Verprobungen in der Finanzbuchhaltung: Praktische Anwend ... / 1 Grundlagen zu Verprobungen

In Rechnungswesen-Abteilungen und Steuerbüros werden jeden Tag tausendfach Geschäftsvorgänge und Belege verbucht. Die Anzahl der dabei entstehenden Buchungen nimmt in den Systemen schnell Ausmaße an, die eine lückenlose und vollumfängliche Richtigkeit der Buchhaltung nicht mehr gewährleisten kann.

Die Methode der Verprobung wird vornehmlich herangezogen, um den Überblick zu wahren und bei der Masse an Daten eine grobe Überprüfung der Richtigkeit der Buchungen durchzuführen. Dieses Hilfsmittel aus dem Bereich der steuerlichen Betriebsprüfungen versorgt den Anwender mit geeigneten Rechen- und Denkschemata und stellt dabei den Werten aus dem Rechnungswesen alternative Vergleichswerte gegenüber, die als zuverlässig erachtet werden. Die entsprechende Interpretation der Ergebnisse dieses Vergleichs liefert Auffälligkeiten oder sogar direkte Erkenntnisse über die Richtigkeit oder Fehleranfälligkeit der Buchführungsdaten. Ziel der Verprobung sind daher nicht einzelne Buchungen, sondern immer eine Gesamtheit der Daten; im Fokus stehen daher i. d. R. kumulierte Größen. Dies können bei einer unterjährigen Verprobung – beispielsweise im Rahmen eines Monats- oder Quartalsabschlusses – monatliche oder quartalsweise kumulierte Werte sein. Sofern die Verprobung im Rahmen eines Jahresabschlusses erfolgt, werden ganzjährig kumulierte Buchungen herangezogen.

Vom Grundsatz kann zwischen einer rechnerischen und einer wirtschaftlichen Verprobung unterschieden werden.

1.1 Rechnerische Verprobungsmethoden

Die rechnerische Verprobung verwendet ausschließlich bestehende Daten des eigenen Rechnungswesensystems. Ziel ist es, mit den Verprobungen fehlerhafte Buchungen im vorhandenen Buchungsbestand zu enttarnen. Es können mit dieser Methode daher nur fehlerhafte Sachverhalte identifiziert werden, die verbucht wurden. Vorgänge, die nicht in den Büchern stehen, können mit dieser Methode nicht identifiziert werden.

1.2 Wirtschaftliche Verprobungsmethoden

Bei den wirtschaftlichen Verprobungsmethoden wird versucht, aussagekräftige Beziehungen zwischen den eingesetzten Gütern und den erzielten Betriebsleistungen herzustellen. Diese Vorgehensweise liefert buchhaltungsunabhängiges Zahlenmaterial und lässt somit – unter Umständen – anderweitige Rückschlüsse zu. Beispielsweise kann über die Einkaufsmenge bestimmter Materialien in Verbindung mit Kennzahlen aus der Unternehmenskalkulation ein Rückschluss auf das damit theoretisch erzielbare Umsatzvolumen ermittelt werden, das dann wiederum als Soll-Wert für die Verprobung der Ist-Umsätze herangezogen werden kann.