Kosteneinflussfaktor in der Planperiode die Beschäftigung (ausgebrachte Leistung) einer Kostenstelle zu berücksichtigen ist. Dies wird durch eine konsequente Trennung der geplanten Kosten in zeit- und leistungsabhängige Komponenten (alternative Begriffe: fixe und proportionale oder variable Kosten, Struktur- und Produktkosten usw.) erreicht. Innerhalb eines erwarteten, wahrscheinlichen Beschäftigungsspektrums können aus den starren Plankosten die flexiblen, an die jeweilige Beschäftigungssituation angepassten Sollkosten abgeleitet werden. Aber auch Planungssimulationen sind auf dieser Basis möglich.
Der mit der Kostenplanung verbundene Aufwand muss durch strikte Beachtung der ABC-Regel (aufwändige Ermittlungen nur bei wesentlichen Kostenarten, für den Rest genügen Schätzungen und Vergleiche) in Grenzen gehalten werden.
Primäre Ausgangsdaten sind die nach außen zu erbringenden Leistungen (Absatzplan) und die von außen einzusetzenden Ressourcen (Einsatzstoffe, Personal- und Sachkosten). Aus diesen werden retrograd die sekundären Ausgangsdaten in Form von innerbetrieblichen Leistungen und deren Kosten ermittelt.
1.2 Innerbetriebliche Leistungsverrechnung
In der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung werden alle Leistungen berücksichtigt, die von einzelnen Kostenstellen für andere Kostenstellen erbracht werden. Dies sind Leistungen von Hilfskostenstellen (z.B. aus Reparatur-, Energie-, Raum-, Sozial- und anderen Bereichen), aber auch Leistungen von Hauptkostenstellen, die zwar vorwiegend für externe Aufträge tätig sind, häufig aber auch Leistungen für andere Kostenstellen erbringen (z.B. für Versuchs-, Entwicklungs-, Kontrollkostenstellen).
Leistungen messen und bewerten
Grundsätzlich sollten diese Leistungen immer an der Sender- und der Empfängerkostenstelle klar messbar gemacht werden. Sie sind mit einem geplanten Verrechnungspreis zu bewerten, um willkürliche und strittige Kostenschlüsselungen zu vermeiden. In diesen Fällen spricht man von „direkter Verrechnung”. Ist der damit verbundene Erfassungsaufwand zu groß (z.B. bei einer Vielzahl von Nutzern elektrischer Energie), kann man auf kalkulatorische Verrechnungen ausweichen, die so genannten „indirekten Verrechnungen”. Dabei sollte allerdings immer die retrograde Bedarfsermittlung und nicht die unkritische Verteilung der Kosten im Umlageverfahren zum Einsatz kommen.
1.3 Kostensatzbildung
Nach Abschluss der Leistungs- und Kostenplanung können innerhalb jeder Kostenstelle für jede gewählte Bezugsgröße (das ist der Maßstab für die erbrachte Leistung) die Kostensätze durch Division der geplanten Kosten durch die Bezugsgrößenmenge errechnet werden. Neben dem Gesamtkostensatz auf Vollkostenbasis kommt dem Grenzkostensatz (auf Basis der proportionalen Kosten) allergrößte Bedeutung zu. Der Fixkostensatz (auf Basis der fixen Kosten) wird heute häufig parallel zu den Grenzkosten in den Bewertungssystemen mitgeführt, um auf jeder Ebene des betrieblichen Zahlenflusses sowohl entscheidungsrelevante Grenzkosten als auch Vollkosten zur Verfügung zu haben.
1.4 Primärkostenelemente
Identitätsverlust bei primären Kosten
Durch die innerbetriebliche Leistungsverrechnung (siehe oben) geht die Identität der primären Kosten verloren. So sind auf einer Fertigungskostenstelle die reinen Personalkosten eines Reparaturhandwerkers nicht mehr zu erkennen. Im weiteren Zahlenfluss der Kostenträgerrechnung wäre daher auch die reine Personalkostenkomponente in den Produktkosten nicht mehr transparent darzustellen.
Eine Zerlegung des Kostensatzes in die jeweiligen Primärkostenelemente (z.B. Personal-, Sach- und Kapitalkosten) kann der Transparenz, insbesondere der Produktkosten und der Deckungsbeitragsanalyse, dienlich sein. Nur so kann die Frage beantwortet werden, wie viel Personal- oder Energiekosten in einem bestimmten Produkt enthalten sind bzw. wie sich die Erhöhung der Personal- oder Energiekosten um einen bestimmten Prozentsatz auf die Produktkosten auswirkt.