Um die Aufgabe der Planung für ungeübte Verantwortliche zu erleichtern, werden Vorjahreswerte vorbereitet und in den Planungsunterlagen zusammengestellt. Der beste Vergleichswert ist der des laufenden Jahres, der für das Planjahr der Vorjahreswert ist. Doch dieser liegt nicht vor. Zum Zeitpunkt der Planung ist das Jahr noch nicht abgeschlossen. In der Kostenrechnung wird ein Wert errechnet, der mit hoher Wahrscheinlichkeit am Jahresende erreicht wird.
Für die Hochrechnung werden in den Kostenrechnungsabteilungen der Unternehmen drei unterschiedliche Wege verwendet. Diese sind unterschiedlich aufwändig, aber auch unterschiedlich genau im Ergebnis. Eine Mischung der Rechenwege in Abhängigkeit von der Wichtigkeit der Werte, der Entwicklung im laufenden Jahr und vom Zeitbudget in der Kostenrechnung ist möglich.
2.3.1 Der mathematische Weg
Der einfachste Weg ist der mathematische Weg. Dabei wird unterstellt, dass alle Veränderungen und Entwicklungen sich in den bisherigen Istdaten gezeigt haben. Die Hochrechnung wird erstellt, indem die kumulierten Istwerte des laufenden Jahres durch die bisher abgerechneten Perioden dividiert und auf das Gesamtjahr hochgerechnet werden.
| Hochrechnung = |
kumulierter Istwert laufendes Jahr |
|
| Anzahl abgerechneter Perioden laufendes Jahr × 12 |
|
Kosten beim Rohdraht
Für eine Produktionsabteilung wie die Kostenstelle "Produktion Rohdraht" kann sich die Hochrechnung folgendermaßen ergeben, wenn der Planung die Daten einschließlich September zugrunde liegen:
| Kostenart/Leistung |
01 Ist kumuliert 01–09 |
01 Hochrechnung |
| Produktion in to |
4.388 |
5.850 |
| Personalkosten |
378.750 |
505.000 |
| Energie |
150.000 |
200.000 |
| Abschreibungen |
78.750 |
105.000 |
| Erhaltungsaufwand |
49.388 |
65.850 |
| Verwaltungsaufwand |
20.100 |
26.800 |
| Umlagen |
8.550 |
11.400 |
Tab. 3: Hochrechnung nach mathematischem Verfahren
Diese Vorgehensweise wird bei kumulierten Kosten- und Leistungswerten eingesetzt. Für Werte, die bereits im laufenden Jahr als Durchschnittswerte verarbeitet werden (z. B. durchschnittliche Einkaufs- und Verkaufspreise), wird dieser Durchschnittspreis als Jahresdurchschnitt weiterverwendet.
Energiekosten werden immer bedeutender
Gerade für die Energiekosten ist eine detaillierte Betrachtung notwendig, da diese in der Vergangenheit stark gestiegen sind. Für ein Dienstleistungsunternehmen im Gesundheitsbereich, das Bewegungsbäder und andere energiezehrende Behandlungen anbietet, sind in den ersten neun Monaten folgende Gaskosten entstanden:
| Verbrauch |
15.183 kwh |
| Durchschnittspreis |
0,38 EUR/kwh |
| Kosten |
5.769,54 EUR |
Der Verbrauch errechnet sich nach der obigen Formel mit 15.183 / 9 × 12 = 20.244. Dieser wird mit dem Durchschnittspreis multipliziert. Das ergibt einen hochgerechneten Wert von 20.244 kwh × 0,38 EUR/kwh = 7.692,72 EUR.
Die mathematische Berechnung ist schnell und kostengünstig. Für Kostenarten, die keinen großen Schwankungen unterliegen und die relativ linear verlaufen, kann dies eine akzeptable Vorgehensweise sein.
2.3.2 Der planerische Weg
Der Planwert für das laufende Jahr, festgelegt im Planungsprozess des Vorjahres, spiegelt alle damals bekannten Gegebenheiten wider. Er berücksichtigt auch saisonale Schwankungen oder Veränderungen, die erst gegen Ende des Jahres wirksam werden, solange sie im Zeitpunkt der Planung bekannt waren. Daher verwenden die Vertreter des planerischen Weges den reinen Planwert als Hochrechnung für das laufende Jahr.
Das setzt voraus, dass eventuell aufgetretene Abweichungen bis zum Jahresende ausgeglichen werden. Zu hohe Kosten in den Monaten bis zum Beginn der Planung werden demnach bis zum Jahresende abgebaut, zu niedrige nachgeholt. Oder zu hohe Leistungen z. B. im Umsatz werden sich ebenso abbauen wie zu niedrige Verkaufszahlen aufgeholt werden. Diese Argumentation offenbart die größte Schwäche dieser Vorgehensweise: Sie ist nicht realistisch.
Sowohl der mathematische als auch der planerische Weg sind relativ einfach anzuwenden, da die Daten vorhanden sind bzw. durch eine einfache Rechenoperation ermittelt werden können. Die Nachteile der Vorgehensweisen lassen sich durch eine Kombination beider Verfahren minimieren. Dazu werden aus den ersten Monaten die vorhandenen Istdaten verwendet, die fehlenden Monate werden mit den Planwerten ergänzt. Bei einer Planung im Oktober werden für die Monate Januar bis September also die Istwerte verwendet und für Oktober bis Dezember die Planwerte addiert. Gibt es keine monatliche Aufteilung der Planwerte, werden diese durch 12 geteilt und auf Monatsdaten heruntergerechnet.
Verbesserte Daten bei der Rohdrahtproduktion
Für die Produktionsabteilung Rohdraht könnte dies folgendermaßen berechnet werden:
| Kostenart/Leistung |
01 Plan |
01 Plan pro Monat |
01 Ist kumuliert 01–09 |
01 Hochrechnung |
| Produktion in to |
5.800 |
483 |
4.388 |
5.837 |
| Personalkosten |
498.000 |
41.500 |
378.750 |
503.250 |
| Energie |
210.000 |
52.500 |
150.000 |
200.500 |
| Abschreibungen |
105.000 |
26.250 |
78.750 |
105.000 |
| Erhaltungsaufwand |
70.000 |
17.500 |
49.388 |
66.888 |
| Verwaltungsaufwand |
25.000 |
6.250 |
20.100 |
26.350 |
| Umlagen |
11.000 |
2.750 |
8.550 |
11.300 |
Tab. 4: Hochrechnung nach planerischem Verfah...