Verprobungen in der Finanzbuchhaltung: Praktische Anwend ... / 3.3 Verprobung des Anlagevermögens

Neben der Verprobung der Abschreibungen aus der Gewinn- und Verlustrechnung sind auch weitere Verprobungsverfahren im Anlagevermögen möglich.

3.3.1 Anlagenzugänge mit Investitionsplan

Eine erste Verprobungsmöglichkeit besteht im Abgleich der getätigten Investitionen (Zugänge im Anlagevermögen) mit einem vorliegenden Investitionsplan. Diese Verprobung sollte jedoch nur grobe Anhaltspunkte für fehlerhafte Vorgänge liefern, da es in der Praxis nur wenig Unternehmen geben dürfte, die auf den Euro exakt nach ihrem Investitionsplan investiert haben. Sofern jedoch die getätigten Investitionen deutlich über oder unter dem Plan liegen, lohnt ein Gespräch mit den Unternehmensverantwortlichen, um die Hintergründe zu hinterfragen und dabei Auffälligkeiten und Analyseansätze zu identifizieren.

Sofern die Investitionspläne nach Bereichen oder Kostenstellen gefiltert werden können, kann die Verprobung auch auf diesen Ebenen erfolgen und detailliertere Abweichungserkenntnisse zutage fördern.

3.3.2 Anlagenzugänge mit Anlagenbuchhaltung

Unter der Annahme, dass die in der Finanzbuchhaltung (Hauptbuch) erfassten Vorgänge vollständig und korrekt sind, kann eine Verprobung dieser Werte mit den Zugängen in der Anlagenbuchhaltung (Nebenbuch) vorgenommen werden. Wichtig ist hierbei, bei den Konten des Anlagevermögens die Werte ohne Eröffnungsbilanz-Buchungen und Jahresabschlussbuchungen zu verwenden. Viele Buchhaltungssysteme bieten die Möglichkeit, diese Werte auf Knopfdruck zu ermitteln, indem Eröffnungsbilanz- und Abschlussbuchungen ausgefiltert werden. Die somit erhaltenen Jahresverkehrszahlen können sodann direkt mit den Zugangsbuchungen in der Anlagenbuchhaltung verprobt werden.

Auch hier können sowohl auf oberster Konsolidierungsebene (gesamte Zugänge im Anlagevermögen), als auch in bestimmten Teil-Bereichen (z. B. "Maschinen und technische Anlagen") Verprobungen vorgenommen werden. Sofern Haupt- und Nebenbücher unterjährig zuverlässig bebucht werden, kann diese Verprobung auch unterjährig, beispielsweise im Rahmen eine Quartals- oder Monatsabschlusses erfolgen.

Praxis-Beispiel

Verprobung der Anlagenzugänge

Der Industriebetrieb AV-Check25 GmbH möchte im Rahmen seines Monatsabschlusses die Anlagenzugänge der Finanzbuchhaltung (Hauptbuch) mit der Anlagenbuchhaltung (Nebenbuch) verproben. Hierfür werden auf Ebene der Positionen im Anlagengitter Verprobungen durchgeführt, um bei Abweichungen die nötigen Abstimmarbeiten direkt an die zuständigen Sachbearbeiter weiterzugeben.

Verprobung im Bereich "Maschinen und technische Anlagen"

FINANZBUCHHALTUNG		ANLAGENBUCHHALTUNG
Bewegung	Betrag	Bewegung	Betrag
EB-Wert	1.000.000 EUR	Zugang M1	105.000 EUR
Maschinenkauf M1	100.000 EUR	Anschaffungspreisminderung M1	-3.000 EUR
Anschaffungsnebenkosten M1	5.000 EUR	Zugang T1	20.200 EUR
Skonto aus Maschinenkauf M1	-3.000 EUR	Anschaffungspreisminderung T1	-400 EUR
Kauf technische Anlage T1	20.000 EUR	Zugang M2	51.300 EUR
Anschaffungsnebenkosten T1	200 EUR	Anschaffungspreisminderung M2	-8 EUR
Skonto aus Kauf technische Anlage T1	-400 EUR
Maschinenkauf M2	50.000 EUR
Anschaffungsnebenkosten M2	400 EUR
Anschaffungsnebenkosten M2	300 EUR
Anschaffungsnebenkosten M2	600 EUR
Skonto aus Maschinenkauf M2	-500 EUR
Skonto aus Anschaffungsnebenkosten M2	-8 EUR
unterjährige Abschreibungen	-10.286 EUR
Konten-Saldo	1.162.306 EUR
Jahresverkehrszahl	172.592 EUR	Zugänge Anlagenbuchhaltung	173.092 EUR
		=>Differenz	500 EUR

Im Zuge der Verprobung der Jahresverkehrszahl (Finanzbuchhaltung) mit der Summe der Zugänge in der Anlagenbuchhaltung bei den "Maschinen und technischen Anlagen" hat sich eine Differenz von 500 EUR ergeben. Die genaueren Analysen obliegen der zuständigen Person in der Anlagenbuchhaltung. Da die Zugänge in der Anlagenbuchhaltung höher sind als die Jahresverkehrszahl in der Finanzbuchhaltung (Referenzwert), deutet es auf eine fehlerhafte Doppelbuchung einer Anlagenbewegung oder ein Fehlen einer Preisminderungsbuchung hin. Im Beispielsfall wurde das Skonto aus dem Maschinenkauf M2 zwar in der Finanzbuchhaltung, nicht aber als Bewegung in der Anlagenbuchführung (Anschaffungspreisminderung) gebucht und ist somit ursächlich für die Differenz.