Verrechnungskonto / 1 Typische Verrechnungskonten in der Buchhaltung

1.1 Im Namen und für Rechnung eines anderen: Fremdgeld als durchlaufender Posten

Einnahmen und Ausgaben, die beim Einnahmen-Überschuss-Rechner^[1] im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden, sind für diesen durchlaufende Posten, beeinflussen also seinen Gewinn nicht. Der BFH hat entschieden, dass veruntreute Fremdgelder auch dann keine steuerbaren Einnahmen für die Tätigkeit des Rechtsanwalts im Rahmen der Einkünfte aus selbstständiger Arbeit sind, wenn der Rechtsanwalt diese kontinuierlich und planmäßig über mehrere Jahre hinweg einsetzt, um Betriebsausgaben oder Kosten der privaten Lebensführung zu bestreiten.^[2]

Wenn ein Rechtsanwalt Mandantengelder von seinem betrieblichen Girokonto auf ein verzinsliches, betriebliches Festgeldkonto transferiert hat, hat er auf das Fremdgeld zugegriffen und es für eigene betriebliche Zwecke verwendet. Maßgebend ist, dass er das Geld dann nicht mehr im fremden Namen und auf fremde Rechnung verwahrt, sondern auf eigene Rechnung und im eigenen Namen vereinnahmt hat. Das Geld gehört zum Entgelt i. S. d. § 10 Abs. 1 Satz 2 UStG.^[3]

Veruntreute Fremdgelder sind lt. BGH weder steuerbare Umsätze noch steuerpflichtige Einnahmen des Rechtsanwalts im Rahmen seiner freiberuflichen Tätigkeit oder innerhalb seiner gewerblichen Betätigung.^[4]

Ein Rechtsanwalt, der nach der Vereinnahmung von Fremdgeld mit Honoraransprüchen gegen den Herausgabeanspruch des Mandanten aufrechnet, löst die für einen durchlaufenden Posten gem. § 4 Abs. 3 Satz 2 EStG notwendige Verklammerung von Einnahme und Ausgabe zu einem einheitlichen Vorgang endgültig auf. Mit dem Wegfall der Verklammerung und damit der Voraussetzungen eines durchlaufenden Postens ist das Fremdgeld als Betriebseinnahme in die Ermittlung des Gewinns für den Betrieb einzubeziehen.^[5]

Beim Bilanzierenden gibt es keine durchlaufenden Posten. Die sog. Fremdgelder werden daher auf einem besonderen Verrechnungskonto erfasst. Zu- und Abfluss müssen jederzeit nachvollziehbar sein. Hat der Bilanzierende durchlaufende Posten auf der Aktivseite erfasst, so muss er einen entsprechenden Passivposten bilden. Typische Fremdgelder sind z. B. TÜV-Gebühren, die Fahrschulen für die Fahrprüfung vom Fahrschüler einnehmen.

Beträge, die der Unternehmer im Namen und für Rechnung eines anderen verausgabt^[6], bucht er auf der Sollseite auf dem Konto "Durchlaufende Posten" 1590 (SKR 03) bzw. 1370 (SKR 04). Gegenkonto ist z. B. die Bank. Gleichzeitig entsteht eine sonstige Forderung gegen die Person, für die der Unternehmer Gebühren etc. verauslagt hat. Diese verbucht der Unternehmer auf der Sollseite. Gegenkonto ist das Konto "Durchlaufender Posten".

[1] § 4 Abs. 3 EStG.

[2] BFH, Urteil v. 16.12.2014, VIII R 19/12, BFH/NV 2015 S. 1160.

[3] FG Köln, Urteil v. 5.6.2014, 15 K 2605/12, EFG 2014 S. 1768.

[4] BGH, Beschluss v. 3.5.2022, 1 StR 10/22, BRAK-Mitt 2022 S. 267.

[5] BFH, Urteil v. 29.9.2020, VIII R 14/17, BFH/NV 2021 S. 556.

[6] S. Abschn. 10.4 Abs. 1 Satz 2 UStAE; siehe auch LfSt Niedersachsen, Verfügung v. 3.8.2020, S 7200-339-St 181, betr. umsatzsteuerliche Behandlung von Auslagen, Gebühren und Pauschalen durch Notare, Rechtsanwälte und Angehörige verwandter Berufe.

1.2 Zahlungen mit Kreditkarte – eigenes Verrechnungskonto und separates Buchen der Gebühren

Zahlungen mit Kreditkarten führen immer zu 2 zeitlich unterschiedlichen Belegen (Zahlungsquittung und Abrechnung des Kreditinstituts bzw. Abbuchung vom Bankkonto). Daher muss der Unternehmer sicherstellen, dass er den steuerlich "wirksamen" Vorgang (Betriebseinnahme oder Betriebsausgabe) nur einmal verbucht. Lt. Finanzverwaltung sind unbare Zahlungen immer in separaten Konten abzubilden.^[1]

Durch das zeitliche Auseinander fallen des eigentlichen Zahlungsvorgangs mit der Kreditkarte und der späteren Lastschrift bzw. Gutschrift entstehen 2 Buchungen – zum Teil mit unterschiedlichen Beträgen. Kreditkartenzahlungen sind kein Bargeld, sondern werden erst Tage oder Wochen später auf dem Bankkonto gutgeschrieben. Die Kreditkartenumsätze sollten Unternehmer getrennt von den Bareinnahmen erfassen. Sie sollten sinnvollerweise auch nicht im Kassenbuch oder Kassenbericht erscheinen.

Kreditkartenumsätze werden am besten direkt über eigene Verrechnungskonten im Soll (z. B. Konto SKR 03/SKR 04: 1361/1461 "Geldtransit MasterCard") gebucht, Gegenkonto ist jeweils das entsprechende Erlöskonto im Haben.

Mit Gutschrift durch die Kreditkartenorganisation wird das Zwischenkonto ausgeglichen. Die Buchung erfolgt auf diesem Konto im Haben (Gegenkonto im Soll ist das Bankkonto). Abzüge und Gebühren der Kreditkartenorganisationen werden ebenfalls über das Zwischenkonto im Haben gebucht.

[1] OFD Karlsruhe, Information v. 10.11.2022, S 0315 – St 42; s. a. BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003:001, BStBl 2019 I S. 1269: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

1.3 Geldtransit Kasse-Bank für Bargeldeinzahlungen auf der Bank

Für die Einzahlung von Bargeld (aus der Kasse) auf ein Bankkonto gilt Folgendes: In der Kasse wird die "Ausgabe" mit dem Tag der Einzahlung bei der Bank als Barausgabe erfasst. Auf dem Bankkonto wird dieser ...