Wurde ein Nachfolger gefunden, geht es ab jetzt um die Beantwortung der Frage, wie und innerhalb welcher Zeit dieser die Geschäfte im Betrieb übernehmen soll, und auch wie die Übergabe geregelt werden kann. Wahrscheinlich haben die Mitarbeiter den Nachfolger schon einmal gesehen, z. B. während einer Betriebsbesichtigung oder auf dem Weg zu den Übergabegesprächen. Wenn der Nachfolger feststeht, sollte dieser zunächst der Belegschaft vorgestellt werden, um Klarheit in dieser Sache zu vermitteln und von Beginn an keine Missverständnisse aufkommen zu lassen. Die Erfahrungen aus der Praxis zeigen immer wieder, dass Beschäftigte stets besser zurechtkommen, wenn Sie sicher wissen, was sie erwartet. Eine mehr oder weniger andauernde Phase der Unsicherheit führt hingegen oft zu Gerüchten, Unsicherheit und Demotivation; ggf. verlassen Leistungsträger den Betrieb, wenn sie glauben, hier keine Zukunft mehr finden zu können.
Beide, der alte und der neue Neuinhaber sollten ein klares Bekenntnis zum weiteren Bestand der Firma und zur kontinuierlichen Entwicklung abgeben, auch in Bezug auf die Sicherheit der Arbeitsplätze, natürlich nur, wenn es tatsächlich auch so vorgesehen ist.
Parallel sollte der Nachfolger so schnell wie möglich allen wichtigen Geschäftspartnern, Kunden, Lieferanten, Kooperationspartnern, Bank, vorgestellt und auch schon mit den erforderlichen Handlungs- und Vertragsvollmachten ausgestattet werden. Bei diesen Gelegenheiten geht es nicht nur um die persönliche Vorstellung, sondern auch schon darum, den Nachfolger mit der Funktionsweise des Geschäfts, den Abläufen und den Besonderheiten vertraut zu machen.
Unterschiedliche Ansichten führen immer wieder zu Auseinandersetzungen
Auch wenn der Nachfolger sorgfältig ausgewählt worden ist, kommt es in der Praxis immer wieder zu Streitigkeiten oder abweichenden Vorstellungen in Bezug auf die Art der künftigen Unternehmensführung. Häufig haben die Altinhaber den Betrieb ohne größere betriebswirtschaftliche Unterstützung und ohne geeignete Instrumente, etwa Planung oder Kalkulation, geführt. Entscheidungen wurden und werden zu einem nicht unerheblichen Teil "aus dem Bauch heraus" getroffen. Inhaber, die den Betrieb bereits über mehrere Jahrzehnte geführt haben, können dabei auf einen großen Fundus an persönlichen Erfahrungen zurückgreifen. Über dieses Wissen verfügt der neue Inhaber natürlich (noch) nicht. Er hat u. U. eine andere Ausbildung bzw. eine Ausbildung mit anderen Schwerpunkten genossen und möchte die Firma daher auch auf eine andere Art und Weise führen. Hier ist es wichtig, dass sich beide Seiten im Vorfeld darauf verständigen, wer an welcher Stelle wie agieren soll. Beispielsweise muss geklärt werden, ab wann der neue Inhaber eigenverantwortliche Verhandlungen mit Lieferanten oder Banken trifft, ab wann er selbst verbindliche Verträge mit Kunden abschließen kann, wie die Preise kalkuliert werden, wie er die Mitarbeiter einsetzen möchte usw.
Klare Vereinbarungen treffen
Soll der Nachfolger vom Altinhaber über einen bestimmten Zeitraum eingearbeitet werden, ist es notwendig, den Zeitraum genau zu fixieren. Es muss klar sein, wann der Altinhaber endgültig ausscheidet und damit auch alle Arbeiten im Betrieb abgibt, z. B. zum Jahresende 20xx. Darüber hinaus muss geregelt werden, wer welche Aufgaben durchführt und wer in welchen Fällen die Entscheidung treffen soll. Außerdem muss geklärt werden, wann die nächsten Aufgaben und Befugnisse vom Altinhaber auf den neuen Chef übergehen. Dies ist am besten mithilfe eines Zeit- oder Meilensteinplans möglich. So ist ein vergleichsweise reibungsarmer Übergang möglich. Allerdings funktioniert ein solcher "Parallellauf" in der Praxis nur, wenn die Chemie zwischen beiden Seiten wirklich stimmt. Denn im Zweifel muss es eine Partei geben, die die Gesamtverantwortung übernimmt, etwa, wenn es um die Annahme eines Auftrags oder die Bearbeitung einer Reklamation geht. Und ohne konkrete Regelungen ist dies ist meist der Altinhaber. Dem "Neuen" bleibt in einem solchen Fall nur eine beratende Funktion, was vor allen Dingen emotionale Probleme (Unternehmer ist "nur" Berater, obwohl er die Firma bald komplett selbst übernimmt) aufwirft, und den neuen Inhaber bei Geschäftspartnern tendenziell "in die zweite Reihe stellt". Hier kann auch eine Regelung dahin gehend weiterhelfen, dass der Altinhaber einen offiziellen Status als Berater bis zur Übergabe erhält, und der Neuinhaber selbst alle wichtigen Entscheidungen treffen kann.
Ein Beispiel für einen solchen Übersichtsplan ist in der nachstehenden Tabelle zu finden.
| Tätigkeit (Grobbeschreibung) |
Altinhaber |
Neuinhaber |
Bemerkungen |
| Einkaufsverhandlungen |
Bis 10/20xx |
Ab 11/20xx |
|
| Personalentscheidungen |
Bis 12/20xx |
Ab 01/20xx |
Gem. Entscheidungen |
| Bankgeschäfte (Vollmachten) |
Bis 12/20xx |
AB 01/20xx |
Gem. Entscheidungen |
| Versicherungen abschließen |
|
Ab 11/20xx |
|
| Investitionsentscheidungen |
|
Ab 11/20xx |
|
| … |
|
|
|
Tabelle: Übergabeplan (Auszug und schematische Darstellung, muss detailliert werden)
Im Fall ...