Unternehmensplanung und -steuerung in mittelständischen ... / 5 Unternehmenssteuerung auf Basis der verabschiedeten Planung

Die monatliche Planung und die Möglichkeit der monatlichen Kontrolle der Zielerreichung bilden die Grundlage, um schnell und zielgenau auf Veränderungen und Herausforderungen des Marktes reagieren zu können. Um Abweichungen vom geplanten Kurs rechtzeitig zu erkennen, sind monatliche Plan-IST-Vergleiche und eine detaillierte Analyse der Abweichungen und der dahinter liegenden Ursachen notwendig. Dadurch ist sichergestellt, dass ggf. notwendig werdende Gegenmaßnahmen rechtzeitig ergriffen werden können.

Die Kombination von rollierenden Forecasts, und die damit jederzeit gegebene Vorausschau auf mind. 5 Quartale, mit laufenden Plan-IST-Vergleichen und der Analyse der Abweichungen und ihrer Ursachen bietet einem Unternehmen die Chance, jederzeit gegenüber allen relevanten Stakeholdern aussagefähig zu sein, welche Auswirkungen sich aus ggf. auftretenden Veränderungen ergeben.

Planabweichungen können sowohl auf interne als auch auf externe Faktoren zurückgeführt werden. Aus interner Sicht sind Planungsabweichungen aufgrund fehlerhafter Datengrundlagen, aber auch aufgrund fehlerhafter Planungsprämissen möglich. Abweichungen können aus einer zu optimistischen oder auch einer zu konservativen Planung resultieren. Darüber hinaus können leistungswirtschaftliche Probleme eine Plan-IST-Abweichung verursachen. Externe Ursachen für Planabweichungen können bspw. aus unvorhersehbaren Materialpreiserhöhungen, Wettbewerbs- und Marktveränderungen, aber auch der Wegfall oder die Verschiebung von Kundenaufträgen oder geänderte rechtliche Rahmenbedingungen sein.

Um die jeweils relevante Ursache einer Abweichung zu ermitteln, bietet sich zunächst eine Lokalisierung der Abweichung auf Konten- bzw. Positionsebene an. Hierfür ist es notwendig, eine vergleichbare Struktur im IST wie auch in der Planung zu haben. Nach Lokalisierung der Abweichung gilt es, auf Basis der Planungsdokumentation die Ursachen der Abweichung zu ermitteln. Nachdem in dem hier empfohlenen Planungsansatz Planungspositionen auf aggregierter Ebene geplant werden, kann bei einer Plan-Ist-Abweichung eine tiefergehende Analyse dieser Abweichung über einen IST(Vorjahr)-IST(Planjahr)-Vergleich erfolgen. Sofern sich in der Planung definierte Annahmen und Prämissen als nicht realistisch oder ggf. überholt erweisen, zieht dies eine zwingende Anpassung des Planungsansatzes im Rahmen des nächsten Updates nach sich. Sofern eine Erreichung der gesetzten Prämisse auch mit den neuen Erkenntnissen der IST-Entwicklung noch als realistisch erscheint, gilt es geeignete Maßnahmen zu beschließen, um wieder auf den ursprünglich geplanten Verlauf zurückzukommen.

Voraussetzung für eines solchen regelmäßigen Plan-IST-Vergleiches ist eine transparente, aktuelle und genaue Buchhaltung, die auch monatliche Abgrenzungen wie Bestandsveränderungen, die monatliche Verbuchung von Rückstellungen und Rechnungsabgrenzungsposten etc. berücksichtigt. Nur mit Hilfe einer kontinuierlichen Finanzbuchhaltung lassen sich auch unterjährig zuverlässige Prognosen auf das Jahresende erstellen. Den Umfang und die Auswirkungen von Jahresabschlussbuchungen gilt es möglichst zu begrenzen.

Neben monatlichen Plan-IST-Vergleichen sollten auch für das Unternehmen relevante Steuerungsgrößen als Kennzahlen definiert werden, die sowohl aus der Planung als auch aus der IST-Entwicklung heraus abgeleitet und verglichen werden. Je nach Geschäftsmodell können hier unterschiedliche Themenfelder von Relevanz sein. Häufig relevante Steuerungsgrößen sind z. B. Rohertragsquoten, EBIT-Renditen, Verschuldungsgrade, Free Cashflow, Working Capital und die Eigenkapitalquote. Sollten mit Finanzierungspartnern Covenants vereinbart sein, so sollten diese zwingend Teil eines Steuerungscockpit’s sein und laufend sowohl auf Plan- als auch auf IST-Basis überwacht werden, um mögliche Covenant-Brüche frühzeitig zu erkennen und sofort gegensteuern zu können.

Neben den oben beispielhaft aufgeführten Kennzahlen sollten aus Sicht der Gesellschafter immer auch Wertorientierte Kennzahlen in der Steuerung eines Unternehmens Berücksichtigung finden.