Verprobungen in der Finanzbuchhaltung: Praktische Anwend ... / 4 Neue Verprobungswege

Die bisher erwähnten Verprobungsmethoden kommen in der Praxis in vielen Betrieben und Unternehmen zur Anwendung. Die Verfahren haben sich vielerorts etabliert und gehören zur Standard-Ausrüstung der Rechnungswesen-Praktiker. Ein Blick über den betrieblichen Tellerrand, ins Repertoire der steuerlichen Betriebsprüfer, eröffnet weitere Verprobungsmethoden, die entsprechend abgewandelt auch in den Betrieben neue und gute Dienste leisten können.

4.1 Schnittstellen-Verprobung

Schnittstellen sind Berührungs- und Übergabepunkte in unterschiedlichen EDV-Systemen, über die Daten und Kommandos ausgetauscht werden. Der erhebliche Anstieg der Datenverarbeitung und Digitalisierung hat insbesondere in den letzten Jahren die Bedeutung von Schnittstellen in den betrieblichen Systemen erhöht. Gerade im Mittelstand ist es die Regel, dass die IT-Systemlandschaft der Unternehmen aus verschiedenen Systemen besteht. In der Praxis bilden sich Insellösungen, die Verknüpfungen und Datentransfers erfordern und somit Fehlerquellen sowie Ansatzpunkte für Verprobungen bilden.

Praxis-Beispiel

Schnittstellen in der Finanzbuchhaltung

In dem mittelständischen Handwerksbetrieb Cut Place OHG werden Ausgangsrechnungen in einer eigenständigen Faktura-Anwendung erfasst. Um das manuelle Verbuchen der Rechnungen in der Buchhaltungsanwendung zu vermeiden, wurde vor 3 Jahren vom Hersteller der Faktura-Anwendung eine Schnittstelle zur Verfügung gestellt. Die Standard-Schnittstelle wurde dabei individuell angepasst, um Besonderheiten des Handwerksbetriebs zu berücksichtigen. Zum Ende eines jeden Buchungstags wurden seither die erfassten Ausgangsrechnungen automatisiert an die Buchhaltungssoftware übergeben.

Empirische Erhebungen haben gezeigt, dass eine Vielzahl an Schnittstellen fehlerhaft ist. Zwar werden sie im Zuge der erstmaligen Einrichtung und in den Folgemonaten intensiv überprüft. Sobald allerdings Routine in der Verwendung der Schnittstellen entsteht und die ersten Anpassungen in Prozessen, Parametern oder Datenstrukturen erfolgt sind, ist der Übergang von der fehlerfreien zur fehlerbehafteten Schnittstelle schleichend. Mitunter ziehen sich Fehler in Schnittstellen jahrelang unbemerkt durch die Betriebsdaten der Unternehmen.

Dieser Tatsache sind sich Betriebsprüfer bewusst und legen oft ihren Fokus auf das Instrument der Schnittstellen-Verprobung (SSV). Da die Finanzverwaltung im Zuge von Betriebsprüfungen Prüfungsdaten bereits überwiegend digital erhält, kann mit entsprechenden Hilfsmitteln relativ einfach eine Vielzahl an Daten zielorientiert ausgewertet werden. Hierbei ist es irrelevant, ob eine geringe oder sehr hohe Anzahl an Daten verglichen wird. Die Systeme der Betriebsprüfer sind vollumfänglich nach oben skalierbar. Auch im Hinblick auf die Art der Daten ist die Schnittstellen-Verprobung nicht eingeschränkt. Nahezu alle Daten, die sinnvoll miteinander in Beziehung gesetzt und verglichen werden können, sind Ansatzpunkte für entsprechende Analysen.

Die Schnittstellen-Verprobung konzentriert sich hierbei auf folgende Prüfungen:

• Prüfung der Daten innerhalb desselben Systems
• Prüfung der Daten vor und nach der Übergabe
• Unveränderbarkeit der Daten in den Systemen

Dieses Analyse-Instrument der Finanzverwaltung kann auch für die innerbetriebliche Verprobung herangezogen werden. Die meisten betrieblichen Systeme bieten Exportfunktionen für alle denkbaren Datensätze an, die dann wiederum selbst mit einfachen Hilfsmitteln wie einer Tabellenkalkulationssoftware ausgewertet werden können. Analog zu den Methoden der Betriebsprüfer kann die Auswertung des Zahlenmaterials tabellarisch oder grafisch erfolgen.

Praxis-Beispiel

Tabellarische Verprobung: Summe der Verkäufe

In der Bäckerei Back&Knack GbR werden die Einzelverkäufe eines Tags in einem digitalen Kassensystem erfasst und in einem elektronischen Journal aufgezeichnet. Anschließend werden mithilfe einer Schnittstelle die Tageseinnahmen an das Finanzbuchhaltungssystem übergeben. Im Rahmen einer Schnittstellen-Verprobung soll über einen längeren Zeitraum untersucht werden, ob die Summe der Tageseinnahmen im Kassensystem mit der Gesamtsumme der Einzelkäufe in der Finanzbuchhaltungssoftware übereinstimmt. Die Erwartungshaltung für diese Auswertung besteht darin, dass eine vollständige Übereinstimmung der beiden Daten vorliegt.

Datum	Wochentag	Tageseinnahmen lt. Kassensystem	Tageseinnahmen lt. FiBu-System	Differenz
(...)	(...)	(...)	(...)	(...)
25.2.05	Dienstag	753,34 EUR	753,34 EUR	0 EUR
26.2.05	Mittwoch	940,44 EUR	940,44 EUR	0 EUR
27.2.05	Donnerstag	897,32 EUR	897,32 EUR	0 EUR
28.2.05	Freitag	674,22 EUR	674,22 EUR	0 EUR
29.2.05	Samstag	431,89 EUR	0 EUR	431,89 EUR
1.3.05	Sonntag	0 EUR	0 EUR	0 EUR
2.3.05	Montag	822,11 EUR	822,11 EUR	0 EUR
3.3.05	Dienstag	1.021,44 EUR	1.021,44 EUR	0 EUR
4.3.05	Mittwoch	766,91 EUR	766,91 EUR	0 EUR
5.3.05	Donnerstag	781,28 EUR	781,28 EUR	0 EUR
6.3.05	Freitag	729,01 EUR	729,01 EUR	0 EUR
7.3.05	Samstag	365,87 EUR	365,87 EUR	0 EUR
8.3.05	Sonntag	321,32 EUR	642,64 EUR	-321,32 EUR
9.3.05	Montag	851,29 EUR	851,29 EUR	0 EU...