Wichtige Werkzeuge für die KEPs-Steuerung sind das Cockpit und die Dashboards (s. Abb. 4). Sie stellen die Arbeitsmittel für den effizienten und effektiven Ablauf der KEPs-Steuerung dar. Der Aufbau eines KEP-Cockpits erfolgt in folgenden Schritten:
- Jedes einzelne KEP wird kurz beschrieben und in das Cockpit aufgenommen.
- Zu jedem KEP wird dokumentiert, welche Annahmen in die aktuelle Planung oder Vorhersage eingeflossen sind.
- Zu jedem KEP wird qualitativ beschrieben und quantitativ grob bewertet, welche Chancen und Risiken sein Eintreten für Ergebnis und Liquidität birgt.
- Zu jedem KEP wird die Signalstärke bzw. der Sicherheitsgrad der zugrunde liegenden neuen Annahmen eingestuft.
- Aktualisierte Einschätzung und Bewertung der neuen Annahmen bzw. der Chancen und Risiken im Vergleich zur Ursprungsplanung: Inwieweit verändern die neuen Annahmen die EBIT- und Cashflow-Erwartungen der Planung? Sind neue Chancen oder Risiken zu berücksichtigen?
- Werden in den KEP-Meetings Handlungsnotwendigkeiten identifiziert, werden sie im Cockpit festgehalten und einem Verantwortlichen zugeordnet, um ein Nachhalten von Maßnahmen zu gewährleisten?
Die KEPs-Steuerung kann problemlos in die bestehende Meetingstruktur als fester Agendapunkt integriert werden. Typisch im Mittelstand sind monatliche Besprechungen im Führungskräfte-Team, in denen neben operativen Themen oft auch Ist-Entwicklungen und Abweichungen zu den Planungen besprochen werden. Die KEPs-Steuerung kann daran anschließen und benötigt erfahrungsgemäß im eingeschwungenen Zustand nicht länger als 90 Minuten.
Mit Hilfe des Cockpits werden die rund 10-15 KEPs aus den verschiedenen Perspektiven des Management-Teams kritisch beleuchtet und aktuelle Ereignisse oder Veränderungen in den Annahmen diskutiert. Ggf. werden neue KEPs in das Cockpit aufgenommen. Im Laufe des Diskurses wird dann im Team entschieden, ob und inwieweit harte oder weiche Signale erkennbar sind, die Änderungen der Annahmen-Struktur der einzelnen KEPs erfordern.
Die Auswirkungen der möglichen Veränderungen werden mithilfe der im Cockpit hinterlegten integrierten Berechnungslogiken grob quantifiziert sowie die Annahmen-Sicherheit dieser Veränderung dokumentiert. Die Effekte auf die Kerngrößen EBIT und Cashflow werden über die Dashboards visualisiert.
Durch diese Real-Time-Simulation und "Live"-Visualisierung sieht das Team unmittelbar die absoluten und relativen Auswirkungen der veränderten Annahmen zum bestehenden Plan. Dies erhöht im Management-Team die Sensibilität für die Auswirkung der Annahmen. Auf dieser Basis können neue Aktivitäten beschlossen werden, um Chancen wahrzunehmen und Risiken zu bewältigen.
Abb. 4: Cockpit und Dashboards der KEPs-Steuerung
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